La colaboración en equipo es una parte importante de las configuraciones de trabajo remoto.

¿Por qué? Porque ayudó a las organizaciones a mantener el crecimiento en un contexto desafiante como la pandemia.

Sin embargo, en 2023 el modo híbrido está ganando terreno en las organizaciones de todo el mundo.

En este blog, analizaremos el papel de la colaboración en el éxito del trabajo remoto e híbrido en las organizaciones.

Además, hablaremos sobre los desafíos a los que se enfrentan los equipos para colaborar de manera efectiva.  

¿Por qué es esencial la colaboración en equipo en el trabajo remoto o híbrido?

Cuatro desafíos que impiden la colaboración remota o híbrida en equipo

1. Comunicación ineficaz entre equipos

Uno de los desafíos de la colaboración en equipo en el trabajo híbrido y remoto en las organizaciones es la comunicación entre los colaboradores y las áreas.

¿Cuáles son las señales de una dinámica de comunicación ineficaz entre sus equipos?

Falta de claridad en los objetivos y roles dentro de los equipos: Es necesaria una definición clara de los objetivos y roles de los colaboradores para que los equipos logren sus objetivos de manera efectiva.  

Comunicaciones confusas: En este caso, los empleados no conocen el uso de la comunicación asincrónica o sincrónica. Además, el uso de múltiples medios para comunicarse dispersa el flujo de comunicación; como resultado, algunas respuestas tardan más de lo esperado.  

Intercambio de comentarios incómodo: El trabajo remoto e híbrido hace que proporcionar comentarios en tiempo real sobre cualquier problema sea complejo.  

Reuniones ineficaces: Las reuniones inesperadas sin objetivos claros o duración estipulada son comunes entre los equipos.  

¿Cuáles son las consecuencias de perpetuar la comunicación ineficaz en los equipos?

Entre las innumerables consecuencias, podemos destacar:

• Procesos poco claros y, por lo tanto, ineficientes.  
• No se respetaron los plazos del proyecto.
• Mayor agotamiento entre los empleados debido a la constante improvisación.
• Los gerentes no pueden estar al tanto de todo lo que sucede.

¿Cómo se puede solucionar esto?

Una clave para hacer frente a este desafío es tener una plataforma que integre los canales de comunicación (MS Teams, Slack o correo electrónico).

De esta manera, toda la colaboración entre colaboradores puede ocurrir en un solo lugar, aumentando la transparencia y estableciendo una única fuente de verdad.

Además, esto permite a sus empleados ahorrar tiempo a la hora de buscar información o solicitarla.

Todo lo que necesitan está a solo unos clics de distancia. Como resultado, los gerentes y colaboradores no tendrán que pasar horas buscando datos en varios lugares.

2. Información aislada

Otro desafío del trabajo remoto e híbrido relacionado con la colaboración en equipo es la información aislada.

La dinámica remota e híbrida ha llevado a los equipos a confiar en la tecnología para comunicarse entre sí y con otros grupos de la organización.  

Pero, ¿qué sucede cuando los canales de comunicación existentes no ofrecen un camino libre para llevar a cabo las actividades relacionadas con la colaboración?

Una de las cosas que ocurriría es que habría muchas «fuentes de verdad» y que se utilizarían demasiados canales de comunicación simultáneamente.

Además, los colaboradores necesitarán ayuda para gestionar los documentos, dar y recibir comentarios, aprobaciones o el seguimiento de las actividades.

Además, los equipos dedicarán una parte importante de su jornada laboral a recopilar información.

Todo esto puede dificultar el desarrollo de sus actividades en caso de que esta información perdida sea fundamental para sus procesos.  

Todo esto se traduce en una disminución del rendimiento del equipo y crea más espacio para la improvisación, lo que puede provocar un mayor agotamiento de los empleados.  

¿Cómo se puede solucionar esto?

El problema de la información aislada se resuelve centralizando la gestión de esta información a través de herramientas de software.

Sus equipos deben tener todo lo que necesitan para colaborar en una sola herramienta.

Esta herramienta debería permitirles compartir archivos, compartir comentarios, conceder o recibir aprobaciones o realizar un seguimiento de las actividades con facilidad.

