La pandemia mundial cambió radicalmente las expectativas sobre cómo y dónde trabajar. Como resultado, la definición de «lugar de trabajo» ahora va más allá del espacio físico. Los espacios digitales son una realidad. Y, en este nuevo modo híbrido o remoto, necesitamos reimaginar la experiencia digital de los empleados.

¿Por qué? Porque los nuevos espacios de trabajo digitales presentan sus propios desafíos. Por ejemplo, según el informe sobre el estado de la tecnología en el lugar de trabajo de Freshworks, el 91% de los empleados se sienten frustrados debido a una tecnología inadecuada. Y esta insatisfacción puede disminuir la retención del talento humano.

Este escenario impulsa a los líderes organizacionales y de TI a buscar nuevas formas de mejorar la experiencia digital en el lugar de trabajo. El objetivo es ofrecer a los empleados espacios digitales coherentes y sin fisuras.

Por este motivo, en este artículo analizaremos en profundidad la experiencia digital y esas «nuevas formas» y herramientas que te ayudarán a optimizarla. ¡Sigue leyendo!

Beneficios de optimizar la experiencia digital de los empleados

La importancia de la experiencia digital de los empleados sigue creciendo a medida que las empresas se unen a la transformación digital: adoptan nuevas y mejores tecnologías

Al adoptar estas nuevas tecnologías, hay que tener en cuenta al empleado porque será él quien las utilice a diario. Deben ser fáciles de usar y ayudarlos a realizar sus tareas de manera más efectiva, sin contratiempos. Si este es el caso, los beneficios son evidentes:

Mejora de la comunicación y la colaboración internas

Ya sea en una oficina física o virtual, las nuevas tecnologías de la información permiten agilizar la colaboración en equipo. Proporcionan espacios en los que puede compartir archivos, mantener conversaciones, hacer un seguimiento de las tareas y solicitudes entrantes con facilidad, etc.

Proporciona transparencia

Una de las características más valiosas de las herramientas tecnológicas en el lugar de trabajo es la capacidad de centralizar la información y las operaciones. De esta forma, todos los equipos tendrán visibilidad de lo que se está desarrollando.

Aumenta la productividad

Una buena experiencia digital en el lugar de trabajo significa eliminar los contratiempos derivados de un soporte técnico deficiente y un software obsoleto. También reduce el tiempo de inactividad y ahorra tiempo a los empleados al automatizar las tareas manuales.

¿Cómo mejorar la experiencia digital en el lugar de trabajo?

Las empresas deben centrar parte de sus esfuerzos en identificar de forma proactiva los problemas que afectan a la experiencia digital de los empleados.

Para ello, deben confiar en el departamento de TI, que a su vez también necesita una mejor tecnología para poder brindar un soporte completo.

Veamos algunas herramientas y funcionalidades imprescindibles para mejorar la experiencia digital de los empleados:

1. Implemente una mesa de servicio de TI

El primer paso es asegurarse de que su equipo de TI cuenta con la tecnología necesaria para ofrecer soporte a los empleados con cualquier problema técnico que puedan tener.

Esto contribuirá en gran medida a reducir la frustración y a garantizar que los empleados puedan trabajar sin interrupciones.

Las mesas de servicio de TI son la solución a este problema porque ofrecen:

Gestión de incidentes:

También conocida como administración de tickets, esta funcionalidad de mesa de ayuda permite a los usuarios finales ponerse en contacto con la mesa de ayuda a través de varios canales, como el correo electrónico, la aplicación móvil, el teléfono, los chatbots, etc.

Las mesas de servicio unifican las solicitudes en una sola plataforma para procesarlas mejor. De esta forma, se mejora la experiencia digital de los empleados, ya que no tendrán que esperar horas para recibir ayuda técnica.

Gestión del conocimiento:

La gestión interna del conocimiento es una de las más sobrevaloradas. Sin embargo, es la que tiene el mayor impacto en el desempeño de una organización. En TI, permite compartir soluciones a incidentes y problemas que pueden utilizar tanto los técnicos como los empleados. Esto permite reducir los tickets entrantes, lo que permite que el equipo de TI se concentre en los problemas más críticos.

