Para nadie es un secreto que vivimos en una era tecnológica en la que las automatizaciones y las integraciones de procesos son vitales no solo para las empresas sino también para cada individuo. Si bien este apogeo ha ido evolucionando durante algunos años, con la situación actual, el 90% de las organizaciones y profesionales independientes de todo el mundo se han visto obligados a innovar casi de inmediato para adaptar, proteger y optimizar el rendimiento a nivel general.

Aunque la idea principal de la tecnología de TI es administrar los sistemas de manera efectiva, sus funcionalidades se extienden para brindar beneficios en la simplificación de cada proceso, en cada departamento laboral dentro de una organización, es allí donde el software de CLM, CRM y más juegan un papel principal, junto con una única «matriz» por así decirlo.

Esto significa que cada software puede formar parte de un todo, garantizando un funcionamiento óptimo y agilizando el flujo de trabajo, independientemente de la situación por la que se esté pasando. Pero, ¿qué es en realidad un CLM y por qué debería integrarse en el sistema tecnológico?

El CLM (gestión del ciclo de vida de los contratos) y sus funciones

Cuando hablamos de CLM nos referimos a la gestión del ciclo de vida de los contratos de una empresa, que ofrece la automatización y optimización de los procesos contractuales durante cada una de sus etapas. En general, el sistema CLM abarca tres etapas: el inicio, la creación, el procedimiento y el flujo de trabajo, que a su vez dan forma a la negociación, la aprobación, la ejecución y el cumplimiento, así como a la renovación de los contratos.

Los beneficios de las soluciones CLM permiten a los profesionales de diversas áreas acelerar la gestión de la información sobre el abastecimiento y los proveedores de una manera más eficaz. Al mantener todos los datos relevantes almacenados en un repositorio digital, las empresas pueden firmar acuerdos con mayor rapidez y, además, obtener una mejor visibilidad de la forma en que los acuerdos afectan a los resultados de cada departamento.

Estas son 10 razones para integrar CLM e ITSM:

#1 Acuerdos con estrategia

La integración de un software CLM con otras plataformas o servicios de tecnología informática, como un SSI o un CRM, permite a los equipos de trabajo construir acuerdos estratégicos al tener total transparencia y accesibilidad, como por ejemplo, si tenemos un acuerdo con varios proveedores, podemos negociar de manera más eficaz optando por las mejores ofertas.

#2 Ofertas optimizadas

La integración de los sistemas de información en un solo elemento, además de facilitar la logística y ofrecer una conversión efectiva de los acuerdos existentes y nuevos, permite a las organizaciones tener la posibilidad de monitorear adecuadamente los contratos, lo que resulta en el mejor uso de los recursos para cumplir con los requisitos, reclamar lo que se ha acordado y evadir el incumplimiento de las legalidades que pueden conllevar multas o sanciones.

#3 Minimización de riesgos por costos ocultos

Tanto en la seguridad de la tecnología informática como en las plataformas o la contratación de servicios —y otros softwares que se pueden integrar—, los contratos que se manejan implican derechos y deberes que, de no cumplirse, podrían generar costos que no se contemplaban en un principio.

En consecuencia, dicha integración ofrece una excelente capacidad para reducir los costos imprevistos, mejorar los recursos y aumentar los márgenes de conversión. Cuando tiene todos los datos a mano y tiene una buena visibilidad de los términos estipulados, su administración es más efectiva y, por lo tanto, no hay pérdidas.

# 4 Estandarización de los procesos desde el principio

No hay nada mejor que tener todos los datos en un solo lugar, donde el acceso sea rápido y sencillo. Un CLM integrado en un ITSM crea un flujo de corriente basado en las operaciones de toda una empresa. La administración del sistema de esta manera mejora la productividad, no se pierden las entregas de proyectos y el seguimiento de las tareas asignadas es más fácil.

#5 Control absoluto de todo lo que ocurre antes y después

Tanto ITSM como CLM cuidan cada detalle para tenerlo en cuenta de forma automática, antes y después de gestionar los contratos. Lo curioso es que, independientemente de la plataforma en la que estés trabajando, la integración de ambos programas facilitará el acceso a la información desde cualquier lugar. Por ejemplo, si necesitas activar una promoción o beneficio específico para un cliente, después de firmar un acuerdo, el programa lo hará automáticamente por ti.

# 6 Ciclos de compra y venta mejorados

Normalmente, sin la integración de estos sistemas tecnológicos, los procesos del departamento de ventas se pueden ver reflejados en solo dos hojas de Excel, quizás más; pero con un sistema ITSM y CLM integrado, la coordinación del equipo puede transformarse para que sea más eficaz. Documentar las etapas desde el principio permite ahorrar tiempo y también mejorar el enfoque y la experiencia de compra del cliente.

# 7 Ahorro de tiempo en la revisión de operaciones

Como ya hemos observado, se puede mejorar la gestión de los equipos de ventas mediante la simplificación y automatización de una integración de los sistemas ITSM y CLM, con estos beneficios, los resultados se traducen en aprovechar el tiempo para conseguir nuevos clientes potenciales, eliminando los márgenes de error que suelen estar presentes en otro tipo de herramientas o aplicaciones.

# 8 Mejor fidelización de los clientes

A pesar de que parece que un CLM solo puede ser utilizado por los departamentos de administración o finanzas, la información de los clientes es extremadamente útil para todos los equipos de una organización. Con una integración como esta, toda esa información está a solo un clic de distancia.

# 9 Mejor uso de los recursos

Cuando se manejan datos digitales, existe la posibilidad de perder la ubicación exacta de los documentos e incluso perder una carpeta de archivos importante en su totalidad. Esto se puede evitar al 100% con la integración de los sistemas de seguridad informática en conjunto con un CLM, que no solo permiten información valiosa para estar a mano, pero también garantizar el cuidado y el soporte de cada documento existente en la nube.

# 10 Mide el éxito de cada proyecto

No hay mejor manera de innovar y garantizar el éxito futuro de una empresa que poder medir, escalar y predecir con precisión los resultados de cada proyecto interno. Al integrar el software, podrá revisar en detalle cada ciclo en el que se encuentran los proyectos de cada departamento.

La implementación e integración de sistemas en una empresa ya no son parte de una inversión a tener en cuenta, sino de una decisión que determinará la permanencia y el éxito en el futuro cercano de su empresa. Un excelente ejemplo y proveedor de software CLM en el que confiamos es Koho, que atiende a clientes de todos los sectores.

Si desea saber más sobre Koho Software y nuestros servicios ITSM, lo invitamos a contactarnos, en GB Advisors queremos ofrecerle la mejor calidad en servicios que le brinden soluciones automatizadas para llevar a su empresa al futuro digital.