Esto no significa que deban descartar herramientas de comunicación esenciales como los chats instantáneos como MS Teams.

La plataforma en la que se centraliza la colaboración debe poder integrar esta mensajería instantánea e incluso los canales oficiales, como los correos electrónicos.

3. Gestión ineficiente de los recursos

La administración de los recursos del proyecto (humanos, económicos, de activos) es fundamental para el desempeño del proyecto y el desempeño organizacional en general.  

En el caso de la gestión de proyectos, ¿cómo se puede saber la disponibilidad de agentes para trabajar en una nueva tarea o quién es el responsable de las actividades que se llevan a cabo?  

¿Cómo puede conocer el estado de cada tarea dentro del proyecto y tener acceso a toda la información sin perder horas buscando datos en cadenas de correo electrónico, chats y otras herramientas?

Toda esta información es crucial para tener una visión general del trabajo de un equipo y de cómo invierten sus esfuerzos.  

Tener fácil acceso a estos datos facilitará, por ejemplo, la gestión del talento humano.

Esto facilitará la asignación de los empleados a tareas y áreas en las que se necesite su ayuda.

Como resultado, la colaboración en equipo será más fluida. ¿Por qué? Porque los recursos se colocarán donde se necesiten para lograr los objetivos.

¿Cómo se resuelve esto?

En cuanto a la gestión de recursos, una solución es confiar en herramientas de software que ofrezcan una visión de 360° de todo lo que sucede.

Es vital pasar de las hojas de cálculo a una herramienta que te permita:

• Registre y supervise los procesos en desarrollo.
• Sepa quién está a cargo de qué.
• ¿Cuál es la carga de cada colaborador?
• Actividades de desarrollo.

4. Empleados no comprometidos

En contextos de incertidumbre general, las organizaciones deben protegerse buscando ser sostenibles a través de la eficiencia.  

Esta eficiencia no consiste solo en realizar inversiones más importantes en tecnología.

También se trata de potenciar el talento de los empleados al mejorar su experiencia y facilitarles una mayor participación y arraigo en la cultura organizacional.

¿Cómo puede tener empleados más comprometidos?

• Una cultura organizacional sólida que prioriza su experiencia.
• Adopción de iniciativas tecnológicas que potencien el talento humano.

Las empresas deben combinar una cultura organizacional que priorice el bienestar de los empleados.

Además, deben buscar la transparencia y la eficiencia de los procesos, todo ello mejorado con iniciativas tecnológicas.  

Esta es la única forma en que las empresas pueden aprovechar las fuerzas de trabajo híbridas o totalmente remotas.  

¿Cómo se puede solucionar esto?

Una de las claves para superar este desafío reside en la cultura organizacional establecida entre los empleados.

Esta cultura debe priorizar la experiencia de los empleados a través de tecnologías que mejoren los procesos desde la eficiencia.

Esto reducirá las posibilidades de que los empleados sufran agotamiento. Como resultado, hará que los empleados se sientan más cómodos con sus funciones, lo que también influye en su compromiso con la organización.

Adapte su organización a entornos híbridos o totalmente remotos.  

La colaboración en equipo es vital para el éxito de cualquier área de una organización, especialmente en entornos híbridos y totalmente remotos.  

Sin embargo, para garantizar que esto suceda sin obstáculos, las organizaciones deben poder seguir confiando en la tecnología que lo ha facilitado en los últimos dos años.  

También deben ser capaces de construir culturas organizacionales que consideren cuestiones como el equilibrio entre el trabajo y los aspectos personales de la vida de los empleados.

El trabajo remoto ha aumentado la sensación de conexión entre los empleados y sus trabajos, lo que aumenta el agotamiento y la insatisfacción con sus funciones.  

Esto se traduce en empleados menos comprometidos con la organización y más propensos a renunciar.  

En este contexto en el que el trabajo híbrido está reapareciendo en la vida de los empleados, es necesario aprovecharlo.

¿Cómo crearlo? Creando culturas organizacionales que hagan un uso más eficiente de las herramientas tecnológicas que el trabajo remoto ha popularizado.  

Además, es necesario seguir confiando en la tecnología. Sin embargo, se debe considerar la sostenibilidad económica de estos esfuerzos, así como a los empleados que los aprovecharán.