La selección de un sistema para gestionar las solicitudes de los usuarios es el primer paso para mejorar la calidad de su servicio técnico. Sin embargo, este proceso puede complicarse un poco debido a la gran cantidad de mesa de servicio software que existe actualmente en el mercado.  

Cada una de estas plataformas tiene sus puntos fuertes y débiles, por lo que es importante elegir la que mejor se adapte a las necesidades de su equipo de TI. De esta forma, puede evitar sorpresas que puedan afectar negativamente a la calidad de su servicio y a la imagen de su empresa.  

Para ayudarlo con esta importante tarea, en este artículo le daremos algunos consejos para seleccionar un software de mesa de servicio y también aprenderá las ventajas de implementar esta herramienta. ¡Empecemos!

¿Cuáles son los beneficios de implementar un software de mesa de servicio?

Mejora la comunicación interna con tu equipo: Los usuarios ya no tienen que consultar con qué departamento deben contactar para resolver sus dudas. Solo necesitan crear un ticket y el sistema lo asignará automáticamente a la persona adecuada.

Aumente la productividad del equipo: Le ayudará a simplificar las tareas de los agentes mediante la creación de . También puede automatizar los procesos repetitivos y utilizar plantillas prediseñadas para acelerar la creación de tickets.  

Facilitar la mejora continua: Le permiten crear informes para analizar el rendimiento de su equipo de TI y compartir esta información de forma transparente con los agentes, gerentes y ejecutivos de su empresa.

Consejos para seleccionar un software de mesa de servicio

1. Cree una estrategia para mejorar su servicio de atención al cliente

Algunas empresas miden la calidad de su servicio a través de la calificación otorgada por sus usuarios. Sin embargo, otras profundizan y tienen en cuenta la cantidad de clientes que regresan como una señal de que están ofreciendo un servicio de calidad.

Al analizar esta información, podrá comprender mejor sus prioridades y seleccionar un sistema que esté alineado con sus objetivos empresariales.  

2. Comprenda las expectativas de sus clientes y empleados

Antes de seleccionar un software de mesa de servicio, debe saber qué esperan sus clientes de su empresa. Por ejemplo, mientras que algunos usuarios están interesados en obtener una respuesta rápida cuando se comunican a través de un chat, otros pueden necesitar una base de conocimientos que les permita leer desde un dispositivo móvil.

Puedes conocer esta información monitorizando las veces que mencionan a tu empresa en las redes sociales, revisando las soluciones de tu competencia o preguntando a tus usuarios directamente a través de una encuesta.

En cuanto a sus empleados, el objetivo es reducir el estrés de los agentes para que puedan hacer su trabajo de manera eficiente. Por lo tanto, es importante escuchar la opinión de los gerentes y del personal de TI para poder seleccionar una solución que cumpla con sus expectativas.

3. Conozca la escalabilidad del producto

Antes de tomar una decisión, debes comprobar con tu equipo de TI si la herramienta que has preseleccionado te permitirá dar soporte a un gran número de usuarios.

Al seleccionar un software escalable, podrá comunicarse mejor con sus clientes y colaborar con otros departamentos, sin sacrificar la calidad del servicio. Además, tendrá la seguridad de que, incluso en caso de que decida expandir su negocio, esta plataforma tendrá la capacidad de gestionar un gran volumen de solicitudes.

4. Concéntrese en su presupuesto

Independientemente del tamaño de su equipo de TI, el presupuesto siempre será un factor importante que debe tener en cuenta al seleccionar un software de mesa de servicio. Estos son algunos factores que debe tener en cuenta para seleccionar una solución que se ajuste a sus estimaciones.

No se distraiga con descuentos o precios bajos: Una herramienta de bajo costo no garantiza que tenga funciones útiles. Lo mejor es seleccionar un sistema que se adapte a las necesidades de tu equipo, incluso si tienes que pagar un poco más.  

Consulte su decisión con sus líderes: Muestre las herramientas seleccionadas a sus líderes y pídales su aprobación antes de tomar una decisión. Intente hacer este proceso de manera transparente, para que sus superiores sepan cómo se invierte el dinero.  

Seleccione una solución que funcione en la nube: En lugar de comprar una licencia de software, implemente una en la nube sistema que ofrece planes de pago flexibles. Además, comprueba si ofrecen descuentos al suscribirte a un plan anual y si hay cargos adicionales por usar las funciones del sistema.

5. Pregunte si tienen una versión de prueba

Algunos programas de mesa de servicio ofrecen un período de prueba gratuito, que puede utilizar para conocer mejor el sistema y tener más confianza en la decisión de compra.  

También puede utilizar esta versión de demostración para conocer sus funciones y rendimiento. Durante este período, pida a los agentes de TI que tomen nota de las funciones que consideran útiles y de las deficiencias, para que puedan evaluar mejor cada herramienta.

¿Está dispuesto a probar un software de mesa de servicio?

Una vez que haya analizado los puntos que mencionamos anteriormente, le recomendamos que se reúna con su equipo de TI para que juntos puedan revisar las opciones disponibles y tomar la mejor decisión.

Por el contrario, si aún no has encontrado una herramienta rica en funciones y con un precio asequible, déjame decirte que tu búsqueda finaliza ahora mismo. Servicio fresco tiene una plataforma diseñada para optimizar los flujos de trabajo dentro de cualquier organización. Y tiene planes que se adaptan a las necesidades de su empresa.

Además, tiene un alto nivel de personalización y puedes integrarlo fácilmente con otros sistemas para automatizar tus tareas y colaborar con otros departamentos.

En GB Advisors, le ayudamos a integrar esta y otras soluciones tecnológicas para aumentar sus ventas e impulsar su servicio de atención al cliente. Le ofrecemos una atención personalizada con la instalación y configuración de cualquier software.

También recibirás el asesoramiento de nuestro grupo de expertos, que te guiarán paso a paso para que puedas aprovechar al máximo todas estas herramientas.  

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