Cada empresa y cada empleado utiliza flujos de trabajo para cumplir con sus tareas. Pero, ¿funcionan de manera eficiente? ¿realmente están ayudando a cumplir con el trabajo? Mejorar tus flujos de trabajo diarios puede marcar una gran diferencia en tu empresa, tus empleados y los resultados que estás obteniendo.
Los flujos de trabajo utilizan la automatización para conectar todos los diferentes procesos y empleados de una empresa; para que todo esté funcione bajo un orden preestablecido. Hoy en día, las empresas enfrentan el desafío de hacer más y más en menos tiempo, los clientes demandan respuestas inmediatas y el número de tareas también aumenta.
¿Por qué mejorar tus flujos de trabajo diarios es fundamental para el logro de todos los objetivos de tu empresa?
Desde brindar una buena atención al cliente hasta optimizar los procesos internos. La organización y la tecnología son las dos partes fundamentales de los flujos de trabajo. Al tenerlas integradas obtendrás mejores resultados para tu empresa. Pero además hay otras cosas que puedes hacer y no tienen nada que ver con la tecnología.
Tips para mejorar tus flujos de trabajo diarios
Haz lo más difícil primero
Supongamos que tienes una semana súper ocupada: muchas tareas que hacer, reuniones, fechas de entrega, etc. ¿Cómo puedes mejorar tus flujos de trabajo diarios? Simple: haz las tareas difíciles primero; saber cómo priorizar tus tareas por nivel de dificultad te ayudará a superar el resto de ellas con facilidad. Una vez hayas terminado con la parte difícil, puedes concentrarte en el resto con una mente tranquila y despejada.
Toma descansos
Esto puede parece fácil de decir pero no tan fácil de hacer. Tomar descansos mejorará automáticamente tus flujos de trabajo diarios porque despejará tu mente y te ayudará a mantener una mayor concentración. Algunas personas se niegan a tomar descansos porque piensan que les hará perder el ritmo de lo que estaban haciendo, esto puede suceder pero solo si tus descansos duran más de 1 hora.
El secreto de tomar descansos para mejorar tus flujos de trabajo diarios es mantenerlos cortos: un descanso de 20-30 minutos es más que suficiente para despejar tu mente.
Mantente alejado de tu teléfono
Los teléfonos están en nuestras manos todo el tiempo, y sabemos que forman parte de nuestro día a día. Pero cuando trabajas, lo mejor que puedes hacer es mantenerte alejado de ellos. Los teléfonos son una gran distracción en todas las formas posibles: tomar fotos, revisar nuestras redes sociales, recibir y escribir mensajes de texto, llamadas y más. Incluso cuando no estamos usándolo activamente muy probablemente estamos revisándolo cada 30 segundos; además el tiempo promedio que las personas pasan en sus teléfonos es de más de 3 horas por día.
Silenciar tu teléfono y mantenerlo lejos de tu vista mejorará tus flujos de trabajo diarios porque estás eliminando una distracción. Al hacer esto notarás que las tareas te llevan menos tiempo, estarás más concentrado y cometerás menos errores.
Dile no al multitasking
El multitasking normalmente es considerado como una excelente habilidad: mientras más tareas puedas realizar al mismo tiempo, mejor. Pero la realidad es que el multitasking es una de las principales causas de ineficiencia en el trabajo. Cuando estás haciendo algo por simple que parezca, necesitas enfocarte completamente en eso y en nada más. En otras palabras, tu cerebro funcionará mejor y más rápido haciendo una tarea a la vez, y tus resultados también mejorarán.
Utiliza herramientas
El uso de una herramienta de gestión basada en la nube automatizará tus tareas de TI además de acelerar tus flujos de trabajo diarios. Freshservice te ofrece un sistema optimizado de tickets y gestión de activos, con una interfaz de usuario intuitiva que ayudará a tus empleados a utilizarla rápidamente. Desde tus clientes hasta tus equipos de trabajo, Freshservice permite a las empresas funcionar de manera más eficiente, reduciendo errores y optimizando todos sus procesos; sus funcionalidades incluyen gestión de activos e incidentes, aplicación móvil, catálogo de servicios, base de conocimiento y más.
Con Freshservice los flujos de trabajo diarios de tu empresa mejorarán automáticamente.
Contabiliza tu tiempo
Saber cuánto tiempo pasas en cada tarea te permite tomar mejores decisiones en todas las áreas de tu trabajo. En conclusión, verás una transformación en la forma en que solías hacer las cosas porque ahora obtienes información importante sobre los procesos internos de tu empresa.
Mantén las reuniones cortas
Las reuniones interminables son la peor pesadilla de todos, especialmente las que surgen de la nada interfiriendo en el tiempo de tu equipo. Las reuniones diarias son otro buen ejemplo de un flujo de trabajo ineficiente. Si ya cada quien tiene sus tareas asignadas, y se ha establecido una fecha de entrega, no hay necesidad de tener una reunión diaria para verificar… ¿qué?, ¿progreso? puedes saberlo sin tener que convocar una reunión. Trata de mantener las reuniones cortas y solo para casos muy específicos. No lo conviertas en algo cotidiano para tus flujos de trabajo.
Como empresario, debes entender la importancia de mejorar tus flujos de trabajo diarios: los flujos de trabajo ayudan a automatizar y ganar eficiencia en todos los departamentos de tu empresa; minimizando errores y aumentando la productividad.
Todos tus empleados trabajarán mejor, la organización se volverá más simple, tomar decisiones será más fácil y las tareas tomarán menos tiempo en completarse.
Gb Advisors es tu mejor opción para la gestión de servicios de TI, ofrecemos soluciones adaptadas para tu empresa. Contáctanos ahora para obtener más información sobre nuestros servicios.
