En los últimos meses, se ha hablado mucho sobre la importancia de coordinar los procesos digitales con los activos de TI para optimizar los recursos empresariales.

Esta práctica se denomina gestión de activos de TI (o ITAM) y consiste en un conjunto de reglas empresariales que respaldan el ciclo de vida de los activos, para facilitar la toma de decisiones.

Sin importar las necesidades de su negocio, ITAM lo ayudará a monitorear toda su cartera de activos.

Los expertos en tecnología también afirman que estas prácticas son el centro entre el dinero, la innovación y la mejora continua de una empresa.

En este artículo, analizaremos el ITAM, cómo implementarlo con éxito y sus beneficios. ¡Empecemos!

¿Qué es un activo de TI?

Antes de hablar de ITAM, primero debemos entender qué es un activo de TI. Los técnicos de TI lo definen como el software, el hardware y los elementos tecnológicos con los que cuenta una empresa.

Por lo general, los activos de hardware incluyen ordenadores, redes, servidores, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, tabletas y otros dispositivos móviles.

Por otro lado, los activos de software incluyen licencias, versiones de un sistema, puntos finales instalados y API.

¿Qué es la gestión de activos de TI?

La administración de activos de TI es el conjunto de reglas y procesos que le permiten administrar los recursos de TI de manera eficiente. Estos principios también se utilizan para supervisar el ciclo de vida de los activos de TI.

Siempre teniendo en cuenta sus características físicas, financieras y contractuales.

Por lo general, estos activos son difíciles de adquirir, configurar, proteger y mantener. Por esta razón, el ITAM permite a las empresas alcanzar diferentes objetivos, que incluyen:

• Reduzca los costos de hardware, las licencias de software y los trabajos de mantenimiento.
• Mejore la productividad.
• Gestione los recursos de forma más eficaz.
• Documente los activos con fines de auditoría.
• Cumpla con seguridad estándares y acuerdos de nivel de servicio (SLA).

La gestión de activos también es muy importante para los procesos contables y facilita mucho la planificación del presupuesto. Esto se debe a que una empresa debe saber lo que tiene en su inventario para satisfacer las necesidades futuras.

Sin embargo, para entender mejor todo este proceso, necesitamos estudiar primero cada fase del ciclo de vida de los activos de TI.

¿Cuál es el ciclo de vida de los activos de TI?

El ciclo de vida de un activo incluye todo lo que ocurre desde el momento en que se solicita un producto o servicio hasta el momento de su retiro o desincorporación.

Este proceso se puede resumir en las siguientes fases:

Etapa 1: Solicitud y adquisición

Este paso marca el inicio del ciclo de vida de un activo y es cuando los departamentos de TI solicitan la aprobación para comprar un producto o servicio.

Una vez que se aprueba la solicitud, se adquiere el activo y el departamento de TI comienza a planificar su instalación.

Etapa 2: Registro del activo de TI en el inventario

Esta fase es una de las más importantes del proceso del ITAM. Dado que todo el hardware y el software utilizados para respaldar los procesos de una empresa deben registrarse en el inventario.

Esta fase se completa meticulosamente de forma manual o automatizada con la ayuda de un sistema. Este último método es el más beneficioso, ya que permite identificar y reportar automáticamente todos los activos.

Etapas 3 y 4: Instalación y mantenimiento

En la etapa 3, los técnicos de TI deben instalar y configurar el nuevo hardware o software, siguiendo las especificaciones establecidas por la empresa.

Después de completar la etapa de instalación, deben crear un plan de mantenimiento para garantizar el correcto funcionamiento del activo y minimizar los costos de reparación.

Etapa 5: Jubilación

Esto corresponde al último paso del proceso del ITAM. Su objetivo es garantizar que los empleados que se jubilan puedan almacenar sus activos en un lugar seguro, de modo que otros equipos puedan reutilizar el hardware o los dispositivos digitales.

Además, las empresas deben asegurarse de que el Departamento de TI pueda desincorporar los equipos obsoletos de manera eficiente y seguir las políticas de seguridad.

Siga estos consejos y mejore la administración de sus activos de TI

Céntrese en el ciclo de vida: Tenga en cuenta que la administración de activos de TI comienza en el momento en que alguien solicita la compra y termina cuando el activo queda obsoleto. De esta forma, puede tener un inventario completo. Cree un equipo de implementación de ITAM: Contar con un equipo dedicado a la administración de activos de TI lo ayudará a tener un inventario más completo y a enseñar a los usuarios los beneficios que ITAM ofrece a la empresa. Clasifica y prioriza tu inventario: A veces, no basta con clasificar los activos como «hardware» o «software». En este caso, debes crear subcategorías para tener una visión más amplia del tipo de producto que tienes. Crear una base de datos: Esta práctica es muy útil si desea normalizar la información obtenida por varias fuentes. Al crear una base de datos, también puede administrar sus activos de manera más eficiente y comprender cómo se interconectan entre sí. Automatice tanto como sea posible: Crear un inventario manualmente puede ser una tarea difícil si tienes muchos activos que analizar. Para evitar este problema, le recomendamos que analice cada etapa del ciclo de vida e implemente soluciones que le ayuden a simplificar este proceso. Esto te permite ahorrar tiempo y mantener tu inventario actualizado.

¡Sigue leyendo! Tenemos una recomendación importante:

Muchas empresas caen en la trampa de la indecisión al pensar que invertir en la gestión de activos les va a costar mucho dinero.

Sin embargo, si analizamos el trabajo que implica la realización de una auditoría interna para identificar cada activo, queda claro que la implementación de una mesa de servicio es la opción más económica.

Puede supervisar sus activos en tiempo real con esta herramienta. Lo más importante es obtener información detallada sobre cada uno de ellos, incluido el hardware activo, los contratos, la información de configuración, SLA, y mucho más.

Además, las mesas de servicio también lo ayudarán a identificar automáticamente todos los activos de su empresa y a programar escaneos periódicos para buscar hardware y software nuevos.

Si desea implementar este sistema en su empresa, estamos seguros de que Servicio fresco La solución cubrirá todas sus necesidades.

Con esta plataforma, puede administrar sus dispositivos digitales durante todo su ciclo de vida. Y utilice flujos de trabajo predefinidos para ahorrar tiempo realizando procesos repetitivos.

Freshservice también cuenta con una interfaz moderna. Esto le permite controlar todos los elementos de configuración y le ayuda a identificar las interrelaciones entre los activos de TI.

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