Las transiciones son parte del crecimiento de toda empresa. En este sentido, las soluciones automatizadas ayudan a manejar el cambio en cuanto a la administración de recursos y activos tecnológicos. Sin embargo, son muchas las empresas que se resisten a abrirse al cambio y adoptar la automatización de procesos empresariales como parte de su estrategia de expansión de operaciones.
Demos un vistazo las razones detrás de tal resistencia y descubramos para qué sirve la automatización de procesos empresariales; y cómo hacer de la gestión del cambio un aliado hacia la expansión.
¿Por qué se dificulta la automatización de procesos empresariales?
Entre las razones por las cuales se dificulta la automatización de procesos empresariales se cuenta la falta de proyección a largo plazo.
Muchas empresas tienen problemas al momento de percibirse a sí mismas como agentes de cambio permanente; y es fácil detectar por qué: Los marcos jurídicos que las rigen generalmente cambian de región en región y, como medida general; tienden a constreñir la definición del tamaño y alcance de la empresa en función de su volumen de ventas; impuestos a pagar; cantidad de personal contratado e incluso; infraestructura y parque tecnológico.
Además, la resistencia al cambio también ocurre a puertas cerradas. En otras palabras, hay una potente combinación de rigidez e inestabilidad en los marcos jurídicos a los que responden las empresas y en sus dinámicas internas. Tal combinación finalmente termina por hacer su peso negativo sobre los presupuestos; y de allí al recurso humano en las que se apoya.
Bajo este panorama, no es de extrañar que la automatización de procesos empresariales sea una tarea cuesta arriba para muchos gerentes. Sin embargo, existen formas de aplicarlas a la realidad de cada empresa, y estas pueden ser bastante sencillas. Sigamos leyendo.
¿En qué se basa la automatización de procesos empresariales?
Cada personal contratado en una empresa, cumple una función que en principio, debe estar bien definida. Entre las tareas y actividades a su cargo, siempre hay algunas que se repiten invariablemente.
Estas tareas pueden perfectamente automatizarse para dejar que se dediquen a tareas más importantes. Este principio básico es la base fundamental de la automatización de procesos empresariales.
Automatización de Procesos empresariales
Más allá de esa información básica, ¿qué tipos de procesos tenemos? Son 5 y van así:
1. Procesos documentales
Este es el ideal de empresa que tienen los emprendedores en su imaginario al momento de iniciar operaciones.
Muestra de ello lo encontramos en cada documento relacionado con la fundación de la empresa (memoranda, correos, minutas de reunión, documento constitutivo, etc.). Estos documentos, formales o informales, muestran los esbozos de los procesos ideales a los que los empresarios aspiran con el inicio de operaciones.
Sin embargo, siempre hay un desfase entre los procesos documentales y los procesos reales del negocio.
2. Procesos reales
Por motivos mayormente operacionales, los procesos documentales y los reales tienden a guardar ciertas distancias. Cada empresa tiene su dinámica y forma natural de funcionamiento que casi nunca obedecen a las pautas del proceso documental; y conviene conocerla en toda su extensión para adelantar que permitirán lograr la automatización de procesos.
Identificar sus procesos reales constituye la fase de observación necesaria para establecer pautas de mejora, y comenzar el proceso de gestión del cambio.
3. Procesos óptimos
Al definir puestos de trabajo, el personal finalmente elegido para cubrirlos suelen ser expertos en sus áreas; o al menos, suelen conocerla mejor que los administradores; el personal a cargo del Recurso Humano que los contrata; e incluso más que los mismos socios fundadores de la empresa.
Esta posición privilegiada otorga un conocimiento más claro sobre lo que cada departamento necesita mejorar; y estos aspectos raramente son los indicadores reales de la gestión del cambio.
Sin embargo, esta posición privilegiada debe responder a una estructura que elimine la burocracia y redundancias. A este acoplamiento es lo que conocemos como procesos óptimos de negocio.
4. Procesos deseables
Así como los procesos documentales no siempre guardan relación total con los procesos reales de la empresa; también encontramos que los procesos óptimos de negocio no siempre se hermanan con los procesos deseables del negocio.
Veámoslo así: Toda organización tiene sus procesos óptimos de negocio que, en todo caso; también pueden cambiar con las demandas reales del mercado.
5. Procesos alcanzables
Estos son los procesos palpables que finalmente resultan de todos las variables anteriores. Por circunstancias relacionadas con la matriz DOFA de cada empresa dentro del panorama macro del mercado y sus entes reguladores; los procesos se van concretando en metas alcanzables que siempre guardan diferencias con lo ideal, lo imaginario, lo óptimo y lo deseable.
Otros aspectos que se necesitan para lograr la automatización de procesos empresariales
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Enfoque
Ninguna automatización tendrá lugar sin una base de conocimiento centrada en el modelo real del negocio. Esto implica la definición y documentación de roles de cada trabajador; alcances y límites de sus funciones; permisos y restricciones ligados a su posición. Con ellas detectarás cuáles tareas puedes relegar a la automatización.
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Seguimiento
Al evitar tareas repetitivas, el personal automáticamente se concentra en las tareas productivas. Todas ellas sin embargo, necesitan de validación y liberación de la carga de trabajo para que fluyan las operaciones.
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Evaluación
Hay tareas que sencillamente cambian de prioridad en la medida como se van desarrollando y concretando los proyectos. De igual manera, se pueden implementar cambios a la configuración para absorber los nuevos alcances que sufre la actividad y/o tarea; lo cual también abre la puerta al análisis; comparación; medición y consecución de objetivos en pos de la gestión del cambio.
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Integración
La automatización de procesos empresariales demanda la incorporación de sistemas de legado. La integración es la base sobre la cual el cambio tiene lugar.
¿Qué logramos con la automatización de procesos empresariales?
Con ella logramos mayor competitividad y presencia en el mercado; reducción de gastos operativos; mejora de la calidad de en productos y/o servicios; incremento de la productividad; uniformidad de procesos y la mejora continua.
En resumen, la automatización de procesos de negocio es un proyecto multifactorial. Por una parte es un proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de recursos humanos.
Esto porque primeramente se definen los procesos de negocio a seguir en cada área, para seguido, automatizarlos con tecnología basada en hardware; comunicaciones y software que, necesariamente; serán ejecutados y administrados por personas encargadas de materializar los procesos dentro de la empresa.
Entonces en resumen, la automatización de procesos empresariales se refiere a la racionalización y optimización de procesos clave que ayudan a las empresas a reducir los costos mediante la integración de soluciones tecnológicas. Esto trae como resultado la aceleración de los tiempos de ejecución de las actividades porque minimiza la integración de procesos manuales.
Si todavía te quedan dudas de cómo traducir la automatización de procesos como proyecto de gestión del cambio hacia la expansión, escríbenos. Tenemos personal experto esperando por tu llamada para adentrarnos en las particularidades de tu empresa hacia el éxito.
