Hoy en día, las empresas dependen más que nunca de la tecnología, por lo que los proyectos de TI son cada vez más necesarios. Su gestión adecuada es vital para cumplir con los objetivos establecidos con el fin de lograr un ecosistema tecnológico más saludable y avanzado. Sin embargo, muchas veces las empresas gestionan proyectos que terminan superando el tiempo y el presupuesto establecidos, con resultados generales insatisfactorios. Esto se debe a una serie de errores que, aunque no lo creas, son fáciles de evitar. Hoy te hablaremos de ello y te daremos los mejores consejos para que tus proyectos de TI tengan éxito. Además, le ofreceremos una excelente solución para los equipos de TI modernos. ¡Lee hasta el final!

5 cosas que necesita mejorar para gestionar proyectos de TI con éxito

Planificación de recursos

En primer lugar, se deben establecer el alcance y los objetivos. Luego, es importante enumerar las actividades y los pasos necesarios para cumplir con cada objetivo propuesto. De esta forma, puede estimar con mayor precisión los recursos y el presupuesto necesarios. Una planificación adecuada de los recursos le permite mantenerse dentro del presupuesto y mantener los cambios al mínimo. Para ello, una planificación óptima debe tener en cuenta las siguientes pautas:

• Lo que no está planeado, no existe.
• La planificación nunca debe ser realizada solo por el director del proyecto, siempre debe hacerse en equipo.
• El plan definido debe comunicarse a todas las partes interesadas.
• Las metas y los objetivos del proyecto no son dinámicos a lo largo del tiempo.

Metodologías inflexibles

Un equipo de TI moderno debe tener la capacidad de ejecutar sus diversos proyectos de manera flexible. Lo ideal es que pueda adoptar diferentes metodologías de acuerdo con las cualidades y los niveles de complejidad de cada una.

Veamos las metodologías esenciales a la hora de planificar proyectos de TI:

• Cascada: Este es el marco tradicional que definía las fases básicas de cualquier proyecto. Cualquier plataforma que utilices para gestionar tus proyectos debe tener acceso a esta metodología.
• Ágil: como su nombre indica, este método es más dinámico y flexible, para proyectos que necesitan modificar productos o servicios a lo largo del proyecto.
• Híbrido: Esta metodología, que combina lo clásico y lo ágil, es para proyectos que deben tener un tiempo de desarrollo corto y, debido a sus objetivos y metas, deben ser flexibles para introducir cambios continuos.

La capacidad de adoptar uno u otro según el tipo de proyecto es clave para obtener resultados satisfactorios.

Visualización limitada

Una visión limitada de las diferentes tareas incluidas en un proyecto puede ser un problema para los miembros del equipo. Esto se debe a que las vistas parciales no permiten obtener una visión completa del desarrollo de los proyectos de TI. Con una visualización de este tipo, puede pasar por alto detalles importantes, lo que lo hace más propenso a cometer errores y retrasos durante la administración. Disponer de una visualización moderna que pueda adaptarse a las diferentes formas de trabajo de cada uno de los involucrados en el proyecto es esencial para optimizar la productividad y la eficacia del equipo.

Análisis riguroso del proyecto

Cada proyecto debe tener informes y un seguimiento de las métricas para introducir mejoras continuas en la gestión. Si no mides el rendimiento de tus proyectos de diferentes maneras, te encontrarás con los mismos obstáculos una y otra vez durante el desarrollo de futuros proyectos. La aplicación de métricas te ayuda a conocer las fortalezas y debilidades de tu gestión. Por lo tanto, es fundamental que la plataforma en la que gestiones tu proyecto te permita crear informes rápidos y precisos y elegir las métricas que necesitas.

Según el tipo de proyecto de TI que esté desarrollando, puede prestar más o menos atención a las siguientes métricas:

• Evaluación del cronograma o cronograma: debes responder a preguntas como: ¿dónde se cumplen las tareas y los hitos del proyecto? Analice el ciclo de vida de su proyecto y determine en qué fases se producen la mayoría de los incidentes y retrasos.
• Seguimiento del presupuesto: ¿Sus proyectos se mantienen dentro del presupuesto? Si la respuesta es negativa, evalúa qué es lo que estás pasando por alto al planificar.
• Productividad: esta métrica es útil a nivel organizacional, pero también se puede aplicar en estos contextos específicos. Permite controlar el buen uso de los recursos y evitar tanto los picos de trabajo como los períodos de inactividad.

Mala colaboración y comunicación entre los equipos

Este es uno de los errores más comunes. La comunicación es un factor clave en cualquier organización. Fundamentalmente, todo depende de ello para que todo funcione correctamente. Muchas veces no nos damos cuenta, pero la mayor parte de la gestión de proyectos se basa en la comunicación: con el equipo de trabajo, con los clientes, los usuarios o los proveedores. Tanto por escrito como oralmente. Y estos son algunos de los errores más comunes:

• Información incorrecta o incompleta.
• Falta de claridad en el mensaje.
• Medios de comunicación incorrectos.
• Gestión inadecuada del tiempo.

Para mejorar la comunicación, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

Establecer una estrategia de comunicación

Planifique las comunicaciones internas y externas. Elija el nivel de lenguaje adecuado a utilizar: recuerde que los proyectos de TI se llevan a cabo en entornos altamente especializados. Por lo tanto, es necesario pensar en quién recibirá el mensaje, no en quién lo envía.

Busque siempre comentarios

Recibir comentarios es crucial porque te permitirá saber si el mensaje se recibió y se entendió. En esas respuestas, puedes determinar si necesitas ser más específico para evitar errores.

Preestablecer canales de comunicación

Formalice y controle los canales de comunicación que utilizará su equipo: informes, intranets, correo, etc. Establezca patrones o plantillas de correo para la transmisión de información puntual y específica.

Fomente la escucha activa

Más valioso que saber hablar es saber escuchar. Si escuchas activamente, será fácil detectar brechas de información, por ejemplo. También podrá hacer preguntas y hacer contribuciones relevantes. Si evita estos errores, podrá gestionar proyectos de TI más exitosos, algo necesario para una organización que está a la vanguardia de la tecnología. Afortunadamente, tenemos una herramienta con la que puede evitar estos errores y muchos otros.

La solución ITSM más completa para la gestión de proyectos de TI

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