La vida cotidiana de un gerente o representante de ventas de una pyme consiste en hacer malabares con la información de los clientes utilizando hojas de cálculo de Excel. Esto incluye:

• Realizar un seguimiento de los clientes potenciales y las ofertas.
• Monitorear las historias de éxito y los fracasos.
• Mantener un control estricto del proceso de ventas.

Al final del día, ejecutar estas tareas simultáneamente puede resultar difícil de gestionar. Se han utilizado durante años como una herramienta principal para ayudar en la ejecución de estas tareas. Sin embargo, se han vuelto engorrosas y conllevan el riesgo de generar errores de datos. Es por eso que cambiar de una hoja de cálculo de Excel a un software de CRM ya no es algo que deba tenerse en cuenta, pero algo que su equipo de ventas necesitaPor esta razón, vamos a hablar de 9 razones clave por las que el uso del software CRM beneficiará a su empresa en comparación con los métodos tradicionales.

¿Debería sustituirse completamente Excel por un software CRM?

Por lo general, para muchas pequeñas y medianas empresas, Excel representa la primera herramienta para administrar una base de datos de clientes.Debido a su simplicidad y al hecho de que la mayoría de las personas en el campo pueden manejarlo rápidamente sin necesidad de inducción, es ampliamente utilizado. Si bien es cierto que las hojas de Excel pueden ayudarnos a realizar cálculos, analizar datos y ordenar la información relevante, las demandas empresariales actuales no se limitan a estas tareas. Ahora, las empresas están obligadas a:

• Brinde una experiencia de cliente personalizada y de calidad.
• Optimiza la imagen de marca.
• Automatice los procesos de ventas.
• Responda rápidamente a los clientes potenciales a través de varios canales de comunicación, como redes sociales, correo y telefonía.
• Comprenda las preferencias del público objetivo.
• Y mucho más.

Por lo tanto, estos requisitos no se pueden cumplir simplemente utilizando hojas de cálculo de Excel. Cuando se trata de optimizar la gestión de las relaciones con los clientes, estas hojas de cálculo pueden resultar limitantes. Es por eso que muchas pymes están incorporando el software CRM para lograr sus objetivos comerciales de manera efectiva.

De hecho, este tipo de software está creciendo en el mercado y se espera que alcance más de 80 000 millones de dólares en ingresos en 2025. Además, uno de los factores clave detrás del crecimiento del CRM es la accesibilidad. Las empresas desean acceder a los datos de los clientes en tiempo real mediante soluciones móviles y nube soluciones.

9 razones para cambiar de hojas de cálculo de Excel a un software de CRM

1. Mejore la colaboración en los equipos de trabajo

Las hojas de cálculo de Excel son prácticas y muy útiles a la hora de iniciar la gestión de una base de datos de clientes. Sin embargo, a medida que su negocio se expanda y atraiga a más y más clientes potenciales, su capacidad de seguimiento debe aumentar. A su vez, su equipo de ventas crecerá y, en poco tiempo, descubrirá que es imposible actualizar y rastrear todos los datos. Incluso puede perder información vital de los clientes porque las tareas se realizan de forma manual. Además, será un desafío para varios agentes trabajar al mismo tiempo en alineación con los clientes más relevantes porque las tareas se realizan manualmente.¿Cómo puedes transformar esta situación?Identifique un ERP empresarial que le permita:

• Simplifique los flujos de trabajo
• Automatiza todas las tareas.
• Aumente la colaboración entre los miembros del equipo de ventas.

Elija uno en el que pueda publicar comentarios al instante sobre una tarea determinada para dar instrucciones claras y otros agentes puedan responder. Además, puede aprovechar si el software de CRM tiene la funcionalidad de colocar menciones para informar, dar consejos o colaborar en una tarea específica.

2. Optimice la administración del tiempo

¿Sabía que el 71% de los representantes de ventas dicen que dedican mucho tiempo a introducir manualmente los datos de los clientes?Si te sientes identificado, sabrás que la mayor parte del tiempo se debe invertir en vender. En este aspecto, las hojas de cálculo de Excel pueden hacerte perder una enorme cantidad de tiempo y disminuir tu productividad. También ralentizarán el crecimiento de tu empresa e impedirán fidelizar a los clientes.¿Cómo puedes cambiar esto?Implemente un CRM de ventas eso reduce el tiempo dedicado a las tareas manuales y puede agregar automáticamente toda la información que necesita. La información de los clientes potenciales que pueda estar en su sitio web, redes sociales y chats se puede recopilar y almacenar fácilmente con la ayuda de un CRM.

3. Aumente su nivel de automatización

En la actualidad, los agentes de ventas informan que al menos el 50% de su tiempo lo dedican a la prospección no productiva.En este sentido, las hojas de cálculo de Excel son extremadamente limitadas en términos de automatización.Por ejemplo, las soluciones en la nube que ofrece Google Sheets pueden ofrecer ciertas opciones de automatización, pero no garantizan la seguridad digital de los datos.Además, la información no se puede compartir rápida o fácilmente con otros miembros del equipo.Sabiendo que el tiempo es dinero, la creación de flujos de trabajo automatizados le ahorrará tiempo y facilitará la comunicación con su cliente potencial.¿Qué puede hacer?Utilice un software CRM que proporcione automatización en todas las acciones esenciales inherentes al proceso de ventas, especialmente si le ofrece activar acciones automáticas y crear flujos personalizados para sus clientes potenciales y agentes, a medida que avanzan en las etapas de venta.

