Comencemos con una pregunta: ¿un proyecto sigue siendo exitoso por cumplir sus objetivos a pesar de procesos ineficientes, retrasos en las entregas y poca transparencia de gestión?
Aunque la gestión de un proyecto puede ser abrumadora, la consecución de objetivos pierde relevancia si los procesos llevados a cabo estuvieron llenos de ineficiencias. Estas ineficiencias pueden generar como resultado pérdidas monetarias para la organización.
Aunque, ¡descuida! Para tu suerte y la de muchas organizaciones en la misma situación, los software de gestión de proyectos existen para mejorar tu gestión en todas las áreas de tu organización.
A continuación, te comentamos más acerca de cómo un software de gestión de proyecto puede ayudar a tu organización y qué señales te indicarán que necesitas implementar uno.
¿Qué puede hacer por tu organización un software de gestión de proyectos?
Implementar un software de gestión de proyectos te ayudará a:
- Mejorar el flujo de información entre las partes interesadas de un proyecto
- Tener mejor comunicación y colaboración entre los equipos involucrados
- Gestionar de manera correcta los recursos (empleados, tiempo, dinero)
- Tomar decisiones más objetivas y efectivas
Estos son algunos de los aspectos que todo proyecto exitoso debe tener. Ahora bien, ¿sabrías identificar cuándo es el momento ideal para implementar un software de este tipo en tu organización?
A continuación, te daremos 4 señales para que sepas sí tu empresa necesita un software de gestión de proyectos.
4 señales de que tu empresa necesita un software de gestión de proyectos
1. Información, procesos y herramientas descentralizadas
Una de las señales que indica la necesidad de una mejor gestión es que se usen muchas herramientas en la gestión de proyectos sin integración entre ellas.
Si las herramientas usadas en la gestión de un proyecto no son integrables entre sí, gestionar todos estos canales puede resultar en un completo caos.
Como resultado, los empleados involucrados tendrán más tareas repetitivas y manuales que les impedirán aportar valor a sus roles.
¿En qué te ayuda la gestión centralizada de información, procesos y herramientas?
- Gestión de información rápida y eficaz
- Monitoreo sencillo de cada etapa de un proyecto
- Partes interesadas compenetradas con cada fase del proyecto
- Rendición de cuentas más efectiva
Todo esto, a su vez, también suma a la transparencia de los procesos. Como resultado, aumentará también la capacidad de rendir cuentas de los responsables de las diferentes tareas dentro del proyecto.
2. Comunicación inefectiva entre las partes interesadas
Otro indicador de la necesidad de un software de gestión de proyectos en tu organización es la comunicación ineficiente entre las partes interesadas en el proyecto.
Para gestionar un proyecto se necesitan múltiples canales de comunicación (plataformas de correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea y/o plataformas para compartir archivos, etc.).
El uso de tantos canales de comunicación durante la gestión puede crear silos de información que dejan en el camino información que puede ser valiosa para el desarrollo del proyecto.
Asimismo, de una comunicación efectiva depende que tus equipos estén alineados en cuanto a los objetivos del proyecto y que las instrucciones dadas sean claras, llegando sin problemas a las personas correctas.
Otros problemas asociados a la comunicación ineficiente son la falta de claridad sobre cuál es el medio correcto para comunicarse entre los miembros del equipo, además de la incapacidad de compartir información cuando es solicitada o se requiere.
3. Mala gestión de recursos
Además de una gestión descentralizada y la falta de comunicación efectiva, la mala gestión de recursos es otro indicativo de la necesidad de un software de gestión de proyectos.
¿Cómo saber si se están gestionando mal los recursos en los proyectos de tu organización?
- No se respetan los presupuestos
- La asignación de roles y tareas no es clara
- No se respetan las fechas de entrega
Poder gestionar recursos en el marco de un proyecto, no solo depende de una gestión centralizada; depende también de una buena capacidad de monitoreo.
Para gestionar un proyecto de manera exitosa se deben poder tener, en una sola vista, un panorama completo del proyecto, su estatus, sus procesos, tareas y todas las facetas que lo comprenden.
4. Toma de decisiones basadas en conjeturas y no en datos
Otro de las características de las gestiones ineficientes es la mala toma de decisiones.
No basar las decisiones que se toman en datos, sino en conjeturas fundamentadas indica que algo está mal; las decisiones no son objetivas y por ende sus resultados no serán del todo precisos.
Al fundamentar las decisiones de tus proyectos en datos y métricas calculadas por un software, estarás basando la decisión en un hecho real que fue identificado, medido y registrado para posterior análisis.
Esto, en última instancia, aporta mayor transparencia a los procesos, además de mejorar la rendición de cuentas dentro del proyecto.
¿Cómo hacer que cualquier proyecto sea exitoso?
No importa la industria a la que pertenezca tu organización, una buena gestión de proyectos siempre se fundará sobre los mismos cimientos.
¿Qué caracteriza a una buena gestión de proyectos?
- Gestión centralizada de la información, procesos y herramientas utilizadas
- Una comunicación fluida entre todos los equipos y partes interesadas
- Presupuestos que se respetan (sin perjudicar calidad)
- Toma de decisiones basada en datos arrojados durante el proyecto
Ahora bien, que tu proyecto disfrute de todos estos atributos no dependerá de la experticia de las personas involucradas; dependerá de implementar o no un software de gestión de proyectos.
No obstante, de las múltiples opciones de este tipo de software en el mercado, monday.com es la ideal para tu organización.
¿Por qué? Porque se adapta a tu organización sin importar su tamaño o área de actuación, ofreciéndote además de esto:
- Flujos de trabajo automáticos
- Manejo de base de datos de clientes
- Gestión de portafolio
- Monitoreo de carga laboral y de recursos
- Creación y personalización de paneles
- Amplia capacidad de integración
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