Hoy la tecnología es parte fundamental del funcionamiento de cualquier empresa. Por esto, abordar los problemas de TI a tiempo es crucial para asegurar la continuidad operativa, mantener la competitividad en el mercado y proteger la integridad de los datos críticos.
Además, la eficiencia y seguridad de los sistemas de TI tienen un impacto directo en todos los aspectos del negocio. Esto va desde la gestión de la cadena de suministro hasta las interacciones con el cliente.
Por estas y otras razones, hemos creado este blog para abordar los 5 problemas de TI más comunes y críticos. Te damos algunas de las mejores soluciones para que impulses el crecimiento y la innovación del negocio. ¡Comencemos!
¿Qué problemas de TI enfrentan las empresas en 2024?
Todos los problemas enumerados a continuación requieren que las empresas adopten un enfoque proactivo y bien informado hacia la gestión de TI. De esta forma, te aseguras de que tu infraestructura tecnológica soporte y promueva la estrategia de negocio y objetivos a largo plazo. Veamos:
1. Falta de respaldo de datos
La pérdida de datos representa un problema grave para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Este inconveniente puede originarse a partir de una variedad de factores, tales como:
- Errores humanos
- Fallos técnicos
- Desastres naturales
La pérdida de datos críticos puede ocasionar pérdidas financieras significativas, dañar la reputación de la empresa y mermar la confianza de los clientes. Estos efectos subrayan la importancia de implementar estrategias robustas de respaldo y recuperación para proteger la información empresarial.
Solución: Establecer políticas de respaldo de datos automáticas y utilizar la nube
La implementación de políticas y tecnologías de respaldo es fundamental para garantizar la seguridad y disponibilidad de la información esencial. A continuación, detallamos varios componentes clave que las empresas deben considerar para desarrollar una estrategia de respaldo robusta y confiable:
- Definición de políticas claras: establece y documenta políticas de respaldo que detallen qué datos deben ser respaldados, con qué frecuencia y quién es responsable de supervisar estos respaldos.
- Automatización del proceso de respaldo: utiliza software de respaldo que automatice el proceso. Así disminuyes la carga de trabajo manual y minimizas el riesgo de errores humanos. Esto puede incluir la programación de respaldos durante horas no laborales para no afectar la operatividad diaria.
- Verificación y prueba de respaldos: implementa procedimientos regulares para verificar la integridad de los respaldos. Es necesario realizar pruebas de restauración de datos y asegurarse de que los respaldos son funcionales y recuperables.
- Evaluación de opciones de proveedores de nube: selecciona un proveedor de servicios en la nube que ofrezca soluciones de respaldo confiables y seguras. Asegúrate de que tenga buena reputación en cuanto a disponibilidad y seguridad de los datos.
- Implementación de almacenamiento en la nube: migrar los respaldos de datos a la nube facilita la recuperación de datos en caso de desastre en la ubicación física de la empresa.
- Cumplimiento y seguridad: cuida de que las soluciones de respaldo en la nube cumplan con las normativas de seguridad y privacidad de datos relevantes para la industria y la región.
2. Problemas de soporte técnico
El soporte técnico enfrenta problemas significativos cuando no se cumplen los tiempos de respuesta adecuados. La falta de Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) y Acuerdos de Nivel Operativo (OLA) impide el seguimiento eficaz y la medición del rendimiento del soporte técnico.
Además, la carencia de habilidades necesarias y de sistemas adecuados agrava la situación. Y puede resultar en una disminución de la satisfacción del cliente, interrupciones prolongadas del servicio y una gestión ineficiente de los recursos.
Solución: Implementación de SLA y OLA, Capacitación Continua y Sistemas de Tickets
A continuación, desarrollamos 3 componentes esenciales para optimizar la eficacia del equipo de soporte técnico: la aplicación de SLA y OLA, formación continua del personal y la implementación de sistemas de tickets.
Implementar SLA y OLA
Para la Definición y Documentación de SLA (Service Level Agreements), es fundamental identificar los servicios críticos que requieren un soporte técnico oportuno. Esto permite establecer tiempos de respuesta y resolución específicos, basados en la criticidad del servicio y las expectativas del cliente. Además, es crucial incluir métricas claras y medibles en los SLA, como el tiempo medio de resolución, la tasa de cumplimiento y el nivel de satisfacción del cliente, para evaluar el rendimiento del soporte técnico.
