¿Tienes problemas coordinando tus proyectos de TI? Bueno, déjame decirte que no estás solo, para muchos profesionales es un reto dominar los diferentes aspectos que se requieren para llevar adelante esta tarea.
Sin embargo, no dejes que esto te asuste. Existen varias estrategias que puedes aplicar para gestionar tus proyectos de forma exitosa y obtener los mejores resultados.
En este artículo, te mostraremos algunos tips útiles que te ayudarán a comenzar. ¡Así que sigue leyendo y prepárate para emprender tu próximo proyecto de TI!
1. Define los objetivos y expectativas de tus proyectos de TI desde el comienzo
Si no tienes un plan para coordinar tus proyectos de TI, es muy probable que cada uno se gestione de forma diferente. Dando como resultado entregas inconsistentes y pérdida de tiempo realizando procesos innecesarios.
Puedes resolver estos contratiempos asegurándote de que el plan y las responsabilidades de tu equipo queden claras desde el comienzo. Esto te ayudará a estructurar mejor los objetivos y cumplir con las fechas de entrega.
También debes reservar tiempo para las correcciones y las aprobaciones. Estos elementos frecuentemente quedan descartados, si trabajamos contra el reloj para terminar un proyecto sin un plan definido.
Otra buena práctica es crear plantillas para los proyectos en los que trabajas con frecuencia. Serán útiles para asegurarte que todos tus proyectos se gestionen de la misma manera y de forma ordenada.
2. Enfócate en el trabajo que tendrá mayor impacto
Antes de empezar los proyectos más fáciles, debes establecer prioridades tomando en cuenta las tareas que tendrán un mayor impacto en los objetivos de tu empresa.
Por ejemplo, puedes posponer los proyectos de bajo impacto para el próximo trimestre o crear una lista de pendientes según el orden de importancia. Esto no solo te ayudará a administrar mejor tus recursos, sino también estarás contribuyendo activamente con el crecimiento de tu negocio.
3. Transmite las expectativas de tus proyectos de TI con claridad
Los equipos usualmente presentan problemas de comunicación porque no pueden ver con claridad su trabajo o el de sus colaboradores. Cuando no se tiene acceso a esta información, es difícil conocer por qué cambian los cronogramas, si las prioridades siguen iguales.
Si gestionas las prioridades en el mismo lugar donde se encuentra tu proyecto de TI, podrás empoderar a tu equipo. Dado que tendrán contexto de cada tarea y las responsabilidades de cada agente.
Esto puedes realizarlo de forma sistemática con una herramienta de gestión de servicios. Así tendrás acceso a toda la información en un solo lugar y será más fácil colaborar con otros departamentos.
4. Ajusta los tiempos de entrega de tus proyectos de TI para maximizar la productividad de tu equipo
Hasta los proyectos bien planificados se pueden descarrilar, si no se programan de acuerdo al alcance total de un equipo. Por ejemplo: si deseas lanzar tres actualizaciones web al mismo tiempo, puede que ocurra un conflicto debido a que tu equipo de TI intenta hacer muchas cosas a la vez.
Puedes evitar este escenario siguiendo estos pasos:
Programa varias fechas de inicio para proyectos similares: Si tienes al mismo equipo trabajando en varios proyectos a la vez, puedes escalonar las fechas de inicio y finalización. Así podrán centrarse en uno antes de comenzar con el siguiente.
Identifica las dependencias: Debes visualizar todas las tareas que necesitas terminar antes de comenzar un nuevo proyecto. Esto ayudará a que tu equipo avance más rápido y no tengan obstáculos para completar sus objetivos.
Marca las tareas repetidas: Cuando tienes varias piezas de trabajo similares en proyectos diferentes, puedes consolidarlas en una sola. Solo asegúrate de completar esa tarea a tiempo para que ambos proyectos avancen correctamente.
5. Delega las tareas pero conserva la visibilidad
A ningún gerente le gusta hacer microgestión, pero puede resultar muy difícil ser un líder eficiente si pierdes de vista el trabajo de tu equipo.
Sin embargo, puedes simplificar este proceso si compartes una fuente única de referencias con el equipo. Esto te permitirá llevar un mejor control de todos tus proyectos y las fechas de entrega. Además, con un solo vistazo podrás conocer la labor de tus agentes y controlar sus tareas. Todo desde un solo lugar y sin tener que realizar microgestión.
6. No pierdas de vista tu objetivo
Hacer malabarismos con múltiples tareas puede erosionar tu juicio y conducir a errores críticos. Esto no solo afectará el rendimiento general del equipo, sino también la asignación de recursos entre tus proyectos de TI.
Para llevar un orden en tus procesos, es importante que establezcas un horario para cada proyecto. Puedes crear un cronograma o bloquear horas en tu calendario para que puedas dedicarle toda tu atención a estas tareas. Así podrás trabajar sin distracciones y aprovechar mejor tus recursos.
7. Crea las tareas de tus proyectos de TI de acuerdo a tus prioridades
Si coordinas las prioridades de tu equipo en hojas de cálculo y llevas varias listas de pendientes, puede resultar un poco confuso consultar el avance de tus proyectos. Como resultado, no sabrás qué tareas reprogramar cuando cambian tus prioridades o cómo dar seguimiento al trabajo que tienes pendiente.
Los software de mesa de servicio pueden resultarte muy útil en esta fase. Con ellos puedes crear tareas personalizadas y gestionar tus proyectos de una forma flexible. Además, podrás llevar un control del tiempo que dedicas a cada proceso y coordinar mejor los esfuerzos de tus agentes.
Si deseas implementar esta herramienta en tu negocio, Freshservice sin duda te ofrecerá los mejores resultados. Con este sistema tendrás una visión holística de todas tus tareas en un solo lugar. También podrás guardar tus flujos de trabajo como plantillas para agilizar la creación de tus proyectos.
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