4 soluciones para automatizar los procesos de su organización
La automatización puede ser clave para el futuro de su organización.
Por ello, asumir el riesgo y gestionar una empresa utilizando un software de automatización como herramienta es una buena forma de aliviar la carga de las partes interesadas. Como resultado, obtendrá mejoras significativas en el desempeño general de la organización.
Por lo tanto, en esta entrada de blog, descubrirás la importancia de la automatización en la gestión de las organizaciones. Además, le proporcionaremos cuatro soluciones para automatizar áreas clave de su organización.
Por qué automatizar los procesos en su organización
A pesar del tamaño de la organización en cuestión, cualquier área o departamento puede sufrir:
- Demasiados manuales y tareas repetitivas
- Comunicación ineficiente entre los equipos y las partes interesadas del proyecto
- Mala trazabilidad de los proyectos
Por ejemplo, según los datos publicados por Asana, los empleados solo dedican el 27% de su tiempo a tareas relacionadas con sus funciones específicas. Esto se debe a que dedicaban el resto de su tiempo de trabajo a tareas manuales y repetitivas.
Además, si a esta comunicación ineficiente le sumamos la poca transparencia en los procesos, la organización en cuestión podría estar a punto de sufrir pérdidas económicas.
Con esto en mente, implementar y usar la automatización es la solución ideal para evitarlo y, a continuación, presentamos cuatro soluciones de software para automatizar los procesos de manera adecuada.
4 soluciones para automatizar los procesos de su organización
Mesa de servicio ITSM
Las operaciones ininterrumpidas, los procesos eficientes y los agentes productivos son solo algunas de las características de un buen servicio de TI.
Sin embargo, el rendimiento de su equipo de TI y su administración ya no dependen de la experiencia de sus agentes. Hoy en día, también depende de si tienen soluciones para automatizar los procesos y administrar esta área correctamente.
En este sentido, tener a mano una mesa de servicio de ITSM puede mejorar la labor de sus agentes para que puedan brindar un buen servicio sin esfuerzo.
Por ello, contar con una herramienta como una mesa de servicio de ITSM y un equipo de agentes cualificados y con experiencia serán factores clave para tener un rendimiento sobresaliente.
Entonces, ¿qué ofrece una mesa de servicio de administración de servicios de TI a su organización?
Un servicio de asistencia de ITSM le ofrece:
- Erradicación de las tareas manuales y repetitivas con flujos de trabajo automatizados
- Comunicaciones eficientes, centralizadas y automatizadas
- Procesos más rápidos y eficientes gracias a la gestión centralizada de la información y las comunicaciones
Software de RRHH
Según la Harvard Business Review, tener buenos procesos de incorporación aumenta la retención de nuevos empleados hasta en un 50%.
Además de esto, también puede aumentar la productividad de esos empleados en más de un 60%.
En este sentido, confiar en el software y la automatización se vuelve esencial para aprovechar al máximo el valor que pueden ofrecerle los nuevos talentos que ingresan a su organización.
Entonces, ¿qué puede ofrecerte un software de contratación y recursos humanos?
Además de gestionar los procesos de contratación de nuevos talentos, este software permitirá a su organización:
- Centralice los procesos de contratación con flujos de trabajo de contratación automatizados
- Elimine los silos de información unificando la administración de la información de los empleados y los procesos de selección
- Gestione la contratación, la incorporación y los empleados habituales en un solo lugar
Software de mesa de ayuda
Según PWC, es probable que casi la mitad de los clientes (el 49%) abandonen un servicio en el que han confiado después de una sola mala experiencia.
En consecuencia, los clientes de hoy en día desean un servicio de calidad entregado de manera asertiva, eficiente y oportuna. Por lo tanto, no hay alternativa; tener un servicio de atención al cliente de calidad es vital si no quieres perder clientes por el camino.
Como resultado de esta tendencia, las organizaciones deben estar preparadas para enfrentar los desafíos de tener un servicio de atención al cliente de calidad; por ejemplo, no solo necesitan agentes capacitados, sino que también necesitan soluciones de software para automatizar los procesos en el área de soporte, como un servicio de asistencia.
Por lo tanto, ¿cómo puede mejorar la atención al cliente de su organización con una mesa de ayuda?
- Centralización de la administración de los informes y la información de los procesos
- Reuniendo todos los canales de comunicación entre agentes y clientes en un solo lugar
- Tener una visión de 360 grados de todo su servicio de atención al cliente, gestionándolo todo sin utilizar varias herramientas simultáneamente
Software de gestión de proyectos
La realidad detrás de un proyecto exitoso puede estar lejos de ser bonita. En este sentido, el caos, los procesos lentos e ineficientes, el incumplimiento de los plazos, los resultados de baja calidad y el desperdicio de recursos son solo algunos de los puntos más bajos que puede tener cualquier proyecto.
Sin embargo, esto no es lo que significa un proyecto realmente exitoso porque, a pesar de cumplir sus objetivos, estas ineficiencias pueden generar pérdidas monetarias para la organización.
En consecuencia, incorporar la automatización a sus proyectos con un software de gestión de proyectos es esencial para dar un salto de calidad que satisfaga a las partes interesadas.
En última instancia, ¿qué le ofrece a su organización la automatización de los procesos de gestión de proyectos?
- Los equipos se comunican mejor entre sí
- Procesos más transparentes
- Mejor cumplimiento de las normas de seguridad de datos
- No más recursos desperdiciados
3 consejos para automatizar con éxito los procesos y servicios en su organización
Si bien la automatización de los procesos y servicios de su organización a través del software no es complicada, debe estar preparada como organización para enfrentar este cambio y obtener un retorno de la inversión más rápido.
Por lo tanto, para ayudarlo con esto, aquí hay 3 pasos esenciales para lograrlo.
Paso 1: Identificar las tareas repetitivas
En primer lugar, evalúe el flujo de trabajo del área cuyo desempeño desea mejorar e identifique los cuellos de botella y las tareas que no agregan valor.
Paso 2: Defina los objetivos para los que desea automatizar
En segundo lugar, defina el objetivo de implementar una herramienta de automatización para resolver un problema de rendimiento.
Paso 3: Seleccione la herramienta de automatización que mejor se adapte a las necesidades de su empresa
En última instancia, es el momento de elegir la herramienta de software que mejor se adapte a lo que desea y a la realidad de su organización.
¡Automatizar es más fácil de lo que piensas!
Por último, tomando el ejemplo de la gestión de servicios de TI, el software necesario para optimizar esta área debe ser capaz de:
- Automatice los flujos de trabajo, los procesos, las tareas e incluso las comunicaciones
- Integrable con el ecosistema de herramientas que ya se utilizan en su empresa
- Sea personalizable y adaptable a las características estéticas y funcionales de su empresa
- Facilite el cumplimiento de los estándares de seguridad de datos y del sector
En este caso, si quieres optimizar el área de TI de tu organización, ServiceNow es la opción ideal.
¿Por qué? Porque le ofrece automatización, mejor trazabilidad y mejor monitoreo, además de un mejor cumplimiento de los estándares de seguridad de los datos. Por lo tanto, tendrá todo lo que necesita para elevar el estándar de calidad de la gestión de los servicios de TI de su organización.
¿Quieres saber más sobre cómo automatizar los procesos en tu empresa? En GB Advisors le ofrecemos la formación, el soporte y el asesoramiento que necesita para elegir e implementar las herramientas de software en su organización. La herramienta que mejor se adapta a las necesidades de su organización y de sus empleados está aquí, ¡póngase en contacto con nosotros!
