Todos hemos jugado a ese juego infantil en el que hacemos cola y alguien empieza por decir una frase. Cuando pasa por los oídos de todos y llega al final de la fila, el mensaje termina siendo un completo desastre. Para nosotros, como niños, es un resultado divertido. Sin embargo, cuando algo así ocurre en el trabajo, es un asunto muy serio. La comunicación en el trabajo no es un juego y, a pesar de tener tantas herramientas tecnológicas a nuestra disposición, a veces no logramos hacerla efectiva. Entonces, preparémonos para hablar un poco sobre 3 prácticas clave que debes conocer para mejorar la comunicación en el entorno laboral.

¿Por qué deberíamos tener mejores prácticas de comunicación?

La COVID-19 aceleró la tendencia de trabajar desde casa. Sin embargo, nuestros problemas de comunicación no empezaron ahí. La globalización en sí misma ha cambiado la forma en que los seres humanos se conectan entre sí. Nos encontramos en una sociedad diferente, donde existe una inmensa necesidad de valores como la cercanía, la autenticidad y la coherencia. Un informe de la Organización Internacional del Trabajo de las Naciones Unidas reveló que los empleados remotos son vulnerables a trabajar más horas. Con un ritmo de trabajo más intenso, interferencias entre el trabajo y el hogar y un mayor estrés. Todos estos factores tienen un impacto directo en la calidad de la comunicación en el trabajo. No es ningún secreto que las organizaciones que tienen éxito en la comunicación son las que tienen éxito. Sin embargo, las personas con técnicas de comunicación deficientes se ven afectadas por el incumplimiento de los plazos, el menor compromiso de los empleados, la falta de confianza en los gerentes y el bajo número de empleados. Entonces, ¿qué hacer?

Conozcamos 3 prácticas clave que pueden aumentar la eficacia de la comunicación en el trabajo:

1 Comunicación sencilla.

Sí, es cierto que tenemos mensajería instantánea, como correos electrónicos. Sin embargo, un correo podría resolver o hacer que todo fuera más difícil. Si el equipo de trabajo está escribiendo correos electrónicos y son demasiado complicados de entender, los pequeños malentendidos pueden convertirse rápidamente en un drama de alto nivel. Por eso es importante que, en todos los aspectos de la comunicación en el trabajo, el primer enfoque sea hacerlo de forma sencilla.

Es mejor abordar con una lista breve y precisa con viñetas que utilizar un texto largo en el que esperamos que otros interpreten o extraigan la información relevante. Hablar simplemente también implica ponernos en el lugar de los demás. Pues uno de los casos del trabajo remoto es que los departamentos están vinculados de forma más directa. Y las distintas ramas del conocimiento y la información chocan.

Por ejemplo: un agente de recursos humanos que intenta entablar una conversación con un agente de TI sobre un problema. Si el agente de TI intenta explicar la situación desde un punto de vista técnico en lugar de ir al grano, las cosas podrían empeorar. Es mejor pensar en el lugar de la otra persona y considerar si nuestras palabras son fáciles de interpretar.

Por otro lado, la comunicación simple también consiste en reconocer la importancia de los detalles. Muchas veces podemos pensar que una reacción o un mensaje con una respuesta afirmativa significan poco. Pero es posible mejorar la comunicación en el trabajo si simplemente respondemos con un «sí» o reaccionamos confirmando que hemos entendido o recibido la comunicación.

2 Lenguaje corporal digital

Es posible que, con los múltiples canales de comunicación y la tecnología que nos rodea, olvidemos el lado humano. Hacer un uso adecuado de las nuevas tecnologías es la mejor manera de evitar perder el contacto humano. Y es por eso que una práctica de comunicación clave en el trabajo es el lenguaje corporal digital, que se produce a través de videollamadas.

La organización de reuniones semanales entre líderes y empleados cara a cara brinda a ambas partes la oportunidad de discutir cualquier tema que, de otro modo, podría olvidarse. Estas reuniones pueden consistir en una simple conversación sobre el horario de trabajo o en compartir ideas. Sin embargo, las reuniones breves y periódicas ayudarán a aumentar la transparencia entre los gerentes y los empleados y a aligerar la presión.

Las reuniones cara a cara ayudan a generar confianza y fortalecer las relaciones dentro del equipo. Esto es especialmente importante para los nuevos empleados, ya que tendrán la oportunidad de asociar nombres con rostros. Luego, conozca a los miembros de su equipo, lo que les ayudará a colaborar mejor. También es necesario tener en cuenta que cuantas más personas del equipo hablen entre sí, más confianza se generará.

Además, mirarnos a la cara y poder establecer un contacto real entre nosotros nos hace crecer, nos nutre y nos enriquece. Una sonrisa, un gesto facial o una expresión de acuerdo son aspectos que no pueden sustituirse por un correo electrónico. De tal forma que una videoconferencia podría constituir un cambio muy importante en la comunicación en el entorno laboral.

3 Uso de software y herramientas tecnológicas

La comunicación es fundamental para el éxito de los equipos remotos. Y la adopción de las herramientas y el software adecuados desempeña un papel clave para facilitarlo. Por lo tanto, una de las prácticas de comunicación más importantes en el lugar de trabajo es la implementación de herramientas tecnológicas.

Establecer procesos y una plataforma fácil de usar mejorará el rendimiento de su equipo. Manténgase al tanto de las actualizaciones de la empresa y permita que su equipo se sienta seguro y cerca. Lograr una colaboración fluida.

Por lo tanto, asegúrese de invertir en la tecnología que lo ayudará a cerrar la brecha física. Con herramientas como la voz, el vídeo, las herramientas de colaboración en línea y el software para compartir archivos, puedes asegurarte de que los miembros de tu equipo remoto tengan una experiencia laboral atractiva y productiva. Entre las herramientas más conocidas e indispensables para todas las organizaciones se encuentran Zoom, Google Drive y el software de gestión de servicios, como Servicio fresco.

Freshservice le permite comunicar los problemas entre los miembros del equipo en tiempo real. Además de comunicar tareas y gestionar solicitudes de diversas áreas de la empresa. Esta herramienta puede ofrecer a tu equipo una visión clara del progreso del proyecto y, al mismo tiempo, mantener a todos informados sobre quién está trabajando en qué, lo que puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a hacer preguntas innecesarias.

Disponer de una infraestructura fiable, segura y bien equipada es la base para una colaboración fluida y un trabajo remoto eficaz. La implementación de herramientas tecnológicas personalizadas podría ser el paso que su empresa necesita para mejorar la comunicación en el trabajo.