Lo que hace escasamente era una simple tendencia, es ahora una práctica consolidada en muchísimas empresas. Las Políticas BYOD (Bring Your Own Device), son la forma más extendida de trabajar on y offline. Esto, porque ofrece muchas ventajas para mantener el vertiginoso ritmo actual.
Pero no demos por sentado que todos sabemos lo que son las Políticas BYOD, o qué implican. De acuerdo a Wikipedia:
Bring your own device («trae tu propio dispositivo» en inglés), abreviado BYOD, es una política empresarial consistente en que los empleados lleven sus propios dispositivos a su lugar de trabajo para tener acceso a recursos de la empresa tales como correos electrónicos, bases de datos y archivos en servidores así como datos y aplicaciones personales. También se le conoce como «bring your own technology» (BYOT, «trae tu propia tecnología»), ya que de esta manera se expresa un fenómeno mucho más amplio ya que no sólo cubre al equipo sino que también cubre al software.
Entonces, las Políticas BYOD llegaron para redefinir la forma como se concebía ritmo y forma trabajo hasta hace poco. Sin embargo, no fue que un buen día despertamos haciendo uso del BYOD como cosa natural. Veamos cómo empezó todo.
¿Cómo se originan las Políticas BYOD?
Hasta hace poco tiempo atrás, lo usual era que las personas tuviesen PCs en sus hogares. Sin embargo, éstos no eran tan actualizados o potentes como los que utilizaban en sus empleos. Esto suponía que las empresas asignaran laptops, teléfonos celulares, y alguna que otra tecnología o aplicación especial para facilitar el trabajo a empleados en puestos de confianza.
Esto cambió rápidamente: La evolución de las tecnologías permitió que empleados y empresas utilizaran tecnologías con características similares. Dicho de otra forma, ya las empresas no eran las únicas capaces de adquirir y adoptar tecnología de punta.
Entonces, ocurrió lo impensable: la tendencia se invirtió por completo. Por temas bien variados entre los que se cuentan asuntos presupuestarios y compra de licencias -entre otros-; las empresas comenzaron a notar que la actualización constante del parque tecnológico se hacía cada vez más cuesta arriba.
Caso contrario ocurría con las tecnologías dirigidas a los usuarios: Estas se hacían cada vez más accesibles en todos los aspectos, por lo que muy pronto empezaron a adoptar y consumir dispositivos y soluciones de punta con más rapidez que las empresas. Las empresas notaron esta tendencia y la incorporaron, para su mejor beneficio.
El resultado es visible para todos, especialmente debido a la gran tendencia al trabajo a distancia. Empresas y empleados se valen de las Políticas BYOD para facilitar y mejorar el desempeño laboral. Sin embargo, no todo es color de rosas.
Como es de suponer, traer los dispositivos personales a la empresa implica crear e incorporar nuevas reglas para darles cabida y explotar al máximo sus ventajas, a la vez que se atajen y prevengan sus desventajas. Veamos entonces qué implica instrumentar Políticas BYOD en tu empresa.
Pros de las Políticas BYOD
Mayor productividad
Los empleados se sienten más en control de sus tareas al tener mayor control sobre los dispositivos, aplicaciones y soluciones que utiliza. Esto influye directa y positivamente sobre la disposición del empleado hacia el desempeño de su trabajo, lo cual beneficia a la empresa y mejora el ambiente laboral entre compañeros.
Mayor satisfacción
Así como se incrementa la sensación de control sobre el desempeño, el empleado también experimenta mayor satisfacción con los resultados gracias a la forma como lleva a cabo su trabajo. Todo esto influye en la sensación de bienestar generalizado del empleado con su trabajo.
Fomenta el ahorro en tecnología
Sacar partido de las Políticas BYOD trae como consecuencia inmediata el ahorro de la empresa para actualizar su parque tecnológico; ya que cada empleado compra y da mantenimiento a sus dispositivos, o al menos, la mayor parte de estos gastos son pagados por ellos. Esto beneficia directamente a la empresa, y permite mantener sus servicios a la par con las tecnologías emergentes.
Flexibiliza el trabajo
Los empleados tienen mayor oportunidad para decidir en qué horarios trabajará y desde cuáles lugares. En otras palabras, podrán irse de vacaciones familiares y continuar trabajando desde una hamaca a orillas del mar, si así lo quiere, y esto no sería un problema para dar cumplimiento a sus tareas y encargos.
Esta flexibilidad es particularmente ventajosa para la Atención al Público, y Soporte Técnico.
Contras de las Políticas BYOD
Movilidad y Riesgos de Seguridad
Trabajar desde dispositivos personales móviles tales como tablets, smartphones o laptops, le permite al empleado decidir dónde conectarse. Esto supone abrir brechas de seguridad que pueden ser aprovechadas y explotadas por terceros.
La movilidad también implica riesgo de extravío o pérdida del dispositivo personal, lo cual impacta directa y negativamente sobre la seguridad de los datos de la empresa. Dicho de otra forma, la movilidad implica riesgos de seguridad que deben medirse muy bien.
