Ya sea en el trabajo o en nuestra vida personal, el trabajo colaborativo es a menudo difícil de lograr. Podemos tener grandes esperanzas en lo que podemos lograr colectivamente, pero la mayoría de las veces, las cosas no salen según lo planeado.

Pero, ¿por qué sucede esto? ¿Y por qué algunos equipos de TI fallan cuando trabajan juntos? Para responder a estas preguntas, en esta entrada del blog analizaremos algunos de los problemas que dificultan el trabajo en equipo y le daremos algunos consejos sobre cómo superar estos desafíos.  

¿Por qué es importante el trabajo colaborativo?

El trabajo colaborativo es una estrategia que ofrece muchas ventajas a los equipos de TI. Hoy en día, este tipo de trabajo es fundamental para cualquier servicio técnico trabajar de forma asertiva. Ya que facilita la contribución continua de los agentes de TI.  

Además, también ofrece los siguientes beneficios:  

Intercambio de ideas: Si dedicas mucho tiempo a tratar de resolver un problema, es probable que llegues a un punto en el que te quedes sin respuestas. El trabajo colaborativo te permite analizar diferentes puntos de vista para superar los obstáculos a los que te enfrentas en cada proyecto y avanzar rápidamente hacia la meta.  

Aumente la productividad: Para que el trabajo en equipo tenga éxito, todos los agentes deben esforzarse por cumplir sus tareas a tiempo. Esto no solo mejora el sentido de responsabilidad, sino que también aumenta la productividad de todo el equipo.

Descubra nuevos conocimientos: El objetivo principal del trabajo colaborativo es aprender unos de otros, no solo en conocimientos técnicos, sino también en opiniones e ideas. Como resultado, mejorará sus habilidades y contribuirá al éxito de su proyectos.

Reduzca los errores: Es normal que se produzcan errores a la hora de gestionar un proyecto. Sin embargo, si hay más personas a cargo de una tarea, será más fácil detectar cualquier posible error.  

¿Cuáles son los desafíos del trabajo colaborativo?

Arrogancia excesiva

La arrogancia, o el afán por obtener comentarios positivos del líder, pueden obstaculizar el trabajo colaborativo del departamento de TI. Las actitudes que enfatizan el esfuerzo y la participación de algunos trabajadores y menosprecian el trabajo de otros son tóxicas para todo el equipo.

Solución:

Puede evitar este tipo de conflictos estableciendo desde el principio las prioridades de cada agente. Siempre haciendo hincapié en que todos desempeñan un papel esencial en el desarrollo del proyecto.  

También es vital fomentar la confianza y la colaboración a través de actividades de creación de equipos, como actividades deportivas, amigos secretos o voluntariado corporativo.

Exceso de confianza

La experiencia y el exceso de confianza pueden nublar el juicio de cualquier trabajador. Cuando esto sucede, las personas tienden a sobrevalorar su opinión y comienzan a mostrar actitudes despectivas hacia el resto de los miembros del equipo.  

Solución:

Hacer frente a este tipo de situaciones dista mucho de ser sencillo. Para evitar que un agente establezca este tipo de barrera, debes asumir el papel de moderador y marcar los turnos para hablar.  

Otra buena táctica es definir de antemano los procesos y tareas de cada miembro del equipo. De esta manera, esa persona no podrá asumir el papel de líder y tendrá que concentrarse en completar sus tareas.

Falta de compromiso en el trabajo en equipo

Cuando se asigna una tarea a más de una persona, cada miembro priorizará los procesos que se administrarán por sí solos. Como resultado, se pasarán por alto los procesos que requieren la atención de todo el equipo.

Esto hace que algunos empleados pongan menos interés y esfuerzo en las tareas grupales y rompan su compromiso con el equipo.

Solución:

Para evitar que uno o más colaboradores tengan la carga de gestionar un proyecto por sí solos, es importante definir las funciones de todo el equipo en cada una de las fases del proyecto.

Del mismo modo, debes establecer plazos para la revisión y entrega de cada tarea. De esta manera, sus trabajadores se sentirán motivados y podrán entregar sus tareas a tiempo.  

Pocas ideas sobre la mesa

Cuando se realiza un trabajo colaborativo, es habitual que el departamento de TI proponga ideas o soluciones para respaldar un proyecto. Es probable que esta reunión se prolongue y todo el equipo tenga que dedicar horas a escuchar cada punto de vista.

Ante la angustia de tal proyección, en lugar de mantenerse activos, los agentes querrán terminar de intercambiar ideas rápidamente. Por esa razón, se centrarán en evaluar solo las 3 primeras opciones que se hayan presentado.

Solución:

Para fomentar la innovación en tu equipo, te recomiendo agrupar a los trabajadores en grupos de 2 o 3 personas. Luego, pide a cada grupo que presente 3 ideas sobre el proyecto que van a discutir en la reunión. Como resultado, la reunión será más dinámica y todos sus empleados se sentirán representados.  

Falta de comunicación durante el trabajo colaborativo

«Lo que no se dice, no se sabe». Este es uno de los fundamentos más importantes a la hora de realizar un trabajo colaborativo. Para que un departamento de TI tenga un buen flujo de comunicación, cada agente debe indicar qué tareas se están completando, cuáles siguen pendientes y con qué dificultades están teniendo.  

Si no hay nada bueno comunicación flujo, es imposible conocer el estado de una solicitud. Del mismo modo, aumenta las posibilidades de duplicar el trabajo y puede generar confusión en torno a las tareas.  

Solución:

Una forma de mejorar este proceso es mediante el uso de un software de mesa de ayuda. Con esta herramienta, los agentes pueden trabajar juntos en la misma tarea y mantener una buena comunicación con los usuarios.  

Si quieres implementar esta solución en tu empresa, te invito a que pruebes Freshdesk. Este software ofrece funciones innovadoras que lo ayudarán a administrar todas las solicitudes de sus usuarios.

Además, con este sistema puedes:

• Asegúrese de que su equipo siempre tenga acceso a la información de los usuarios.  
• Divida los tickets en tareas más pequeñas para trabajar en conjunto con otros departamentos.
• Asigne tickets a varios agentes para gestionar las tareas de forma simultánea.
• Escale y priorice fácilmente las solicitudes.
• Lleve un registro de todas las solicitudes.
• Supervise el agente rendimiento.
• Identifique las oportunidades de mejora.

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