Seleccionar un sistema para gestionar las solicitudes de tus usuarios es el primer paso para mejorar la calidad de tu servicio técnico. Sin embargo, este proceso puede complicarse un poco, debido a la gran cantidad de software de service desk que existen actualmente en el mercado.
Cada una de estas plataformas posee sus propias fortalezas y debilidades, por lo que es importante elegir la que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo de TI. Así podrás evitar sorpresas que puedan impactar de forma negativa la calidad de tu servicio e imagen de tu negocio.
Para ayudarte con esta importante tarea, en este artículo te daremos algunos tips para seleccionar un software de service desk y conocerás las ventajas de implementar esta herramienta. ¡Comencemos!
¿Cuáles son los beneficios de implementar un software de service desk?
Mejoran la comunicación interna con tu equipo: Los usuarios ya no tienen que consultar a cuál departamento deben contactar para resolver sus dudas. Solo deben crear un ticket y el sistema los asignará de forma automática a la persona indicada.
Aumentan la productividad del equipo: Te ayudan a gestionar las tareas de los agentes mediante flujos de trabajo. También puedes automatizar los procesos repetitivos y usar plantillas prediseñadas para simplificar el envío de solicitudes.
Facilitan la mejora continua: Te permiten crear reportes para analizar el desempeño de tu equipo de TI, y compartir esta información de forma transparente con los agentes, gerentes y los ejecutivos de tu empresa.
Tips para seleccionar un software de service desk
1. Crea una estrategia para mejorar tu servicio al cliente
Algunas empresas miden la calidad de su servicio a través de la calificación que le dan sus usuarios. No obstante, otras profundizan más y toman en cuenta el número de clientes recurrentes. Esto lo interpretan como una señal de que están ofreciendo un servicio de calidad.
Con esta información podrás tener una imagen clara de tus prioridades. También te servirá para seleccionar un sistema que esté alineado con los objetivos de tu negocio.
2. Entiende las expectativas de tus clientes y empleados
Antes de seleccionar un software de mesa de servicio, debes conocer lo que tus clientes esperan de tu empresa. Puedes conocer esta información monitoreando las veces que mencionan a tu empresa en las redes sociales, revisando las soluciones de tu competencia. También puedes preguntarle directamente a tus usuarios mediante una encuesta.
En cuanto a tus empleados, el objetivo su reducir para que puedan hacer su trabajo de forma eficiente. Por lo que es importante conocer la opinión de los gerentes y personal de TI. Así podrás seleccionar una solución que cumpla con sus expectativas.
3. Conoce la escalabilidad del producto
Antes de tomar una decisión, debes asegurarte que la herramienta permite gestionar un gran número de usuarios.
Al seleccionar un sistema escalable, podrás comunicarte mejor con tus clientes y colaborar con otros departamentos. Además, estarás seguro de que esta plataforma tendrá la capacidad de gestionar un gran volumen de solicitudes.
4. Enfócate en tu presupuesto
Si importar el tamaño que tenga tu equipo de TI, el prepuesto siempre será un factor relevante al momento de seleccionar un software de Service Desk. A continuación, te mostramos algunos factores que debes considerar para seleccionar una solución que se ajuste a tus estimaciones.
No te distraigas con descuentos o precios bajos: Una herramienta que tenga un bajo costo, no garantiza que tenga funciones útiles. Es mejor seleccionar un sistema que satisfaga las necesidades de tu equipo, incluso si tienes que pagar un poco más.
Consulta tu decisión con tus líderes: Muéstrale las herramientas seleccionadas a tus líderes y solicita su aprobación antes de tomar una decisión. Tratar de realizar este proceso de forma transparente para que tus superiores conozcan cómo se está invirtiendo el dinero.
Selecciona una solución que opere en la nube: En vez de comprar la licencia de un software, implementa un sistema basado en la nube, que ofrezca planes de pago flexibles. Consulta también si ofrecen descuentos al suscribirte a un plan anual y si existen cargos adicionales por usar sus funcionalidades.
5. Pregunta si cuentan con una versión de prueba
Algunos software de mesa de servicio ofrecen un periodo de prueba gratuito. Esto te ayudará a conocer mejor el sistema y estar más seguro en cuento a tu decisión de compra.
También puedes usar esta versión demo para conocer sus funciones y desempeño. Durante este periodo, los agentes pueden documentar las características que encuentran útiles y las fallas. Así podrás evaluar mejor cada herramienta.
¿Te animas a probar un software de Service Desk?
Una vez que hayas analizado los puntos que mencionamos anteriormente, te recomendamos reunirte con tu equipo de TI, para que puedan evaluar sus opciones y tomar la mejor decisión.
Por el contrario, si aún no has encontrado una herramienta rica en funciones y con un precio asequible, déjame decirte que tu búsqueda termina aquí mismo. Freshservice cuenta con una plataforma diseñada para agilizar los flujos de trabajo dentro de cualquier organización, y tiene planes que se ajustan a las necesidades de tu negocio.
Además, posee un alto nivel de personalización y puedes integrarla fácilmente con otros sistemas. Así podrás automatizar tus tareas y colaborar con otros departamentos.
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