Te invito a que pienses en la cantidad de tareas que debes realizar en tu jornada laboral ¿Cuántas son repetitivas? ¿Cuántas puedes hacer más rápido gracias a una aplicación?
Las actividades de los miembros de la empresa se encuentran normalmente subdivididas en pequeñas tareas, que aunque son simples pueden resultar pesadas. Por suerte, la tecnología nos ha brindado una enorme variedad de herramientas que nos permiten realizar nuestros deberes diarios de forma más fácil.
Sin embargo, existe un problema que estas aplicaciones no han podido resolver por sí solas: los silos. ¿Cuántas veces te ha pasado que has tenido que usar varias apps a la vez y entre saltar de una a otra, te has dado cuenta de que has desperdiciado mucho tiempo e incluso has perdido el hilo de lo que hacías?
Tanta distracción seguro te ha hecho desear encontrar en un mismo sitio todas las herramientas que necesitas. Pues ya no tienes que esperar más, la Suite de Productividad ha llegado al rescate.
Este paquete de aplicaciones puede hacer grandes cosas para mejorar la efectividad de los equipos de trabajo. Si te interesa conocer más acerca de sus ventajas, no te pierdas de este artículo que hemos preparado hoy para ti.
¿Qué es una Suite de Productividad?
Una Suite de productividad es un ecosistema conformado por aplicaciones y servicios para diferentes usos. El concepto de una “colección de aplicaciones para productividad” no es nada nuevo, de hecho ya desde hace varios años muchos de nosotros utilizamos por ejemplo, el paquete Office de Microsoft, para la creación de documentos, gráficos, hojas de cálculo y presentaciones.
Sin embargo, además de ofrecer paquetes tipo Office, las suites actuales brindan funcionalidades que van mucho más allá. De hecho, una de sus mayores ventajas es que reúnen en una sola suscripción una gran variedad de apps diseñadas para promover la productividad de los empleados, mejorar su colaboración y mantener la seguridad de los datos corporativos.
El principal objetivo de este tipo de recursos es hacer que las empresas obtengan un acceso centralizado a todas las soluciones que necesiten para cubrir las necesidades del talento humano y optimizar sus flujos de trabajo.
¿Cuáles son las características básicas de una Suite de Productividad?
Según el proveedor o la licencia que contratemos, las herramientas y servicios de la suite pueden variar significativamente. Sin embargo, existen algunas características básicas que todas suelen compartir:
- Almacenamiento en la nube con espacio compartido para la colaboración y una gran cantidad de espacio de almacenamiento personal para cada cuenta de usuario.
- Compatibilidad con los productos de software de escritorio más populares, para facilitar las importaciones y exportaciones de archivos.
- Sistemas de gestión de tareas, para asignarlas, priorizarlas y hacerles seguimiento.
- Servicio de correo electrónico (algunas suites ofrecen dominio personalizable), y calendario compartido.
- Aplicaciones tipo Office para la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Funciones de seguridad de avanzada (como la autenticación de dos factores).
- Herramientas de comunicación empresarial, incluido un software para mensajería, reuniones en línea y videoconferencias.
¿Cómo puede una Suite de Productividad aumentar la eficiencia de tu equipo?
Ahora sí, vayamos al punto que te trajo hasta aquí ¿qué puede hacer este tipo de paquete para ayudarte a optimizar la eficiencia de tu equipo?
Existen muchas formas en la que una Suite de Productividad puede mejorar la forma en que trabajan los miembros de tu empresa. Veamos algunas de ellas:
Control centralizado
La Suite de Productividad más que ofrecer herramientas, brinda soluciones reales a desafíos reales de las empresas. Ya lo dijimos al principio, los silos entre aplicaciones pueden obstaculizar gravemente el trabajo de los empleados, por lo cual, encontrar un recurso que centralice todo es vital a la hora de aumentar su eficiencia.
Esto es lo genial de la Suite de Productividad. Todas sus herramientas pueden ser monitorizadas a través de una única consola. Además, estas soluciones están diseñadas para interactuar y trabajar juntas y, gracias al modo de suscripción, están siempre actualizadas, lo que ayuda a garantizar su seguridad y buen funcionamiento.
Movilidad
Una de las grandes necesidades de los empleados de hoy en día es la movilidad. Hay miembros de la empresa que necesitan trasladarse de un lado a otro constantemente. En este contexto, ¿Cómo garantizar que algo tan importante como la comunicación fluya con simplicidad a la hora de realizar un proyecto?
Fácil, a través de los recursos correctos. Gracias a sus herramientas de colaboración y a las ventajas de funcionar en la nube, la Suite de Productividad puede permitir los empleados acceder a sus mensajes, documentos, contactos y calendario desde prácticamente cualquier equipo o dispositivo móvil.
Sin importar cuando o donde; los profesionales de la organización podrán ser productivos y trabajar en completa colaboración gracias a este paquete de servicios.
Simplicidad
Lograr que todos en la empresa se adapten a nuevos cambios, es otro de los grandes desafíos que enfrentan las organizaciones. Por suerte, con una Suite de Productividad no tendrás que preocuparte porque tus empleados tengan problemas para adaptarse y aprender a usar sus nuevas apps.
Este paquete suele contar con herramientas altamente intuitivas; por lo que se pueden comenzar a aprovechar sus funcionalidades desde el primer día.
Tampoco tendrás que preocuparte por gastar tiempo y dinero en la implementación; y mantenimiento de un sistema de información muy complejo. Además, con una Suite de Productividad contarás con una alta disponibilidad y fiabilidad sin los costos asociados.
En conclusión, menos tiempo invertido en procesos técnicos complejos y más para aumentar la eficiencia.
Algunos criterios que puedes utilizar para elegir tu Suite de Productividad
- Aplicaciones adaptadas a tus necesidades: la suite debe brindarte herramientas que realmente te sean útiles. Analiza bien los objetivos que quieres alcanzar antes de elegir una u otra.
- La capacidad del proveedor para mejorar su suite: recuerda, no solo quieres herramientas que sean buenas ahora, sino que también evolucionen y se adapten a necesidades futuras.
- Escalabilidad:tu suite debe poder crecer contigo. Elige una que te ofrezca una licencia adaptada a tus requerimientos; pero también la opción de adquirir más beneficios si lo requieres.
- Almacenamiento: ¿Quieres almacenamiento ilimitado o piensas que no es necesario? Antes de decidirte, toma en consideración el volumen de datos que vas a manejar.
- Seguridad: no te quedes con ningún paquete que no te ofrezca al menos autenticación en múltiples entornos; protección contra ataques externos, backup y protección de datos.
¿Qué esperas? Colabora más y mejor con ayuda de las herramientas correctas.
Si aún no sabes qué software de colaboración y productividad elegir, no te preocupes. Contáctanos y recibe asesoría integral; para que tomes la mejor decisión e implementes de forma simple tu solución en tu empresa. En GB Advisors contamos con las mejores herramientas; y un equipo de profesionales dispuestos a ayudarte a optimizar tu entorno de TI al máximo.