Catálogo de servicios:

Con una mesa de servicio, puede gestionar mejor no solo los incidentes sino también las solicitudes de servicio.

Configure un catálogo de servicios que brinde a sus empleados una experiencia similar a la de una aplicación de compras. ¿Sus empleados necesitan solicitar el mantenimiento o el acceso a una aplicación? Con un catálogo, pueden hacerlo con solo unos pocos clics.

Estas son solo algunas de las funcionalidades que ofrece un servicio de asistencia de TI para mejorar la experiencia digital de los empleados.

2. Proporciona una prestación de servicios unificada

Es importante que una empresa brinde experiencias unificadas a sus empleados. Para ello, es necesario invertir en herramientas lo más completas posible y que ofrezcan múltiples funcionalidades.

Necesita plataformas que le permitan brindar una mejor experiencia digital al empleado, sin importar de qué área provenga:

• Obtenga el control del trabajo y la visibilidad de cada departamento de forma individual sin comprometer la seguridad y la autonomía.
• Cree catálogos de servicios estandarizados para agilizar el proceso de solicitud de servicio.
• Cree un repositorio único para todos los documentos relacionados con las políticas y los procesos para proporcionar una mayor uniformidad en todos los equipos.
• Optimice los procesos de incorporación de empleados.

3. Gestión de servicios basada en inteligencia artificial

La inteligencia artificial (IA) es crucial porque puede optimizar de manera eficiente múltiples áreas de la administración de servicios de TI.

Algunas de las formas más comunes de IA en las herramientas son:

Chatbots:

Los chatbots se pueden configurar para resolver problemas específicos que son bien conocidos y están documentados.

Un ejemplo muy común son los problemas de los empleados con las impresoras. En esos casos, puedes configurar un chatbot en tu portal de autoservicio que ayude a los empleados a resolver sus problemas.

Predicciones de IA:

La IA puede ayudarlo a predecir proyectos y tareas que se retrasarán o se completarán antes de lo previsto. Le ayuda a planificar con precisión los proyectos de sus equipos para maximizar la eficiencia.

Sugerencias de campo:

Ordene las entradas entrantes más rápido y asígnelas a los equipos correctos con sugerencias de campo. Esto le permite utilizar los datos con mayor precisión y mejorar el enrutamiento y la generación de informes.

4. Elimine las tareas repetitivas con la automatización

La configuración de flujos de trabajo automatizados es una de las mejores maneras de mejorar la experiencia digital de los empleados.

La automatización de las tareas permite a tu equipo ahorrar tiempo en las tareas manuales y repetitivas que deben realizar continuamente.

De hecho, según un estudio de Seliom, la ejecución manual de los procesos puede desperdiciar hasta un 40% del tiempo de cada empleado por día.

Esta situación aumenta la tasa de sobrecarga de trabajo y disminuye la productividad de sus empleados.

Por ejemplo, el equipo de TI con automatización de tareas puede ahorrar tiempo y deshacerse de sus frecuentes restablecimientos de contraseñas o solicitudes de acceso a aplicaciones.

Conclusión

Por lo tanto, para mejorar la experiencia digital de los empleados en su empresa, necesita empezar por mejorar su departamento de TI.

Con la herramienta adecuada, puede potenciar su infraestructura de TI y ofrecer mejores servicios y soporte. De esta forma, los empleados de su organización podrán actualizar el software y los dispositivos, y usted reducirá el tiempo de inactividad.

Para ello, recomendamos adoptar una mesa de servicio como Freshservice. Este software de ITSM va más allá de la TI: también le permite integrar sus equipos de recursos humanos, legales, instalaciones, finanzas y otros en una única plataforma de administración de servicios.

Ofrezca a sus empleados lo que necesitan, cuando lo necesitan, con Freshservice.

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