Empecemos con una pregunta: ¿un proyecto sigue teniendo éxito a pesar de la ineficacia de los procesos, los retrasos en las entregas y la escasa transparencia de la gestión?

Si bien la gestión de un proyecto puede resultar abrumadora, el logro de los objetivos pierde relevancia si los procesos son ineficientes. ¿Por qué? Porque estas ineficiencias pueden resultar en pérdidas monetarias para la organización.

Por suerte para ti y para muchas organizaciones que se encuentran en la misma situación, existen herramientas como el software de gestión de proyectos para mejorar la gestión en todas las áreas de la organización.

Aquí encontrarás más información sobre cómo el software de gestión de proyectos puede ayudar a tu organización y qué señales te indicarán que necesitas implementar uno.

¿Qué puede hacer el software de gestión de proyectos por su organización?

La implementación de un software de gestión de proyectos le ayudará a mejorar áreas como:

• El flujo de información entre las partes interesadas del proyecto.
• Comunicación y colaboración entre los equipos involucrados
• Gestión de recursos y activos (empleados, tiempo, dinero)
• Toma de decisiones

Estos son algunos de los aspectos que debe tener todo proyecto exitoso. Ahora, ¿podría identificar cuándo implementar este tipo de software en su organización?

Estas son cuatro señales de que su empresa necesita un software de gestión de proyectos.

4 señales de que su empresa necesita un software de gestión de proyectos

1. Información, procesos y herramientas descentralizados

Una señal que indica la necesidad de una mejor gestión es que se utilizan demasiadas herramientas sin integración entre ellas para gestionar los proyectos.

Por ejemplo, si las herramientas utilizadas en la gestión de proyectos no pueden integrarse entre sí, tendrás un caos total al intentar gestionarlo todo.

Además, los empleados involucrados tendrán tareas más repetitivas y manuales que les impedirán aportar valor a sus funciones.

Por lo tanto, ¿cómo le ayuda la administración centralizada de la información, los procesos y las herramientas?

• Administración de la información rápida y eficiente
• Monitorización sencilla de cada etapa de un proyecto
• Partes interesadas que participan en cada fase del proyecto
• Una rendición de cuentas más eficaz

Además, todo esto añade transparencia y mejora la responsabilidad de los responsables de las diferentes tareas del proyecto.

2. Comunicación ineficaz entre las partes interesadas

Otro indicador de la necesidad de un software de gestión de proyectos en su organización es la comunicación ineficaz entre las partes interesadas del proyecto.

Por ejemplo, se necesitan múltiples canales de comunicación (plataformas de correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea, plataformas para compartir archivos, etc.) para gestionar un proyecto.

Sin embargo, el uso de tantos canales de comunicación puede crear silos de información que dejan información valiosa.

Además de esto, la mala comunicación provoca falta de claridad sobre los medios correctos de comunicación entre los miembros del equipo.

Por último, la comunicación eficaz depende de garantizar que tus equipos estén de acuerdo en cuanto a los objetivos del proyecto. Para que esto suceda, las instrucciones deben ser claras, además de llegar oportunamente a las personas adecuadas.

3. Gestión deficiente de activos y recursos

Además de la gestión descentralizada y la falta de comunicación eficaz, la mala gestión de activos y recursos es otra señal de que necesita un software de gestión de proyectos.

Entonces, ¿cómo puede saber si su organización está administrando mal los recursos?

• No se respetan los presupuestos
• Los roles y las tareas no están asignados
• No se respetan los plazos

La administración de los recursos dentro de un proyecto depende no solo de una administración centralizada, sino también de una buena capacidad de monitoreo.

En este caso, debe tener una visión general completa del proyecto en una sola vista; además, debe poder monitorear el estado del proyecto, los procesos, las tareas, los recursos, etc.

4. Toma de decisiones subjetiva

Otra característica de la gestión ineficiente es la mala toma de decisiones.

En este sentido, no basar las decisiones en datos sino en conjeturas fundamentadas indica que algo anda mal. ¿Por qué? Porque cualquier decisión que se tome no será objetiva; por lo tanto, sus resultados no serán del todo precisos.

Al basar las decisiones de su proyecto en datos y métricas calculados por el software, tomará decisiones objetivas e imparciales a partir de los eventos identificados, medidos y registrados para su posterior análisis.

En consecuencia, no solo los procesos serán más transparentes, sino que habrá más responsabilidad dentro del proyecto.

¿Cómo hacer que cualquier proyecto sea exitoso?

Independientemente del sector en el que se encuentre su organización, los buenos proyectos siempre deben basarse en procesos y una gestión eficientes.

Entonces, ¿qué caracteriza a una buena gestión de proyectos?

• Administración centralizada de la información, los procesos y las herramientas utilizadas.
• Comunicación fluida entre todos los equipos y partes interesadas
• Presupuestos respetados (sin comprometer la calidad)
• La toma de decisiones se basa en los datos recopilados durante el proyecto.

Ahora bien, el hecho de que su proyecto disfrute o no de todos estos atributos no dependerá de la experiencia de las personas involucradas; dependerá de si implementa o no un software de gestión de proyectos.

Sin embargo, de las muchas opciones de este tipo de software que hay en el mercado, monday.com es la ideal para tu organización.

¿Por qué? Porque se adapta a su organización independientemente de su tamaño o sector, y le ofrece:

• automatización del flujo de trabajo
• Administración de bases de datos de clientes
• Gestión de carteras
• Administración de recursos y cargas de trabajo
• Creación y personalización de tableros
• Amplias capacidades de integración

Entonces, ¿quieres obtener más información sobre lo que monday.com puede hacer para mejorar la gestión de proyectos y departamentos en tu organización?

En GB Advisors le ofrecemos la formación, el apoyo y el asesoramiento que necesita para elegir e implementar en su organización la herramienta de gestión de proyectos que mejor se adapte a sus necesidades. ¡Póngase en contacto con nosotros!