En la Implementación de OLA (Operational Level Agreements), se debe asegurar una coordinación efectiva estableciendo OLA entre los diferentes departamentos que participan en la prestación del soporte técnico que requiera tanto escalación interna como externa, garantizando que todos comprendan sus roles y responsabilidades. Es necesario definir tiempos de respuesta similares a los SLA, que incluyan tiempos específicos para que los distintos equipos respondan, así como proveedores y resuelvan sus partes del problema.
Desarrollo de habilidades
Implementa programas de capacitación regulares para el personal de soporte técnico. Solo así te mantendrás al día con los avances tecnológicos y las expectativas de los clientes. Estos programas deben abarcar:
- Capacitación técnica: entrena a tu equipo sobre nuevas plataformas, actualizaciones de sistemas y tecnologías emergentes que podrían adoptarse.
- Resolución de problemas: prepara al personal en metodologías avanzadas de resolución de problemas. Esto permite mejorar la capacidad de diagnóstico y eficiencia en la solución de incidencias.
- Simulaciones prácticas: incorporar escenarios de problemas reales en la capacitación para que el personal pueda practicar en un entorno controlado, mejorando su capacidad de respuesta bajo presión.
Implementación de sistemas de tickets
La adopción de un sistema de gestión de tickets automatizado es fundamental para gestionar eficientemente las solicitudes de soporte:
- Registro y clasificación automáticos: automatiza la recepción y clasificación de tickets según su urgencia y tipo, así se manejarán de manera prioritaria y eficiente.
- Seguimiento en tiempo real: permitir un seguimiento continuo del estado de cada ticket. Así evitas que las solicitudes se queden sin resolver o se pierdan en el proceso.
3. Incumplimiento de normativas y leyes
No cumplir con las normativas y leyes de la industria puede tener consecuencias graves para cualquier empresa.
Las violaciones de normativas llevan a a sanciones económicas, litigios y un daño considerable a la reputación de la empresa. Asimismo, puede erosionar la confianza de los clientes, socios y reguladores, impactando las relaciones comerciales y las oportunidades de mercado.
Solución: Enfoque proactivo hacia el cumplimiento regulatorio
Las organizaciones deben adoptar un enfoque proactivo si quieres disminuir sus problemas de TI y mitigar los riesgos de sanciones y litigios. Veamos:
Auditorías regulares de cumplimiento
Las auditorías internas son una herramienta vital para el mantenimiento del cumplimiento continuo. Si se planifican y son regulares, las auditorías ayudan a detectar posibles vulnerabilidades o incumplimientos antes de que escalen a problemas mayores.
- Auditorías internas: realizar auditorías internas regulares para revisar y evaluar la adherencia a las normativas legales y reglamentarias. Al integrar las auditorías como una práctica habitual, se promueve entre los empleados la importancia del cumplimiento normativo.
- Auditorías externas: en algunos casos, puede ser beneficioso llevar a cabo auditorías externas por parte de terceros independientes. Esto proporciona una evaluación objetiva del cumplimiento y permite mejorar la credibilidad de la empresa frente a reguladores y clientes.
Mapeo automatizado de la CMDB y Activos
Un elemento esencial para el cumplimiento de las normativas es el mapeo activo y automatizado de la CMDB (Base de Datos de Gestión de Configuración) junto con los activos de infraestructura. Es crucial mantener actualizado este mapeo de manera constante para las auditorías. Automatizar este procedimiento garantiza que la información de los activos se mantenga al día. Esto ayuda a identificar los componentes esenciales y evaluar los riesgos pertinentes.
Además, esta automatización facilita la correlación de los activos con incidentes, problemas, gestión de cambios y peticiones, proporcionando un registro efectivo de las actividades que han impactado o alterado la infraestructura y los servicios de una organización.
Implementación de tecnologías de soporte
El uso de software especializado en la gestión del cumplimiento normativo facilita la adherencia a las regulaciones de forma más eficiente:
- Automatización de procesos: estas herramientas pueden automatizar la recolección y análisis de datos necesarios. Esto es esencial para el cumplimiento, reduciendo la carga de trabajo manual y minimizando los errores.
