Uno de los factores más relevantes relacionados con el éxito de la implementación de ITSM en cualquier organización; es el uso de la herramienta adecuada. Dada su importancia, seleccionar el Software ITSM perfecto representa siempre un reto para las organizaciones; sobre todo para aquellas que no han definido aún un buen criterio de búsqueda. Para facilitarte este proceso, te hemos traído una selección de 5 tips orientados a ayudarte a elegir el software ITSM que favorezca más a tu empresa.
Ya sea que desees usar la herramienta para hacer tu primera aproximación al mundo de ITSM; o simplemente que quieras encontrar una solución de reemplazo que te ayude verdaderamente a cubrir las necesidades de tu negocio; estos consejos podrán aligerar el proceso de elección. Sigue leyendo y aprovéchalos todos.
#1 Enfócate en el contexto de tu organización
La utilidad de el software ITSM no se basa en sus funcionalidades o en la tecnología que integra; sino en su capacidad de contribuir a que tu organización pueda crecer más rápido y mejorar continuamente. Es por eso que es imperativo que antes de iniciar la búsqueda de la herramienta; te enfoques en establecer ciertos factores vitales para tu negocio. Por ejemplo, la visión, metas y estrategias que debe seguir tu organización para alcanzar la excelencia en su entrega de servicios. Es a partir de esta idea que debes establecer tu criterio de selección.
Comienza por definir qué problemas necesitas resolver en la organización o cuáles son las áreas que deseas potenciar; luego concéntrate en determinar prioridades. Estas deben centrarse en los cambios organizativos, el aumento de las competencias de los distintos agentes; y la aplicación de nuevos métodos de trabajo (procesos y procedimientos). La elección del software ITSM también debe tomar en cuenta tu tipo de negocio, el tamaño de tu empresa; y los usuarios involucrados en la implementación.
#2 Olvídate de las largas listas de opciones
Actualmente el mercado de soluciones de Gestión de Servicios de TI; ofrece a los usuarios incontables opciones de excelente calidad. Así que comenzar por una lista de todos los software ITSM existentes puede que no sea la decisión más conveniente. Empieza entonces por considerar aquellos que según creas, garanticen el mayor grado de confiabilidad. Puedes definir esta confiabilidad con ayuda de tres puntos vitales:
Capacidad
Tu software ITSM debe ser capaz de garantizarte un manejo simple del volumen de datos que gestiones tu empresa; no solo en el presente sino también durante todo el tiempo que dure su licencia. Es decir, la herramienta debe ayudarte y acompañarte en el crecimiento de tu negocio sin desmejorar su desempeño a medida que se incrementa la cantidad de información que procesa la organización.
Disponibilidad
Tu organización no puede darse el lujo de sufrir constantemente con costosas interrupciones de servicios. Es por eso que el software ITSM debe garantizar la disponibilidad casi absoluta de sus funcionalidades llevando al mínimo la posibilidad de un downtime.
Seguridad
La solución ITSM que utilices en tu organización estará habilitada para manejar una cantidad considerable de información sensible de tus clientes y de las actividades de la empresa en general. Esto puede implicar la aparición de puntos vulnerables en tus sistemas. Es por ello que antes de adquirir tu software debes estar seguro de que la herramienta que elegiste cuente con una arquitectura capaz de proteger el acceso a tus datos.
#3 Analiza las funcionalidades de base del software ITSM
Es importante que tu software ITSM cuente con funcionalidades de base que permitan aprovechar las ventajas de integrar procesos nuevos o mantener aquellos que te han servido bien hasta ahora. Independientemente de los objetivos de tu empresa, la herramienta debe ser capaz de ofrecer a los usuarios un conjunto de características esenciales, entre ellas tenemos las siguientes:
- Consistencia en los procesos ITSM.
- Sistema eficiente de reportes.
- Interfaz de fácil uso.
- Funciones automatizables.
- Documentación completa.
- Flexibilidad y oportunidad de personalización.
- Buen ROI.
#4 No se trata solo de características sofisticadas
Como ya dijimos, el mercado de software ITSM está repleto de excelentes opciones. La mayoría cuenta con funciones que integran alta tecnología y otras características muy atractivas. Sin embargo, muchas de ellas pueden no ser de verdadera utilidad para tu negocio. Enfócate entonces primero en seleccionar una herramienta que incluya todos los procesos que necesitas realmente.
No se trata de adquirir una solución de la que tengas que hacer uso obligatorio de todas sus características; sino de encontrar una que de verdad pueda ayudarte a alcanzar las metas de la implementación ITSM. Hay algunas preguntas que puedes hacerte para ayudarte a refinar la búsqueda, por ejemplo:
- ¿Bajo qué normativa debe estar basada la herramienta (ITIL, COBIT, ISO 2000)?
- ¿Necesito un software ITSM alojado en la nube o de versión On-Premise?
- ¿Qué tipo de licencia me conviene más?
#5 Consigue un buen proveedor
Invertir en un software ITSM va mucho más allá de simplemente adquirir una herramienta. Implica también un compromiso con el proveedor; quien debe garantizarte un servicio completo que cubra algo más que la necesidad básica de tecnología ITSM.
Este servicio debe incluir una asesoría completa pre y post venta en la que puedas contar con asistencia relacionada con: las características de la herramienta, el proceso de adaptación y entrenamiento de los empleados de la organización para el uso de la misma, proceso de instalación, etc.
En conclusión, la selección de tu software ITSM será más fácil a medida que adaptes tus criterios a las necesidades de tu organización. No olvides que puedes simplificar tu búsqueda con ayuda de una opinión profesional que te permita definir la opción que más te convenga. Si lo que quieres es asistencia de parte de expertos, en GB Advisors te ofrecemos la mejor. Contáctanos para más información acerca de las mejores soluciones de software ITSM.
