¿Alguna vez te has preguntado qué pasaría si se produjera una avería en el sistema eléctrico o si tu sitio web no estuviera disponible? ¿Qué pasaría si su empresa se viera afectada por una pandemia de gripe u otro virus?

Bueno, todos tenemos experiencia con esto último. Precisamente después de la pandemia del coronavirus, la importancia de contar con un plan de prevención, protección y respuesta ante posibles incidentes de seguridad se ha convertido en una prioridad.

Hoy en día, las organizaciones están expuestas a una variedad de amenazas internas y externas. Esta situación subraya aún más la necesidad de contar con planes y procedimientos sólidos para garantizar la continuidad de su negocio.

¿Qué es un plan de continuidad empresarial?

Un plan de continuidad empresarial (BCP) es un conjunto de procedimientos y estrategias diseñados para garantizar que una empresa continúe operando en caso de interrupciones importantes: desastres naturales, fallas en los equipos, ciberataques, etc. o cualquier otra situación que pueda afectar la capacidad de la empresa para operar con normalidad.

El objetivo principal de un BCP es minimizar el impacto de una interrupción del negocio. Además, garantizar una recuperación rápida y eficaz para mantener las operaciones comerciales esenciales. Un BCP incluye medidas preventivas, de respuesta y recuperación, así como planes para la continuidad empresarial crítica y la gestión de crisis.

Tipos de proyectos de continuidad del negocio

Hay varios tipos de proyectos de continuidad del negocio que una empresa puede emprender:

Plan de continuidad empresarial (BCP)

Este proyecto tiene como objetivo diseñar y desarrollar un plan para garantizar que las operaciones comerciales críticas puedan continuar en caso de interrupciones inesperadas.

Plan de continuidad de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación)

Es un conjunto de estrategias y acciones diseñadas para garantizar que una organización pueda continuar funcionando en caso de una interrupción o falla en sus sistemas de TI y comunicación. El objetivo del plan de continuidad de las TIC es garantizar la disponibilidad, la integridad y la confidencialidad de la información crítica para el negocio y minimizar las pérdidas económicas y de reputación asociadas con una interrupción del servicio.

Si bien un Plan de Continuidad del Negocio (BCP) tiene un alcance más amplio que un Plan de Continuidad Tecnológica (ICTCP), debido a la inclusión de procesos y activos no tecnológicos, ambos comparten básicamente las mismas fases en su preparación.

Plan de recuperación ante desastres (DRP)

Este proyecto se centra en minimizar el impacto de los desastres naturales, las fallas del sistema y otros eventos catastróficos para que la organización pueda recuperarse rápidamente.

Características de un plan de continuidad empresarial

De hecho, un plan de continuidad empresarial es un conjunto de estrategias y procedimientos. Pero, ¿cómo deberían ser estos procedimientos y cuáles son los elementos que los componen?

Un plan de continuidad del negocio debe tener procedimientos que sean:

Integral: esto significa que el plan debe cubrir todos los escenarios posibles que podrían poner en peligro la continuidad del negocio. Desde desastres naturales hasta problemas tecnológicos o de seguridad, pasando por conflictos laborales o legales. Es importante identificar cada uno de estos escenarios y tener una respuesta clara para cada uno de ellos.

Práctico: los procedimientos deben diseñarse de tal manera que puedan llevarse a cabo de forma rápida y precisa. Sin necesidad de formación especializada ni acceso a recursos externos.

Eficiente: el plan debe permitir la recuperación del negocio en el menor tiempo posible. Debe minimizar las pérdidas y garantizar la continuidad de las operaciones críticas. Para lograrlo, es fundamental establecer prioridades claras y contar con los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea.

Adaptable: el plan debe ser flexible y adaptable a las circunstancias cambiantes. La empresa debe evaluar periódicamente los riesgos y actualizar el plan en consecuencia. También debe asegurarse de que sigue siendo relevante y eficaz en cualquier eventualidad que pueda surgir.

Del mismo modo, un BCP generalmente se compone de los siguientes elementos:

Estrategia: define cómo la empresa planea responder a una interrupción en su funcionamiento normal. Esta estrategia debe ser clara y concisa y estar alineada con los objetivos de la empresa.

Organización: identifica a las personas clave que serán responsables: ¿quién implementará el plan en caso de una emergencia? También es importante definir funciones y responsabilidades específicas para cada miembro del equipo.

Procesos: establecer los procedimientos necesarios para mantener el funcionamiento de la empresa en caso de una interrupción. Esto incluye:

• Identificación de procesos críticos.
• Definición de procedimientos de respaldo.
• Creación de protocolos de comunicación.

Tecnología: La tecnología desempeña un papel fundamental en la continuidad del negocio. Cualquier BCP debe tener en cuenta el respaldo de los sistemas, los datos y las aplicaciones.

Por último, es vital considerar cómo afectará la disrupción a los proveedores de la empresa.

Un buen plan de continuidad empresarial debe incluir medidas para minimizar el impacto en los proveedores. Tanto para garantizar la continuidad de la cadena de suministro como para evitar problemas legales o contractuales en caso de incumplimiento de las obligaciones.

¿Por qué es fundamental desarrollar un plan de continuidad empresarial?

Todos sabemos lo que significó 2020 para muchas empresas. Según Fortune, más de 100 000 empresas (de todos los tamaños) de EE. UU. que tuvieron que cerrar «temporalmente» a causa de la pandemia no reanudaron sus operaciones.

