La transformación digital de procesos interdepartamentales ofrece múltiples beneficios. Y es que los entornos hiperconectados aumentan la productividad y reducen los riesgos laborales de distinta naturaleza. En este caso, la implementación de un software colaborativo es uno de los recursos más intuitivos para la sincronización de los ambientes laborales.

De esta forma, la digitalización de las oficinas va más allá del empoderamiento de los empleados y la rentabilidad empresarial. Esta permite mantener el control sobre el desempeño macro de cada departamento; así como ayuda a los equipos de TI a resolver problemas con mayor facilidad y a optimizar las experiencias front-desk de forma acertada.

En este artículo, respondemos tus dudas sobre el software colaborativo y exploramos sus principales ventajas.

¿Qué es un software colaborativo?

Los software colaborativos son plataformas diseñadas para mejorar el trabajo en equipo. Ayudan a los implicados a alcanzar objetivos, cumplir con deadlines y mejorar el tiempo invertido en cada tarea.  Por esto, las herramientas colaborativas son especialmente útiles en empresas medianas y grandes; debido a que las brechas comunicacionales suelen ser más amplias y las oficinas más caóticas.

Con un software colaborativo puedes integrar todos los departamentos codependientes. Esto se traduce en: reducción de tiempos de espera, organización de papeleo y mejoría en las relaciones interdepartamentales. Asimismo, ayuda a mejorar la percepción del cliente final sobre los procesos de tu empresa, y ofrece a los project managers una visión panorámica de las actividades a su cargo.

Por otro lado, los equipos de TI agilizan sus tiempos de respuesta a conflictos en los sistemas y se logra una comunicación idónea entre desarrolladores, técnicos y gerentes de tecnología. De esta manera, es posible monitorear de forma integral el desarrollo de toda la red empresarial y acelerar la implementación de nuevas tecnologías.

Características de un buen software para el trabajo interdepartamental

Sin duda, la transformación digital de las oficinas crea el equilibrio perfecto entre autonomía y gestión. Para que esto suceda con éxito en tu empresa, debes elegir un software colaborativo que reúna las siguientes características:

• Procesos flexibles

Los flujos de trabajo son imprescindibles para el control de los proyectos. Sin embargo, la microgestión puede arruinar el desempeño de los equipos. Los procesos flexibles, diseñados para las necesidades de cada proyecto, dan la libertad a los integrante de conseguir objetivos de forma cómoda y sin descuidar sus labores.

La plataforma colaborativa debe ofrecer monitoreo del avance de las tareas. Y al mismo tiempo facilitar el trabajo en equipo. Esto puede traducirse en chats, hilos de conversaciones, workflows, tableros, etiquetas y transferencia de archivos.

• Interfaz amena

Un diseño sencillo, limpio y fácil de utilizar. Un software colaborativo debe mantener la horizontalidad. Ten en cuenta que cada departamento está dotado de profesionales de diversos sectores y no todos tienen el mismo nivel técnico.

• Actualizaciones en tiempo real

Los equipos de trabajo deben responder oportunamente a cada requerimiento. Con un buen software colaborativo puedes decir adiós a las reuniones tediosas, respuestas inconclusas y la falta de transparencia en los procesos de la organización.

• Personalización de software

Tu equipo de sistemas debe ser capaz de integrar el software a la red de recursos TI; como CRM, suites de fidelización de clientes, software de marketing y más. De igual forma, es imprescindible que la herramienta se pueda modificar o adaptar a las necesidades tecnológicas de la empresa.

• Organización

Debe facilitar a tus project managers, gerentes y técnicos el beneficio de la organización. Mantén toda la información en un solo lugar, ordenada por evento y con datos contextuales que aceleren el tiempo de respuesta de los cargos más altos.

5 ventajas competitivas de usar un software colaborativo

Ciertamente, los ambientes digitales laborales incrementan el ROI y mejoran la experiencia del usuario considerablemente.  Sin embargo, la plataformas colaborativas tienen otras ventajas competitivas que favorecen el crecimiento de las empresas. Estas son algunas de ellas:

# 1 Proyectos ágiles

Scrum, Kanban o XP. El software colaborativo genera entornos ideales para el trabajo en equipo y el desarrollo de proyectos que requieren de la integración de tecnologías, creatividad y escalabilidad.  Cuenta con tableros que integran salas de chat grupales, asignación de tareas, mensajería privada, notas fijas y actualizaciones de casos.

Esto es especialmente útil para equipos de tecnología. Pues les ayuda a resolver en tiempo récord los inconvenientes de los clientes finales, y con ello, reducir el downtime.

# 2 Cumplimiento de SLA y otros protocolos

Mantén el control sobre los estándares de calidad y promueve la estandarización con QAs eficientes. Las plataformas unificadas permiten una visión clara de todos los procesos internos y destinados al cliente final. Tus managers, editores o gerentes pueden colaborar con el resto de los integrantes departamentales para asegurar el cumplimiento de protocolos y Acuerdos de Nivel de Servicio.

De igual forma, ayuda a combatir la corrupción dentro de la empresa y a implementar prácticas éticas dentro del ambiente laboral.

# 3 Empleados productivos y con objetivos claros

Uno de los aspectos más interesantes de trabajar en línea es la autogestión y los modelos enfocados en alcanzar objetivos. Por esto, cuando las empresas empiezan a cambiar sus oficinas físicas por entornos digitales, observan mejoría en la productividad de sus empleados.

Asimismo, se percibe un aprovechamiento óptimo del tiempo y aumento en la tasa de satisfacción de los departamentos. La respuesta a estos cambios es sencilla: el software colaborativo ayuda a distribuir la carga laboral de forma equitativa y reduce los tiempos de espera en los trámites interdepartamentales.

# 4 Ejecución holística de estrategias

Todos los procesos dentro de una empresa requieren de un plan de acción. Sobre todo cuando se trata de administración, marketing y ventas. Con el apoyo de una plataforma colaborativa, los responsables de cada departamento pueden monitorear de cerca los avances de sus tácticas y el flujo de trabajo de sus equipos.

En este sentido, las notificaciones sobre el desarrollo de cada procedimiento y la comunicación constante juegan un rol esencial. Estos datos permiten tomar medidas tempranas para evitar inconvenientes, obstáculos y estrategias mal orientadas.

# 5 Atención al cliente satisfactoria

Atiende a tus potenciales clientes y compradores con fluidez. Los software colaborativos permiten tratar cada caso de forma independiente y crear entornos de trabajo especializados. Puedes crear grupos interdepartamentales para atender requerimientos especiales, emergencias y consultas sin generar retrasos que afecten tu rentabilidad.

Uno de los software colaborativos más confiables del mercado es Freshconnect de Freshworks. Cuenta con un diseño agradable e intuitivo para el uso de todos los equipos de trabajo en tu empresa. Además, puedes integrar el programa a otros recursos de TI destinados a la atención al cliente.  

En GB Advisors podemos ofrecerte toda la asesoría necesaria para la transformación digital de tu empresa. Contáctanos.