La automatización de los procesos es quizás la forma más sencilla y eficaz de optimizar el funcionamiento de una organización. También proporciona datos e información generados automáticamente para brindarle una mejor visibilidad de la dinámica en el trabajo, lo que hace que las mejoras futuras de los procesos sean posibles y fáciles. Pero, ¿cómo podemos llevar la agilidad y la eficiencia de la automatización a nuestra organización? Estos son 5 pasos para automatizar el flujo de trabajo en su organización.

La clave es la repetición: identificar las tareas repetitivas.

La evaluación es quizás el primer paso antes de emprender cualquier proyecto. En este caso, lo que evaluarás es el flujo de trabajo de las diferentes áreas de tu organización. Sin embargo, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Utilizar una representación gráfica del flujo de trabajo actual (lo ideal son los diagramas de flujo). A partir de esta representación gráfica, puede proceder a investigar y recopilar datos sobre el proceso no automatizado. De esta forma, podrá encontrar áreas de mejora, posibles cuellos de botella y tareas que pueden borrarse u optimizarse con la ayuda de la automatización. Por último, considere los beneficios de la automatización en términos de tiempo e inversión. Como resultado de todo esto, podrá sentar las bases de un modelo de negocio sólido que le permitirá presentar el proyecto como factible y sostenible.

Defina los objetivos: ¿Qué quiere lograr?

El siguiente paso a tomar una vez que haya identificado el problema es definir el objetivo principal. ¿Qué quiere lograr al automatizar el flujo de trabajo de su organización? Para ello, puede utilizar el flujo de trabajo no automatizado actual como punto de referencia. A partir de ahí, indica el objetivo concreto del proyecto y cuál es su origen real. Por ejemplo, puedes preguntarte: ¿qué es lo que buscas con la automatización que quieres implementar? ¿Quieres mejorar el desempeño organizacional y reducir el tiempo necesario para llevar a cabo un proceso determinado? ¿Quieres optimizar los recursos que se utilizan para hacer que las tareas sean más eficaces? Por lo tanto, sea cual sea su objetivo, debe ser claro y estar alineado con los objetivos de la organización.

Seleccione la solución de automatización que mejor se adapte a sus necesidades.

Hasta ahora, ha identificado tareas y procesos manuales y repetitivos que puede automatizar. Luego, estableció los objetivos del proyecto de automatización y, presumiblemente, estableció metas. En este caso, el siguiente paso es elegir el software que le permitirá automatizar las tareas y los procesos identificados en el primer paso. No cabe duda de que hay muchas soluciones de automatización disponibles en el mercado para optimizar los procesos. Por ejemplo, el marketing, los recursos humanos o incluso la contabilidad y las finanzas son solo tres de las muchas áreas que puede automatizar en su organización. Por eso, tener un objetivo claro le facilitará la elección de la herramienta que cumpla con los requisitos de su organización. Como parte del proceso, pregúntese:

• ¿Necesita que la herramienta se pueda integrar con diferentes soluciones de software?
• ¿Cuántas personas usarán el software?
• ¿Necesita cumplir con las normas de seguridad de datos, como PCI-DSS o HIPAA?
• ¿Puedo implementar una solución en la nube o necesito una implementación local?

Una vez que haya evaluado las soluciones, opte por la herramienta que cumpla con estos requisitos y satisfaga sus necesidades de automatización.

Ya tienes la herramienta de automatización. Ahora, capacite a sus empleados.

No basta con que la herramienta que elija sea integrable con otras soluciones de software y personalizable. Tal vez pueda ofrecerte extras como asistentes basados en inteligencia artificial o un servicio de soporte mejor que el de la competencia. Sin embargo, el proyecto de automatización se considerará un fracaso si sus usuarios finales no saben cómo usarlo. En este sentido, capacitar a los futuros usuarios de la herramienta es fundamental para facilitar su implementación. Con esto, no solo se asegura el éxito de la implementación. También asegurarás el bienestar de tus empleados ante esta nueva variable en sus puestos de trabajo.

Siga optimizando los procesos.

La automatización de los procesos no solo elimina las tareas repetitivas y manuales, sino que aporta agilidad a la dinámica de trabajo. También le brinda acceso a una base de datos sobre el desempeño de los procesos involucrados en la automatización. Estos datos sobre el desempeño de las tareas se pueden usar para elaborar informes y evaluaciones de desempeño en las áreas o procesos automatizados. De esta forma, podrá realizar análisis basados en datos que le permitirán tomar decisiones más eficaces sobre posibles mejoras en los procesos. En conclusión, independientemente del proceso que desee automatizar dentro de su organización, si no tiene un plan bien estructurado y una herramienta que cumpla con sus expectativas, su plan fracasará. Por este motivo, la herramienta que elija debe proporcionarle las opciones de personalización, integración y automatización que mejor se adapten a lo que busca su organización. Y, si está buscando un giro innovador en la forma en que administra a sus empleados y los servicios que prestan dentro de la organización, Freshservice es para usted. Servicio fresco es una mesa de servicio diseñada para agilizar los procesos y flujos de trabajo dentro de cualquier organización, confiando en el poder de la inteligencia artificial para ofrecerle:

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• Gestión de activos y lanzamientos
• Alto nivel de personalización
• Fácil integración con otras herramientas

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