A pesar de que el reporting o creación de reportes estuvo durante mucho tiempo vinculado exclusivamente al ámbito financiero; hoy día esta actividad ha pasado a formar parte esencial de la gestión de proyectos de la empresa y la creación de estrategias de mejora continua.
Lejos de ser simplemente una actividad protocolar, el reporting es útil no solo para la gerencia; que se mantiene informada del progreso de la empresa, sino también para los equipos, los cuales pueden extraer datos útiles y lecciones para sus proyectos.
El reporting da paso a preguntas que permiten mejorar el desempeño de un proyecto; un departamento o de la empresa en general. Preguntas como ¿Cuáles son nuestros puntos débiles? ¿ Por qué obtuvimos estos resultados? ¿Cuáles fueron las estrategias más efectivas? ¿Cuáles son los siguientes pasos que debemos dar?
Claro, todo eso se puede hacer solamente con base en un buen reporting. Si quieres saber cuáles son las estrategias que debes seguir para crear reportes verdaderamente efectivos; te recomendamos que sigas leyendo este artículo que hemos preparado hoy para ti.
¿De qué trata exactamente el reporting?
La actividad de Reporting o creación de reportes, forma parte de un conjunto de herramientas relacionadas con la Business Intelligence. Dichas herramientas están enfocadas en garantizar la creación y difusión de informes de actividad en un formato preestablecido.
El reporting sirve para simplificar la comunicación entre los miembros de la empresa y brindar información pertinente acerca de los resultados de una actividad o proyecto de una forma ordenada y fácil de interpretar.
La presentación de reportes implica también la realización de un análisis de resultados, con el fin de que la audiencia pueda entender bien los datos; y utilizarlos para establecer cuales son los siguientes pasos que se deben tomar.
Consejos para crear un reporte eficiente
#1 Haz las preguntas correctas
Más que un documento para rendir cuentas o presentar resultado; un reporte es un instrumento que debe estar dirigido a facilitar la toma de decisiones. Es por eso que en tu reporting; debes procurar que los informes sean precisos, fáciles de entender y que contengan información pertinente.
Para lograr esto te recomendamos que te plantees las siguientes preguntas: ¿Qué mensaje deseas transmitir? ¿qué intentas probar con los datos? ¿Tiene la audiencia final conocimientos especializados acerca del tema del reporte?
Es importante que logres que tu reporte sea agradable a nivel visual, recuerda que nuestro cerebro está mejor programado para procesar la información visualmente. Procura entonces facilitar la comunicación al presentar los datos de forma organizada y dinámica.
#2 Elige los indicadores correctos
Es probable que tus interlocutores cuenten con un tiempo limitado, es por ello que al presentar tus informes debes concentrarte en elegir los indicadores adecuados. Esto evitará que incluyas una cantidad enorme de información poco relevante que ahogue a la audiencia y le impida entender tu mensaje de fondo.
#3 Usa la tecnología a tu favor
Como ya lo dijimos, el reporting es una actividad que concierne a todos los departamentos de la empresa. Es por ello que hoy en día, las mejores de soluciones de software del mercado, integran el reporting como parte de sus funcionalidades clave. Siendo así, ¿para qué romperte la cabeza generando un reporte cada vez que lo necesites, cuando puedes adquirir herramientas que lo hagan por ti?
Ya sea para el área de ciberseguridad, finanzas, servicio al cliente o recursos humanos, si vas a invertir en una herramienta, lo ideal es que elijas una que genere reportes. De esta manera podrás ahorrarte un montón de tiempo en la creación de informes y obtener acceso a la data que requieras cuando sea que lo necesites.
El reporting y el ITSM
Evaluar el desempeño de los servicios de TI, es una labor de suma importancia para las empresas. Esta evaluación incluye la combinación de varios indicadores como los datos de incidentes, la disponibilidad del servicio y los costes.
Tener acceso en tiempo a real a estos datos, requiere de demasiado esfuerzo como para hacer las cosas de forma manual, en este caso las herramientas que incluyen el reporting juegan un rol esencial para la modernización de la gestión de los servicios de TI.
Este tipo de software evitan los análisis manuales que consumen mucho tiempo; y permiten el intercambio eficiente de información entre todos los miembros de la empresa.
De esta manera, todos los empleados pueden hacer avanzar sus proyectos al obtener acceso a información les permita hacer análisis respecto a la capacidad de alcanzar objetivos; los ajustes a realizar para seguir siendo competitivos, los costos reales de un nuevo proyecto, etc.
Al final, los informes ofrecen a los equipos la oportunidad de comprender temas complejos de un vistazo. Este enfoque refuerza la cohesión en todos los niveles de la empresa; lo que incluye expertos, responsables de la toma de decisiones y personal operativo.
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