Riesgos de Infección por Malware o Virus
Van de la mano con los riesgos de seguridad, por razones harto conocidas. Además, existen los llamados war drivers y war walkers, que son hackers que se desplazan bien a pie o en auto; y quienes se dedican a cazar redes inalámbricas inseguras o puntos de acceso Wi-Fi.
Control y Consumo de Recursos de Red
Las Políticas BYOD implican una demanda extra de control derivada de trabajar en entornos virtuales. Esto porque, al confiar más y más en la tecnología para manejar la empresa desde dispositivos personales; se hace más complicada la integración de tareas y su impacto sobre la empresa.
Esto implica un incremento considerable de los recursos de red, los cuales deben dar cabida para atender las demandas de cada nuevo dispositivo que entra a la red empresarial, con su consabido aumento de consumo de ancho de banda y demás recursos necesarios para lograr una integración completa.
Mayor Soporte y Mantenimiento de IT
Intrínsecamente, dar cabida a más y más dispositivos personales a las redes empresariales implica que el Departamento de IT de cada empresa disponga de más horas/hombre para lograr la integración y protección de los activos. Esto, sin contar con que cada dispositivo requiere de claves, programas y mantenimiento especiales para garantizar la preservación de los datos, o de su eventual disposición en caso de pérdida o extravío.
Adicionalmente a estos contras directamente relacionados con operatividad de las Políticas BYOD, encontramos que el abuso de la integración también puede ser una desventaja. Esto se debe a que, al utilizar dispositivos personales para ejecutar las tareas de la empresas, se fusionan y desdibujan los límites entre lo personal y lo empresarial.
En la siguiente figura, vemos el resumen de los Pros y Contras de las Políticas BYOD:
Al observar este dibujo, vemos una pequeña intersección entre pros y contras. Es en este espacio donde cabe el reto de establecer límites y buenas prácticas para mantener un ritmo de trabajo que respete el tiempo y espacio personal del empleado, sin que esto influya sobre su desempeño laboral… lo que nos lleva al último punto de este post.
¿Qué hacer para aprovechar lo mejor de las Políticas BYOD?
Se puede hacer mucho para minimizar los contras y explotar al máximo de los pros de las Políticas BYOD. Lo importante es mantener en el foco en las ventajas, y capitalizar las desventajas para poder convertirlas en oportunidades.
Aquí te dejamos 5 pasos importantes para incorporar las Políticas BYOD a tu empresa, y sacar lo mejor de ellas.
1. Controla
Estamos de acuerdo en que las Políticas BYOD brindan al empleado más autonomía y libertad para trabajar. Sin embargo, es bueno tener control sobre las aplicaciones y soluciones para dar cumplimiento a las tareas de la empresa.
Exige como política la instalación de paquetes y herramientas específicas en los dispositivos como medida de estandarización de procesos. Esto fomenta y mantiene la uniformidad como buena práctica. Y hablando de buenas prácticas…
2. Instaura buenas prácticas
Las buenas prácticas para este aparte abarcan desde el bloqueo automático del dispositivo luego de un tiempo inactivo, hasta el cambio periódico de claves. También incluye la obligación de notificar a la empresa en caso de pérdida o extravío de cualquier dispositivo; de modo que los encargados de Seguridad puedan desactivar los paquetes asociados.
Estas medidas simples pueden ayudar bastante a proteger la data sensible de la empresa, y contribuir a blindar las redes y la seguridad de la empresa.
3. Compila y aplica Políticas coherentes
Haz que tus empleados lean y suscriban un contrato de Políticas BYOD, bien como apéndice de tus Acuerdos de Confidencialidad y No Competencia, o bien como un contrato adicional obligatorio para formar parte del entorno laboral.
Recuerda: La libertad viene con responsabilidades. Tus empleados deben ser capaces de honrar este compromiso.
4. Educa y acompaña
Asegúrate de que tus empleados comprendan y eviten los riesgos de seguridad intrínsecos; y todavía más: Haz que comprendan las razones detrás de las medidas de seguridad.
Organiza charlas informales complementadas con una campaña para promover conciencia respecto a las Políticas BYOD.
5. Instrumenta una solución para el Manejo de Dispositivos Móviles
Las soluciones para el Manejo de Dispositivos Móviles te facultan con la capacidad de gerenciar múltiples dispositivos y aplicaciones. Te permite tener una visión panorámica de todo lo que ocurre con cada dispositivos en términos de seguridad.
Desde luego, existe infinidad de aplicaciones y soluciones que te ofrecen esta capacidad, sin embargo, debes buscar una que se adapte a la medida de tu empresa.
Si tienes dudas respecto a cuál de las herramientas disponibles en el mercado te ofrecen la protección necesaria a la medida de tu empresa, consulta con los expertos. En GB Advisors tenemos soluciones a tu medida para proteger tus activos y permitirte a ti y a tus empleados disfrutar de las ventajas de las Políticas BYOD.