Un plan de continuidad ayuda a reducir los riesgos de eventos imprevistos y promueve la resiliencia empresarial. Básicamente, se trata de una hoja de ruta que le permite:

Garantice la supervivencia empresarial: garantiza la continuidad de las operaciones comerciales en caso de interrupción.

Proteja la reputación de la empresa: una interrupción en el funcionamiento normal de la empresa puede afectar negativamente a su reputación y a la confianza de los clientes, proveedores y empleados.

Cumplir con los requisitos legales y contractuales: En algunos casos, las empresas están obligadas por ley o por acuerdos contractuales con clientes o proveedores a contar con un plan de continuidad. El incumplimiento de estos requisitos puede tener consecuencias legales y económicas negativas.

Reduzca los costos: Un BCP bien diseñado puede evitar pérdidas financieras, reducir el tiempo de inactividad y minimizar las necesidades de recuperación de datos.

Fases de un plan de continuidad empresarial

La siguiente guía proporciona un proceso paso a paso para crear un BCP efectivo, destacando las fases y algunos ejemplos.

Fase 0: Alcance

Al definir el alcance, tenga en cuenta todas las funciones y los recursos críticos de su empresa. Analice sus procesos empresariales, identifique las dependencias y priorice en función de su importancia para las operaciones.

También es importante que involucre a las partes interesadas en todos los niveles de la organización. De esta manera, se asegura una comprensión integral de lo que está en juego.

Recuerde que un alcance limitado puede dejar vulnerables áreas esenciales. Sin embargo, un alcance demasiado amplio puede generar una complejidad y una asignación de recursos innecesarias.

Fase 1: Evaluación de riesgos

El primer paso para desarrollar un BCP es identificar las posibles amenazas y riesgos para su empresa. Tenga en cuenta la probabilidad y la gravedad de cada riesgo, así como las medidas de mitigación existentes.

Ejemplo: En una empresa de fabricación, los riesgos potenciales podrían ser un corte de energía, un mal funcionamiento del equipo o la quiebra de un proveedor clave.

Fase 2: Análisis del impacto empresarial

Una vez que se hayan identificado los riesgos, realice un análisis para determinar el impacto potencial de cada riesgo en su organización. Esto implica identificar los procesos, los sistemas y el personal críticos. Además de evaluar las consecuencias financieras y operativas de una interrupción.

Ejemplo: Para una empresa de desarrollo de software, un corte de energía prolongado podría provocar un tiempo de inactividad del servidor, retrasos en los proyectos y pérdida de ingresos.

Fase 3: Desarrollo del plan

Por lo tanto, una vez que haya identificado los riesgos y sus posibles impactos, desarrolle estrategias para mitigarlos y garantizar la continuidad del negocio. Su plan debe incluir:

Ejemplo: Una tienda minorista puede implementar medidas preventivas, como instalar generadores de respaldo, procedimientos de respuesta, como protocolos de comunicación de emergencia, y estrategias de recuperación, como la reubicación temporal a otra ubicación.

Fase 4: Pruebas

Por lo tanto, una vez que se ha desarrollado el plan, es esencial probar su eficacia. Esto se puede hacer mediante ejercicios de simulación, recorridos o simulacros a gran escala. Las pruebas nos permiten identificar las brechas y debilidades del plan y realizar las mejoras necesarias.

Ejemplo: Una empresa de servicios financieros podría realizar un ciberataque simulado para probar sus procedimientos de respuesta y la eficacia de sus medidas de ciberseguridad.

Fase 5: Mantenimiento

Un plan de continuidad del negocio no es un esfuerzo de una sola vez: requiere un mantenimiento continuo para garantizar su eficacia. Revíselo y actualícelo periódicamente para tener en cuenta los cambios en su entorno empresarial, los nuevos riesgos o las lecciones aprendidas en las pruebas y los incidentes reales.

Ejemplo: Una empresa de comercio electrónico que amplía su oferta de productos y entra en nuevos mercados puede necesitar reevaluar los riesgos de su cadena de suministro y actualizar su BCP en consecuencia.

Fase 6: Formación y sensibilización

Por último, asegúrese de que los empleados conozcan el plan de continuidad empresarial, así como sus funciones y responsabilidades durante una interrupción. Para ello, debes ofrecer formación y actualizaciones periódicas para mantener a todos informados y preparados.

Ejemplo: Un proveedor de atención médica puede ofrecer sesiones de capacitación anuales sobre los procedimientos de respuesta a emergencias y utilizar los canales de comunicación internos para compartir actualizaciones y recordatorios sobre el plan de continuidad empresarial.

Herramientas clave para desarrollar e implementar un plan de continuidad empresarial

Sin lugar a dudas, un plan de continuidad no se puede desarrollar de manera efectiva sin el apoyo de la tecnología. Necesitamos soluciones de almacenamiento en la nube, por ejemplo.

Además, hoy en día existen software como los sistemas de gestión de servicios de TI que facilitan el desarrollo y la implementación de estos planes. De hecho, las herramientas de ITSM incluyen módulos diseñados para ayudarlo a:

• El módulo de administración de incidentes le permite responder rápidamente a los incidentes de TI que podrían interrumpir sus operaciones.
• Otros módulos, como la gestión de cambios, le ayudan a comprender cómo los cambios propuestos en su entorno de TI podrían afectar a la continuidad del negocio.

De hecho, las herramientas de ITSM desempeñan un papel crucial en el diseño e implementación de un plan de contingencia para situaciones catastróficas. Pero, sobre todo, garantizan la continuidad fluida de las operaciones diarias.

Si desea obtener más información sobre los beneficios de estos sistemas, póngase en contacto con nosotros y permítanos ayudarlo 😊