La implementación de la gestión del cambio organizacional es clave para las empresas que necesitan adaptarse al entorno del mercado en constante cambio para seguir siendo competitivas y relevantes.

Sin embargo, para que el cambio sea efectivo, se requiere una planificación, ejecución y evaluación cuidadosas de cada paso.

Por eso, en este artículo, describiremos seis pasos clave que ayudarán a garantizar una transición exitosa en su empresa al implementar nuevos flujos de trabajo, políticas o procedimientos.

Al seguir estas sencillas pautas, se asegurará de obtener los mejores resultados y lograr el éxito de sus objetivos.

¿Qué es la gestión del cambio organizacional?

A medida que las organizaciones luchan por seguir siendo competitivas y eficientes, la necesidad de un cambio para mejorar está siempre presente.

La implementación de nuevos procesos o el ajuste de los existentes puede ayudar a que las operaciones de un equipo cumplan con los estándares de calidad, desde modificaciones sutiles en los flujos de trabajo hasta revisiones importantes en la cultura de la empresa.

La gestión del cambio organizacional requiere el ajuste de los procesos u operaciones para optimizar el desempeño de un equipo o empresa en particular.

¿Cómo influyen los empleados en la gestión del cambio organizacional?

Supongamos que, dentro de un equipo de trabajo, el jefe es destituido de su puesto. En ese escenario, los empleados pueden sentirse inseguros sobre su futuro laboral.

Es posible que al equipo le preocupe si habrá cambios en la nómina que lo afecten, cómo será el nuevo gerente y cómo su liderazgo afectará al trabajo.

Este es un caso típico en el que es necesario aplicar la gestión del cambio organizacional y en el que podemos ver cómo los empleados desempeñan un papel clave en ese proceso.

Si los empleados no son receptivos al cambio, trabajarán en tareas y proyectos que no estén alineados con los objetivos empresariales. Si no se sienten cómodos con la presencia de un nuevo jefe, generará una incomodidad que puede afectar negativamente al desempeño diario. Esto hace que las organizaciones pierdan cientos de horas de productividad.

Según Gartner, mejorar la receptividad de los empleados al cambio puede aumentar la productividad en un 24% y la rentabilidad en un 20%.

Pero esto solo será posible si las empresas se centran en eliminar esas barreras entre los empleados y el cambio, tales como:

• Equipos de trabajo sobrecargados.
• Acceso limitado a nuevos recursos.
• Procesos rígidos.
• Mala comunicación entre gerentes y empleados.

Volviendo al ejemplo, la empresa necesita hablar directamente con los empleados para informarles sobre la situación y los pasos a seguir. La idea es darles la certeza de lo que está por venir, lo que reducirá su rechazo al cambio.

Por eso es fundamental que los líderes de los equipos tengan los conocimientos necesarios para actuar con determinación y eficiencia ante el cambio.

¿Cómo implementar una gestión del cambio eficaz en su empresa?

Ahora echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos...

1- Identificar los cambios necesarios

Realizar procesos de transformación puede ser una tarea menos complicada si tomas como primer paso un diagnóstico ágil dentro de tu equipo. Puedes organizar una reunión e invitar a cada miembro del equipo a expresar cómo se siente en la empresa, qué se está haciendo bien y qué podría mejorarse. Estos comentarios le permiten comprender cómo los empleados perciben el desempeño de la empresa. A continuación, realice dos análisis clave:

• Analice si la información obtenida de los comentarios de los empleados puede alinearse con la visión, la misión y los objetivos comerciales de la empresa.
• Identifique y reflexione sobre los procesos actuales de toma de decisiones de otros líderes de equipo.

Posteriormente, unifique ambos análisis para obtener un enfoque sistemático del funcionamiento de la organización. A continuación, podrá identificar los cambios necesarios.

2- Estima cuál será el impacto después del cambio

Un paso que el líder de equipo medio suele pasar por alto en la gestión del cambio organizacional es la proyección de las secuelas una vez implementados los ajustes. Así que una vez tengas claros los cambios que quieres llevar a cabo, piensa en cómo afectarán a la empresa en todos los niveles de trabajo. Además del posible efecto dominó que podría generar. En este sentido, tendrás que tener en cuenta:

• ¿Qué cambios son vitales?
• ¿Cuáles se pueden posponer?
• ¿Y cuáles no son viables?