4. Rastrea las acciones en tiempo real

Esta estadística habla por sí sola: los estudios muestran que entre el 35 y el 50% de las ventas van al representante que respondió primero al cliente potencial.Claro, las hojas de cálculo te ayudan a recopilar datos con el fin de tener una base de datos de clientes, pero no son las más modernas ni las más ideales.¿Cómo puedes cambiar esta situación de manera positiva?Identifique e implemente un software de CRM de ventas capaz de mostrarle toda la información que necesita para actuar en tiempo real. Además, uno que tenga la capacidad de rastrear las interacciones en múltiples puntos de contacto. De esta manera, su equipo de ventas puede ver todos los datos relevantes relacionados con todas las oportunidades de ventas al mismo tiempo.

5. Amplíe fácilmente las oportunidades de venta

Como se mencionó anteriormente, a medida que su empresa y sus equipos crezcan, los procesos de trabajo madurarán y se volverán más complejos. Todo esto significa que tanto el volumen como la velocidad de los datos se ingresarán y conservarán en las hojas de cálculo aumentará.Y desde una interfaz manual, no será posible ampliar las oportunidades de venta. Un CRM sólido y escalable puede gestionar la escala y la complejidad a medida que su organización crece. Especialmente si gestiona miles de clientes potenciales.

6. Aumente la seguridad de sus datos

Las hojas de cálculo se copian, comparten y son difíciles de proteger desde el punto de vista de la ciberseguridad. De hecho, a veces es difícil saber quién las ha modificado y los datos se pueden manipular. Otro inconveniente de las hojas de cálculo es que se pueden eliminar fácilmente y es imposible recuperarlas. Al no tener niveles de seguridad digital mínimamente aceptables, se abre una brecha en la que cualquiera puede robar datos confidenciales. Un sistema de CRM que establece los parámetros adecuados para la protección de datos es Vtiger CRM. Proporciona un equipo de seguridad especializado para descubrir y abordar vulnerabilidades dentro del sistema mediante parches. Además, Vtiger realiza copias de seguridad diarias de las bases de datos y archivos que ha almacenado. Esta copia de seguridad se almacena en un servidor separado para mayor protección en caso de falla de hardware. Si ocurre una falla de hardware, el acceso a los datos y servicios se restaura en tan solo 8 horas.

7. Implemente una visión centralizada del cliente

Utilizar hojas de cálculo diarias para rastrear los datos de los clientes es una tarea ardua para un solo equipo.Desde Excel, es casi imposible compartir la hoja con otros equipos.Tampoco es fácil obtener un historial actualizado y completo de todas las interacciones con los clientes potenciales y actuales.En este sentido, CRM Vtiger está diseñada para proporcionar a todos los equipos una visión única del cliente. Esta herramienta le garantiza una vista centralizada con múltiples aplicaciones y pantallas para una comprensión de 360 grados, donde encontrará:

• Registros relacionados con contactos, casos, eventos y negociaciones.
• Las situaciones y los factores que provocan la deserción de clientes.
• Microsegmentación de clientes.
• Y mucho más.

8. Usa inteligencia artificial

¿Sabías que el 46% de las pequeñas y medianas empresas utilizan actualmente la IA en sus departamentos de ventas y marketing?El software CRM como Vtiger tiene motores de inteligencia artificial que monitorean y analizan grandes cantidades de datos a largo plazo. Además, puede establecer rutas óptimas a partir de datos anteriores y ayuda a acelerar las ventas y brindar la mejor atención al cliente.

9. Facilitar la configuración y la administración

El acceso y la edición de hojas de cálculo desde múltiples dispositivos puede ser limitante cuando la cantidad de clientes potenciales aumenta rápidamente. En este sentido, Vtiger CRM es fácil de configurar y administrar desde múltiples dispositivos, lo que hace que sea más fácil y rápido responder a los clientes cuando lo necesiten.

¿Quiere modernizar su equipo de ventas con un CRM?

Mantenerse al día con los cambios tecnológicos y económicos actuales puede ser un desafío para los equipos de ventas de las pymes. Sin embargo, no tiene que enfrentarse solo a esta situación. En GB Advisors, podemos ayudarlo a integrar esta y otras soluciones tecnológicas para automatizar sus procesos y atraer a más clientes potenciales. Le ofrecemos una atención personalizada con la instalación y configuración de cualquier software. También recibirá el asesoramiento de nuestro grupo de expertos. Le guiarán paso a paso para que estas herramientas funcionen correctamente y le ayuden a alcanzar sus objetivos. Póngase en contacto con nosotros hoy y reciba un libre consulta!