Cada líder o gerente de equipo tendrá sus propios métodos para ejecutar la gestión de proyectos de la manera que considere mejor. Es posible que haya utilizado un método que funcionó en el pasado, pero sabemos que las circunstancias, las demandas y las preferencias de los clientes cambian constantemente. Por lo tanto, debes asegurarte de supervisar tus procesos, reforzar la comunicación del equipo y automatizar las tareas manuales para aumentar los niveles de calidad y satisfacción de los clientes. Pero seguramente si ha llegado hasta aquí, es porque desea que la ejecución de su proyecto aumente sus estándares de calidad y la satisfacción de sus clientes. ¿Quieres saber si la gestión de tus proyectos es realmente óptima? Sigue leyendo este artículo del blog y descubre si tu proyecto está actualmente en camino de ser óptimo.

Defina qué es «óptimo» para usted

Lo que funciona en la gestión de proyectos para Google no significa que vaya a funcionar para Apple, ¿verdad? Cada empresa tiene sus propios nichos, particularidades, lenguaje e identidad visual, lo que las hace únicas. Lo mismo ocurre con otras empresas. La gestión de proyectos es como un traje hecho a medida, que debe ajustarse a sus necesidades, objetivos, preferencias y expectativas. Por lo tanto, le sugiero que considere sus debilidades, fortalezas y oportunidades. Además, establezca una comunicación sincera con sus clientes para que el traje sea lo más personalizado posible. Es importante tener en cuenta que la perfección no existe, y lo óptimo no es necesariamente sinónimo de perfección. La clave es ejecutar la gestión que sea más conveniente para usted y sus clientes.

Características que debe tener toda gestión de proyectos óptima

• Gestione sus flujos de trabajo

Es cosa del pasado que un supervisor o líder de proyecto cambie continuamente a los miembros del equipo para «mejorar» el proyecto. Los supervisores o líderes de proyecto no solo confían realmente en sus compañeros de equipo, sino que también saben que los flujos de trabajo eficientes son esenciales. En este punto, hay que reducir la cantidad de obstáculos y procesos manuales y resolver los posibles cuellos de botella que pueden afectar negativamente a estos flujos. Por ejemplo, el método Kanban se usa ampliamente en empresas competitivas. Este método proporciona un enfoque equilibrado entre la demanda de tareas y la capacidad real para lograr la eficiencia dentro del flujo.

• Tome decisiones basadas en datos en la gestión de proyectos

Sabemos que los supervisores, gerentes y/o líderes de proyectos son evaluados dentro de un proyecto por la cantidad de buenas decisiones que toman, lo que hace que parezcan efectivos, productivos y confiables. ¡Ahora, mi consejo es que bases tus argumentos y decisiones en datos! Es cierto que muchas empresas no saben cómo utilizarlos ni cómo sistematizarlos, pero esto ocurre cuando desconocen el potencial de las cifras para mostrar el éxito que ha tenido o está teniendo el proyecto. ¿Recuerdas el método Kanban que mencioné antes? Pues bien, este método te permite hacer un seguimiento de los plazos de las tareas, identificar y resolver los cuellos de botella y obtener estimaciones de los resultados del proyecto. Además, te proporciona diagramas de flujo acumulativos que te ayudan a aumentar la productividad de tu equipo y a determinar las áreas del proyecto que necesitas mejorar.

• Optimice la gestión de proyectos: evalúe en equipo

Al final de un proyecto, reúne a tu equipo para analizar lo que se hizo y lo que se omitió durante el proyecto. Cada miembro podrá aportar su punto de vista, enriquecer los comentarios y, muy probablemente, se generará una fructífera sesión de intercambio de ideas para superar los fracasos. En este sentido, sugiero que respondan juntos a las siguientes preguntas:

• ¿Qué fue positivo?
• ¿Qué obstáculos enfrentaste?
• ¿Cuáles fueron las lecciones aprendidas de los obstáculos y qué salió bien?
• ¿Hubo algo que no quedó claro durante el proceso?
• ¿Cómo puedes seguir adelante?

Los equipos utilizan cada vez más este ejercicio para fortalecer su comunicación, encontrar soluciones de forma colectiva y optimizar la gestión de proyectos.

• Optimice la gestión de proyectos: pase de lo escrito a lo visual

Sí, a muchos de nosotros nos encanta escribir cuando hablamos de datos o información importante. Sin embargo, la información se asimila más rápido si vemos dibujos, gráficos y colores, ¿no crees? ¡Sin duda! Reemplace sus notas adhesivas con ilustraciones en la computadora que reflejen sus objetivos de una manera llamativa y fácil. Además de fechas importantes para asegurarse de que todo se haga según lo previsto. Convierte las tediosas hojas de Excel en paneles inteligentes. De esta forma, puede automatizar los procesos manuales y acelerar la colaboración entre los equipos. ¿Cómo se hace eso? Con las herramientas adecuadas diseñadas especialmente para llevar la gestión de proyectos de 0 a 100.

GB Advisors le ayuda a optimizar la gestión de sus proyectos

Sabemos lo estresante que puede ser liderar la gestión de proyectos, donde no solo tienes que ofrecer resultados para tu empresa, sino también para tus clientes. Por eso queremos proporcionarle todas las herramientas para automatizar sus procesos, ahorrar tiempo y mejorar su desempeño y el de su equipo en este tipo de gestión. Una herramienta vanguardista, asequible y fácil de configurar es Monday.com. Esta plataforma intuitiva y visualmente atractiva será tu mejor aliada para la ejecución óptima de cada una de las tareas asociadas a la gestión de tu proyecto. Esta plataforma le ofrece:

• Espacios de trabajo compartidos para que tu equipo esté siempre sincronizado en la ejecución de las tareas.
• Visualización flexible de sus datos para una comprensión rápida.

• Vistas generales y en tiempo real, para que todos puedan ver en qué se está trabajando.
• Flujos de trabajo potentes que se pueden personalizar según sus necesidades.
• Y mucho más.

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