Los flujos de trabajo proporcionan una gran ventaja a su empresa, ya que le ayudan a llevar a cabo todos sus proyectos. Como herramienta de visualización, posibilitan un acceso equitativo a la información, permiten una comunicación clara y ayudan a sus equipos a trabajar mejor juntos.

Una cosa es saber qué tareas realizar y otra completamente diferente es tener una visualización completa de todos los pasos y el progreso a medida que lo haces.

A veces cometemos el error de creer que lo tenemos todo claro en la cabeza. Basta con una lectura rápida del resumen o la información y estamos listos para comenzar. Pero cuando empezamos a trabajar nos damos cuenta de que hay muchos aspectos que no tuvimos en cuenta en primer lugar.

Esto termina retrasando nuestro trabajo porque tenemos que empezar de nuevo, hacer más cambios, consultar con nuestros compañeros de trabajo y más.

Por eso es tan importante incluir los flujos de trabajo en nuestras rutinas diarias.

A través de la automatización, los flujos de trabajo conectan los diferentes procesos que ocurren dentro de la misma empresa, garantizando así que todo funcione bajo el mismo orden establecido, ayudándole a cumplir todos los objetivos de su empresa de una manera más eficiente.

A algunas personas les encantan, a otras no. La verdad es que los flujos de trabajo realmente funcionan y son una gran herramienta para todas las empresas. Desde su equipo de TI hasta su equipo de marketing, ventas o atención al cliente. Todos pueden usar los flujos de trabajo para mejorar sus resultados.

En el contexto de la ITSM, la visualización que proporcionan los flujos de trabajo desempeña un papel fundamental en la gestión de problemas. Esta gestión requiere un enfoque tipificado y sostenible que facilite la colaboración entre los agentes. La gestión de cambios es otro factor en el que la visualización de los flujos de trabajo es esencial para mantener informado a todo el equipo a la hora de planificar una nueva versión.

La mejor herramienta para visualizar sus flujos de trabajo es Servicio fresco: Un software de gestión de servicios de TI impecable, moderno, eficiente y basado en la nube. Al utilizar Freshservice para una gestión proactiva de los problemas, puede reducir las incidencias de su mesa de servicio hasta en un 40%.

Los incidentes se gestionan de forma aislada, luego se vinculan a los incidentes anteriores y se analizan mediante el programa de eventos visuales. Todo esto le permite minimizar las interrupciones en la actividad comercial de su empresa.

Con Freshservice puede simplificar todo el proceso de cambios y nuevos lanzamientos gracias a la documentación de las versiones y sus planes de prueba. Garantizar que todos los cambios se produzcan sin causar problemas a sus clientes o empleados.

La visualización de sus flujos de trabajo hará que todos los miembros de su empresa sepan cuál es su función exacta en cada proceso o tarea; y no solo su propia función, sino también a todos los demás involucrados.

De esta forma, la integración entre sus diferentes equipos se realizará sin problemas.

La integración es un factor clave para el éxito de su empresa y los flujos de trabajo pueden ayudarle con eso.  

Cuando estableces un entorno integrado desde el principio, facilitarás las cosas a todos, incluso cuando la gente tiende a resistirse. Tener la creencia común de que los diferentes equipos no necesitan trabajar juntos es un gran error, con consecuencias terribles.

Freshservice le proporciona un software de mesa de servicio que alinea la TI con su empresa. Puede instalar el módulo de catálogo de servicios fácil de usar para ofrecer múltiples servicios para diferentes departamentos, de modo que sus empleados puedan usar el servicio de asistencia para realizar y recibir rápidamente solicitudes de artículos y servicios.

¿Quieres saber más sobre la integración entre diferentes equipos? Consulta nuestro artículo aquí.

Visualización

La visualización le proporciona transparencia, organización y priorización. Como dijimos anteriormente, la integración es clave para el éxito de su empresa, pero ¿qué sucede cuando un empleado de marketing necesita la ayuda de un empleado de ventas y el miembro del equipo de ventas está muy ocupado?

Gracias a la visualización en los flujos de trabajo, todos tus empleados pueden saber y entender qué proyecto o tarea estarían interrumpiendo al exigir al otro equipo que lo haga de inmediato. Esto puede ayudar a la organización general de su empresa, además de sentar las bases para un entorno de trabajo más amigable.

Al saber cuánto trabajo está realizando la persona, puede estimar el tiempo que tardará en terminar un proyecto en particular. También puedes ver si la carga de trabajo es uniforme o si algunos empleados están haciendo mucho menos que otros.

Con Freshservice Team Huddle, todos sus empleados colaborarán mejor al tener la oportunidad de hablar sobre las entradas con un simple @mention.

Cartografía

El primer paso para encontrar interrupciones en un flujo de trabajo es visualizar el proceso, mapeándolo. En lugar de seguir las pautas habituales «paso a paso», el mapeo analiza las actividades que una organización lleva a cabo para generar valor. Para cualquier organización de TI, esto puede aportar muchos beneficios, como la resolución de un incidente o la prestación de un servicio directamente a una persona, como la contratación de un nuevo empleado.

Gracias al mapeo, puedes tomar las actividades y documentarlas visualmente, incluida la cantidad de tiempo que dura cada actividad. De esta manera, puede observar todas las oportunidades para mejorar un proceso.

Freshservice le permite visualizar sus flujos de trabajo

Para una empresa, la visualización de los procesos tiene un gran valor porque todos los problemas o mejoras se pueden identificar a tiempo, lo que genera resultados positivos. Normalmente, detectar un incidente y tomar las medidas necesarias para resolverlo puede llevar más de una hora. Con los clientes tan exigentes que tenemos hoy en día, ninguna empresa puede tardar tanto.

Desde la planificación hasta la ejecución, con Freshservice puede visualizar sus flujos de trabajo en todas sus etapas. Le ayuda a priorizar, gestionar y controlar todos sus proyectos.

La visualización completa del estado de sus proyectos en tiempo real es una de las mejores funciones de Freshservice. Gracias a esto, puede ver fácilmente toda la información que necesita en una sola ventana, obteniendo datos como el propietario, el porcentaje de finalización y la fecha límite.

Supervise el progreso con gran detalle a través del registro de actividades que controla todo lo que sucede en el proyecto. Si alguien no cumple con los plazos, lo sabrá de inmediato gracias al indicador de seguimiento, que le permite saber en qué fase se encuentra el proyecto.

Con Servicio fresco a su lado, puede reducir el tiempo necesario para identificar y abordar un incidente importante. De esta forma, ahorrará dinero y evitará la pérdida de sus clientes. La resolución más rápida y sencilla para todos sus incidentes, desde el seguimiento hasta la priorización y la asignación de tickets sin esfuerzo. A la automatización y optimización de los procesos.