¿Quiere asegurarse de que su departamento de TI ofrece el mejor servicio posible y se mantiene a la vanguardia de las tendencias actuales del sector?

En última instancia, evaluar la eficacia y el rendimiento de su organización de TI es esencial para mantener un nivel óptimo de prestación de servicios. Y, así, que el área sea uno de los principales motores del crecimiento de la empresa.

Al hacer unas cuantas preguntas sencillas, puede obtener información valiosa sobre lo que necesita para mejorar y garantizar que su personal tenga todos los recursos que necesita para prosperar.

En esta entrada del blog, compartiremos con usted 5 preguntas clave que todo gerente de TI debe hacerse con regularidad al evaluar el desempeño de su equipo.

1—¿Ha desarrollado un catálogo de servicios de TI?

El propósito de tener un catálogo de servicios de TI es proporcionar un lugar común al que sus empleados o clientes puedan ir para ver qué servicios están disponibles.

Esto no significa que un catálogo sea equivalente a un portafolio o un folleto. Tener un portafolio de sus servicios es importante, pero en el día a día no es práctico compartirlo con los clientes o empleados porque se concentra en todos los servicios, estén disponibles o no. E incluso aquellos que recién se están desarrollando e implementando.

Así que, un catálogo de servicios muestra los servicios que están disponibles para el usuario final. Un buen catálogo incluye información sobre el costo, las condiciones de uso y las políticas de aprovisionamiento de cada servicio.

Entonces, ¿tienes un catálogo antiguo que el equipo descartó? ¿Cuál es la razón por la que el equipo ya no lo usó?

Si se creó, pero no se reutilizó, vuelva a evaluar el sistema que está utilizando para administrar sus servicios. ¿Le ofrece la creación y el mantenimiento sencillos de un catálogo o no?

Si sus empleados o clientes tienen problemas para solicitar sus servicios, ya sea debido a un proceso deficiente o a la ausencia de un catálogo bien estructurado, evalúe otros sistemas de administración de TI que incluyan la funcionalidad de crear un catálogo.

2—¿Cuánto esfuerzo implica la elaboración de informes sobre los gastos de TI?

La elaboración de informes de forma totalmente manual y en hojas de cálculo de Excel consume lo que debería ser lo más preciado para una empresa: tiempo.

También puede ser un obstáculo tener los datos registrados en diferentes sistemas o dispositivos, ya que recopilar toda la información lleva tiempo. Sin mencionar que, de esta forma, es más fácil perder la información.

La idea es tener el software adecuado que centralice cada uno de sus activos de TI y le permita administrarlos en un solo lugar. Por lo tanto, crear un informe de gastos no debería llevarte más de 1 día al mes. Tal vez un día más en casos excepcionales, en caso de que hayas gestionado proyectos importantes ese mes.

Esta optimización del tiempo es posible porque el software es esencialmente una herramienta que procesa y genera una gran cantidad de datos. Todo lo que gestiones en la herramienta quedará registrado allí. Además, muchas soluciones de software permiten la generación automática de informes y análisis.

3— ¿Cuánto esfuerzo y tiempo se necesita para elaborar un presupuesto?

Sabemos que la elaboración de presupuestos lleva tiempo. Hay muchas variables, proyectos y gastos recurrentes que debes tener en cuenta.

Algunos gastos recurrentes que debes tener en cuenta son:

• Empleados: internos, subcontratados o ambos.
• Infraestructura y seguridad de red: centro de datos, ciberseguridad, VPN, mantenimiento, etc.
• Sustitución o actualización de hardware y software.
• Suscripciones y servicios en la nube.
• Aplicaciones de línea de negocio: CRM, marketing, sistemas de recursos humanos, etc.
• Telecomunicaciones.
• Costos periféricos: impresión, cables, auriculares, etc.

¿Cómo administra el ciclo de vida de estos activos? Si le pidieran información sobre alguno de ellos, ¿tendría lo que necesita a mano?

Si no tiene una administración eficiente de cada uno de estos elementos en su departamento de TI, es muy fácil dedicar hasta 4 meses a planificar un presupuesto.

Además, encontrar muchos obstáculos para obtener la información necesaria para crearla significa que debe auditar la administración de sus servicios de TI.