También puedes preguntarte:

• ¿Quién se verá más afectado?
• ¿Cómo se percibirá el cambio?
• ¿Cuáles serán las repercusiones si se implementan o no?

3- Asigne líderes preparados para el cambio

Las mejores batallas las lideran los mejores líderes y, en este caso, tú eres el estadista.

Utilice el apoyo que otros líderes pueden brindar, especialmente si ya tienen experiencia con los cambios empresariales.

Coordine con otros para decidir estratégicamente la mejor manera de hacer frente a la situación.

Asegúrese de que las personas elegidas para liderar puedan:

• Comunicar: deben tener la capacidad de transmitir los mensajes correctamente y verificar que se entiendan.
• Organice: necesitan delimitar, establecer metas y determinar el alcance y los niveles de las estrategias.
• Integrar: un líder debe prestar más atención al elemento humano, pero necesita saber cómo integrar los recursos técnicos y materiales.
• Directo: tomar decisiones de acuerdo con las actividades planificadas.
• Motivar: el líder debe animar a los demás a actuar sin necesidad de ordenarles que lo hagan, y para ello debe conocer bien a su equipo.

4- Desarrollar una estrategia de comunicación interna

Probablemente ya tengas un flujo de comunicación establecido en tu empresa. Pero si quieres mejorar la gestión del cambio organizacional, necesitas evaluar la eficacia de la comunicación corporativa hasta ese momento.

Esto es importante porque, una vez establecidos los cambios, debes comunicar la decisión al resto de la organización. Debe hacerles saber los pasos a seguir y las actividades que se implementarán en un futuro próximo.

Por lo tanto, para desarrollar su estrategia de comunicación interna, le recomendamos que tenga en cuenta lo siguiente:

Es crucial que comprenda que, sin una buena estrategia de comunicación, cualquier otro cambio necesario será difícil de implementar.

En este sentido, puedes considerar la mejora de las estrategias de comunicación interna como un cambio en sí mismo, y uno de los cambios más valiosos que puede realizar.

Pero si crees que solo necesitas optimizar tu estrategia actual, aquí tienes 6 consejos para mejorar la comunicación organizacional de tu empresa.

5- Brinde capacitación a sus empleados

La gestión del cambio organizacional incluye la formación. Esto se debe a que algunos cambios, como la reestructuración de los productos o la adaptación de una nueva propuesta de valor, requieren una formación colectiva para que todos comprendan los nuevos objetivos y procesos. De este modo, se garantiza una visión y un discurso alineados en todos los departamentos. Por eso, le recomendamos que se pregunte en este momento:

• ¿Cuál es el mejor método de enseñanza?
• ¿Quién impartirá la formación?
• ¿Cuál será el horario más adecuado?
• ¿Cuál será la duración de la formación?

6- Confíe en las herramientas de trabajo colaborativo

Podemos decir que los tres pilares de la gestión del cambio empresarial son la organización, la colaboración y la comunicación:

Pero sin una herramienta de trabajo adecuada, puede resultar difícil llevar todo esto a buen puerto. Por este motivo, el software de trabajo colaborativo es fundamental, ya que permite:

• Centralice toda la información relacionada con el cambio.
• Tenga a todos los equipos en una sola plataforma para proporcionarles la información necesaria.
• Envía encuestas a tus empleados para recibir comentarios.
• Mejore la productividad automatizando los procesos y las tareas rutinarias. Permita que se centren en lo que es importante.
• Conéctese fácilmente con socios internos y externos.

¡Entre muchas otras ventajas!

Conclusión

La gestión del cambio organizacional es una parte fundamental del éxito empresarial. Sin embargo, su implementación puede resultar difícil sin el nivel adecuado de experiencia y planificación. Sin embargo, no tiene por qué ser una tarea abrumadora: si tiene en cuenta estos 6 pasos clave, puede ejecutar un proceso de transformación positivo para lograr el éxito a largo plazo. Desde nuestra experiencia, hacemos hincapié en el valor del uso de herramientas colaborativas. Estas herramientas le permiten establecer una planificación y una comunicación eficaces con el equipo para lograr una mayor sinergia. Por lo tanto, si necesita ayuda con este problema, póngase en contacto con nosotros para obtener asesoramiento gratuito.