Para mejorar la experiencia de sus clientes, es imprescindible contar con un personal capacitado y un sistema CRM. Sin embargo, a veces esto no es suficiente.

Debe conocer varias cosas sobre el CRM que está eligiendo para tener éxito.

Esta es una lista de los cinco requisitos o características principales que debes tener en cuenta para elegir el sistema CRM ideal y fortalecer la relación con tus clientes:

Las 5 principales funciones imprescindibles al elegir un sistema CRM en la nube

1. Relación beneficio/costo del sistema CRM

Al implementar cualquier software, debe evaluar la relación beneficio/costo que ofrece.

Invertir en un CRM basado en la nube puede parecer caro al principio.

Sin embargo, para que el proyecto tenga éxito, es necesario estudiar aspectos como los costos a largo plazo y los beneficios que la herramienta aportará a su organización.

En este sentido, recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:

Cobertura de licencias

Las licencias para los sistemas CRM basados en la nube generalmente cubren la instalación, la configuración, la capacitación y las actualizaciones.

Otros CRM incluyen la personalización y la extensión de licencias a equipos o dispositivos adicionales.

Sea cual sea el caso, el precio inicial aumentará en función de la cantidad de servicios y características especiales incluidos en la oferta.

Integración

El CRM que decida debe ser compatible con las plataformas y herramientas que ya utilizan en su empresa.

De esta manera, obtendrá el máximo valor de su inversión y será rentable.

De este modo, no tendrá que afrontar costes adicionales por adaptaciones de última hora (¡sus empleados se lo agradecerán!).

Capacidad de automatización

Debe evaluar la capacidad del CRM para automatizar los flujos de trabajo y las tareas existentes dentro del área que lo utilizará.

Personalización

¿Por qué es importante? Porque esto le permitirá saber si la herramienta puede adaptarse a la estética y la funcionalidad de la empresa sin un trabajo técnico pesado.

Informes

Para garantizar la mejora continua, el CRM debe permitirle generar informes para evaluar el desempeño.

Sin embargo, más allá de la relación beneficio/costo de esta inversión, veámosla desde otra perspectiva:

¿Qué cuesta más a largo plazo? ¿Invertir en un software de CRM adaptado a sus necesidades o disponer de una solución barata que perjudica su relación con los clientes?

Solo usted puede responder a esta pregunta, pero creo que ambos sabemos que sacrificar la calidad de la relación con el cliente nunca puede ser una opción para las empresas que desean permanecer en el negocio a largo plazo.

2. Defina sus objetivos empresariales

Necesitas saber hacia dónde te diriges como empresa. De esta forma, será más fácil adaptar esta nueva herramienta a las estrategias vigentes.

Al tener objetivos empresariales claros, sabrá qué áreas pueden beneficiarse de su implementación.

Cada una de estas áreas generará una lista de requisitos especiales que servirán como guía complementaria para medir el desempeño completo de su empresa en números reales al final de cada mes.

Por último, recuerda ponerte en el lugar de tus clientes para perfilar sus necesidades e integrarlas con tus objetivos empresariales. El sistema CRM le ayudará a gestionarlos y resolverlos mejor.

3. Escalabilidad del sistema CRM

La escalabilidad es el elemento que determinará el éxito a largo plazo de su iniciativa.

Al elegir el CRM, su empresa debe preguntarse:

¿Tendrá la capacidad de adaptarse y crecer con su empresa?

Como comprador, debe proteger su inversión asegurándose de que el CRM basado en la nube elegido no se quede corto en lo que respecta al crecimiento de la organización.

Si no es escalable, más pronto que tarde, tendrá que considerar la posibilidad de comprar otra herramienta que satisfaga las nuevas necesidades de su organización.

En última instancia, esto representará mayores costos e incertidumbre para la organización, lo que pondrá en peligro el rendimiento y la eficiencia ante posibles cuellos de botella.

Además, esto también es importante para garantizar el retorno de la inversión.

4. Revise la reputación del producto

Independientemente del tipo de CRM que planee comprar, debe investigar las opciones que tiene sobre la mesa.

Visite foros en línea, compare reseñas y analice los casos de uso, las historias de éxito y las comparaciones de productos.

Esto le dará una visión más completa y humanizada de lo que la herramienta le ofrecerá a su organización.

También le recomendamos que se tome el tiempo para revisar sus objetivos, necesidades y expectativas, contrastando esta información con las diferentes opciones de CRM que tiene a mano.

5. Características de instalación, implementación del sistema CRM

Por último, pero no por ello menos importante, también debe considerar aspectos como la instalación y el despliegue del sistema CRM.

CRM bajo demanda (SaaS) frente a CRM local

Al contemplar la implementación de un sistema CRM en un área de su organización, debe identificar si necesita una solución de software como servicio (SaaS) o una solución local.

¿Qué es mejor para su empresa?

El CRM On Demand (SaaS) es la opción ideal para las organizaciones que ya cuentan con iniciativas de digitalización.

Este tipo de CRM se implementa directamente desde la nube y ofrece muchas ventajas para su adopción:

• Velocidad de implementación y despliegue.
• Seguridad, cifrado y protección de claves y datos.
• Actualizaciones.
• Rendimiento de la red.

Por otro lado, en lo que respecta a los CRM instalados localmente (on-premise), caben en grandes empresas, con infraestructuras y áreas de TI sólidas.

¿Por qué? Porque la instalación local permite un acceso y una manipulación más directos de los datos, lo que responde a motivos de seguridad, respaldo de datos y celo profesional.

Despliegue

Un aspecto a tener en cuenta a la hora de elegir el software (ya sea On Demand o On-Premise) es la asistencia durante la implementación y configuración de la herramienta.

Si su organización cuenta con un área de TI sólida y altamente calificada que puede encargarse de un proyecto como este, puede estar tranquilo.

Sin embargo, lo más recomendable en cualquier caso es buscar el soporte técnico de expertos certificados tanto en la herramienta que ha seleccionado como en la implementación de herramientas similares en organizaciones como la suya.

La elección de un proveedor/asesor que lo apoye en la adquisición del software, su instalación, configuración y uso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su iniciativa.

Conclusión

Ya sabes que para elegir e implementar un sistema CRM (ya sea en la nube o On-Premise), debes tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Me ofrece una buena relación costo/beneficio?
• ¿Cumple con los objetivos empresariales de su organización?
• ¿Será escalable con el crecimiento de la organización?
• ¿El vendedor tiene buena reputación?
• ¿Puedo instalarlo o necesito ayuda especializada?

Una vez que tenga todas estas preguntas cubiertas, puede estar seguro de que la elección, la implementación y la puesta en marcha del sistema CRM estarán más cerca del éxito y de la mejora de los procesos y el rendimiento que estaba buscando.