¿Tiene problemas para coordinar sus proyectos de TI? Bueno, permítame decirle que no está solo. Para muchos administradores de TI, es un desafío dominar los diferentes aspectos que se requieren para llevar a cabo esta tarea.

Sin embargo, no dejes que esto te asuste. Hay varias estrategias que puede aplicar para gestionar sus proyectos sin problemas y con los mejores resultados.

En este artículo, te mostraremos algunos consejos útiles que te ayudarán a empezar. ¡Así que sigue leyendo y prepárate para embarcarte en tu próximo proyecto de TI!

1. Defina los objetivos y expectativas de sus proyectos de TI desde el principio

Si no tiene un plan para coordinar sus proyectos de TI, es muy probable que todos se coordinen de manera diferente. Como resultado, tendrá entregas inconsistentes y perderá tiempo realizando procesos innecesarios.

Puede resolver estos contratiempos asegurándose de que equipo conoce su plan y sus responsabilidades desde el principio. Esto le ayudará a estructurar mejor las metas y cumplir con los plazos.

También debe programar un tiempo para realizar las correcciones y aprobaciones. Estos elementos suelen descartarse si trabajamos contrarreloj para terminar un proyecto sin un plan definido.

Otra buena práctica es crear plantillas para los proyectos en los que trabajas con frecuencia. Te permitirán asegurarte de que todos tus proyectos se gestionan de la misma forma y de forma ordenada.

2. Concéntrese en el trabajo que tendrá el mayor impacto

Antes de iniciar los proyectos más fáciles, debe considerar sus prioridades y comenzar las tareas que tendrán el mayor impacto en los objetivos de su empresa.

Por ejemplo, puede posponer los proyectos de bajo impacto para el próximo trimestre o crear una lista de tareas pendientes organizada por importancia. Esto no solo lo ayudará a administrar mejor sus recursos, sino que también impulsará el crecimiento de su empresa.

3. Comunique claramente las expectativas de sus proyectos de TI

Los equipos suelen tener comunicación problemas cuando no pueden ver su trabajo o a sus colaboradores. Cuando no tienes acceso a esta información, es difícil saber por qué cambian los horarios si las prioridades siguen siendo las mismas.

Puedes empoderar a tu equipo si administras tus prioridades en el mismo lugar en el que guardas el proyecto. De esta forma, tu equipo tendrá un contexto de cada tarea y de las responsabilidades de cada agente.

Puede hacerlo de forma sistemática con una herramienta de administración de servicios. De esta forma, tendrá acceso a toda la información en un solo lugar y será más fácil colaborar con otros departamentos.

4. Ajuste los tiempos de entrega de sus proyectos de TI para aumentar la productividad de su equipo

Incluso los proyectos bien planificados pueden fracasar si no se programan de acuerdo con la capacidad de tu equipo. Por ejemplo, si quieres publicar tres actualizaciones web simultáneamente, será difícil para tu equipo hacer muchas cosas a la vez.

Puede evitar este escenario siguiendo estos pasos:

Programa varias fechas de inicio para proyectos similares: Si tienes el mismo equipo trabajando en varios proyectos a la vez, puedes escalonar las fechas de inicio y finalización. Así pueden centrarse en una tarea antes de empezar con la siguiente.

Identifique las dependencias: Debes visualizar todas las tareas que necesitas terminar antes de comenzar un nuevo proyecto. Esto ayudará a tu equipo a avanzar más rápido y no tendrán obstáculos para completar sus objetivos.

Marque las tareas repetidas: Cuando tiene varios procesos similares en diferentes proyectos, puede consolidarlos en uno solo. Solo asegúrate de completar esa tarea a tiempo, para que ambos proyectos puedan progresar correctamente.

5. Delegue tareas y mantenga la visibilidad

La microgestión es algo que a los gerentes no les gusta hacer, pero puede resultar muy difícil ser un líder eficiente si pierdes de vista el trabajo de tu equipo.

Sin embargo, puedes simplificar este proceso administrando todos tus proyectos en un solo lugar. Esto le permitirá mantener un mejor control de todos sus objetivos y fechas de entrega. Además, puede comprobar el trabajo de su agente de un solo vistazo y supervisar sus tareas. Todo desde un solo lugar y sin tener que realizar microgestiones.

6. Vigila tu objetivo

Hacer malabares con múltiples tareas puede erosionar tu juicio y provocar errores críticos. Esto no solo afectará al rendimiento de tu equipo, sino también a la asignación de recursos entre tus proyectos.

Para optimizar este proceso, debes establecer una agenda para cada proyecto. Puedes crear un cronograma o bloquear horas en tu calendario, de modo que puedas concentrarte por completo en estas tareas. Como resultado, podrás trabajar sin distracciones y hacer un mejor uso de tus recursos.

7. Cree las tareas de sus proyectos de TI de acuerdo con sus prioridades

Si coordinas las prioridades de tu equipo en hojas de cálculo y llevas varias listas de tareas pendientes, puede resultar un poco confuso comprobar el progreso de tus proyectos. Por lo tanto, no sabrás qué tareas reprogramar cuando cambien tus prioridades ni cómo hacer un seguimiento del trabajo que tienes pendiente.

UN software de mesa de servicio puede resultar muy útil en esta fase, ya que te permite crear tareas personalizadas y gestionar tus proyectos de forma flexible. Además, puedes controlar el tiempo que dedicas a cada proceso y coordinar mejor los esfuerzos de tus agentes.

Si quieres implementar esta herramienta en tu negocio, Servicio fresco le ofrecerá los mejores resultados. Con este sistema, tendrá una visión holística de todas sus tareas en un solo lugar. Además, puede guardar sus flujos de trabajo como plantillas para acelerar la creación de sus proyectos.

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