Lo ideal es que la planificación del presupuesto de TI no se extienda más allá de los 3 meses en el peor de los casos. Si no tiene proyectos importantes, como una campaña de contratación o un período de transformación digital, no debería llevarle más de dos meses.

4— ¿Utiliza planes de previsión para el departamento de TI?

En los negocios, la previsión es fundamental. Tenemos que estar preparados o incluso anticiparnos a los cambios, los problemas y las tendencias.

En el área de los servicios de TI en una empresa, no es diferente.

Si implementa el plan de previsión solo dos o tres veces al año, corre el riesgo de tener más y más incidentes o problemas en sus servicios. Sin mencionar que, si no cuidas tu ecosistema digital de forma proactiva, aumentas la posibilidad de sufrir un ciberataque.

Para evitarlo, recomendamos incorporar sistemas que le permitan implementar planes de previsión mensuales.

Esto se puede lograr con soluciones de software avanzadas que permiten a las empresas:

• Mida y supervise el rendimiento a través de paneles que le permiten tener una visibilidad completa de las interacciones y la prestación de servicios.
• Obtenga un análisis de mayor fidelidad de los datos dimensionalmente completos para examinar las causas fundamentales de los incidentes.
• Evalúe las tendencias y haga predicciones automáticamente a partir de datos internos o externos.

El objetivo principal es que tengas una base de datos más completa. Con esto, puede realizar un seguimiento activo del comportamiento de su departamento de TI. Identifique las tendencias, los puntos fuertes y los puntos débiles, y manténgase siempre un paso por delante.

5— ¿Es Excel la aplicación de gestión de costes e informes más utilizada?

No nos malinterpretes, Excel es una herramienta muy útil. Las hojas de cálculo pueden ser tu mejor aliada para ciertas tareas. Pero cuando es la única herramienta para gestionar los procesos en el departamento de TI, empiezas a tener problemas como:

Aislamiento de datos

Con Excel, la base de datos empieza a tener este aspecto:

¿Y cuál es el problema con esto? Los datos se gestionan de forma aislada, lo que dificulta su manipulación y procesamiento.

En este escenario, la duplicación de datos es común. Sin mencionar que, en muchos casos, más de una persona lo administra.

La arquitectura de las hojas de cálculo no está diseñada para el trabajo colaborativo, por lo que en una empresa, rápidamente se convierten en elementos aislados que dificultan el trabajo y la transmisión de la información.

Archivos duplicados y sin administrador

Las hojas de Excel se pueden clonar fácilmente porque el control y las restricciones son escasos. Es fácil usar la opción «Guardar como» para darle al documento un uso propio o modificarlo por algún motivo. Con el tiempo, estos escenarios pueden generar datos inexactos o erróneos.

Esto es un peligro porque las empresas, en mayor o menor medida, deben confiar en los datos para tomar decisiones. ¿Qué sucede si está tomando una decisión importante basándose en datos que han sido manipulados por varias personas?

Es un riesgo que es mejor evitar.

Sin lógica de datos

Las hojas de cálculo no tienen un sistema lógico, y mucho menos siguen una lógica de procesos empresariales. Le brindan las herramientas para que usted y sus empleados desarrollen su propia lógica, que puede parecer buena al principio (debido a su flexibilidad) pero, a la larga, se convierte en un problema para el departamento de TI.

Los sistemas como el software de administración de servicios, el software de operaciones, el software de ventas, etc., tienen una lógica integrada que le permite organizarse adecuadamente.

En el caso de TI, el software de administración de servicios de TI incluye módulos que se guían por metodologías probadas y establecidas. Además, con la inteligencia artificial y la automatización, a menudo solo es necesario hacer clic para generar informes automáticos.

Su software almacena todos sus datos, los centraliza y le permite restringir o proporcionar información según corresponda.

El propósito de hacer estas preguntas es que usted determine si el sistema que usa para administrar sus servicios le permite desempeñarse. O si la dificultad es la ausencia de un sistema.

Si necesita ayuda, GB Advisors puede ofrecerle un diagnóstico gratuito para su departamento de TI. Póngase en contacto con nosotros sin compromiso.