- Generación de informes: el software de cumplimiento puede generar informes detallados que son esenciales durante las auditorías y para el seguimiento regular de la situación de cumplimiento.
- Seguridad de datos y privacidad: asegurarse de que las tecnologías implementadas para la protección de datos personales y la seguridad de la información estén al día y sean capaces de prevenir, detectar y responder a incidentes de seguridad.
4. Problemas de integración de sistemas
La integración de sistemas es uno de los problemas de TI más común en las organizaciones que adoptan nuevas tecnologías. La incompatibilidad entre los sistemas nuevos y los existentes puede limitar severamente la funcionalidad y reducir la eficiencia operativa. Así, se generan silos de información y procesos discontinuos que desmejoran la experiencia del usuario y la toma de decisiones. Estos problemas de integración resultan en una mayor carga de trabajo manual, duplicación de esfuerzos y mayor riesgo de errores.
Solución: facilitar la integración a través de estándares abiertos y tecnologías apropiadas
La capacidad de integrar diferentes tecnologías de manera efectiva es crucial para maximizar la eficiencia operativa y mejorar la experiencia del usuario.
Adoptar estándares abiertos y APIs
Los estándares abiertos son fundamentales para asegurar la integración entre diferentes sistemas y tecnologías. Al adoptar estos estándares, las empresas pueden:
- Garantizar la compatibilidad: utilizar estándares reconocidos a nivel mundial permite que los sistemas se comuniquen entre sí sin la necesidad de soluciones personalizadas.
- Facilitar la expansión y la escalabilidad: es más fácil agregar o modificar componentes del sistema sin interrumpir las operaciones existentes con estándares abiertos. Obtienes así una mayor flexibilidad para crecer y adaptarte a nuevas necesidades del negocio.
Las APIs actúan como el pegamento que une diferentes sistemas y aplicaciones, permitiendo una integración sin fisuras y eficiente. Desarrollar e implementar APIs robustas, preferiblemente RESTful o SOAP, es lo más recomendado para la comunicación segura y eficiente entre sistemas.
Seleccionar plataformas con alta compatibilidad
Elegir el software adecuado es vital para una integración exitosa. Durante el proceso de selección, es importante:
- Revisar la compatibilidad nativa: optar por plataformas que soporten integraciones con una amplia gama de aplicaciones y bases de datos. Como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que integran funcionalidades de CRM, finanzas y cadena de suministro.
- Considerar la comunidad y el soporte: plataformas con una amplia comunidad de usuarios, desarrolladores y sólido soporte técnico son más propensas a ofrecer soluciones rápidas a problemas de integración.
Pruebas de compatibilidad
Antes de implementar una nueva solución, vas a necesitar:
- Realizar pruebas exhaustivas: esto incluye probar la integración en un entorno controlado para detectar y corregir cualquier problema antes de la implementación.
- Utilizar escenarios de uso reales: simular operaciones diarias y situaciones de alta carga para asegurar que el nuevo software puede funcionar eficientemente sin interrumpir las operaciones existentes.
5. Tiempo de inactividad del sistema
El tiempo de inactividad del sistema puede tener consecuencias devastadoras para cualquier negocio. Se pueden dar por distintas razones: por fallas de hardware, errores de software, ataques cibernéticos o porque no existe un mapeo detallado de la infraestructura en las plataformas ITSM.
Sin un mapeo claro, resulta difícil identificar y asociar problemas específicos a los activos correspondientes, lo cual retrasa la resolución de incidencias y aumenta el tiempo de inactividad.
Además, la reputación de la empresa puede sufrir si los clientes perciben que la infraestructura no es confiable.
Solución: Asegura la continuidad del negocio
Te damos tres soluciones importantes al respecto:
Generación de alerta asociado a un activo de la infraestructura específico
Implementar un sistema de generación de alertas que esté directamente asociado a los activos específicos de la infraestructura es crucial para minimizar el tiempo de inactividad.
- Mapeo detallado de la infraestructura: Crear un inventario preciso a través de herramientas que permitan la actualización automatizada de todos los activos de la infraestructura, incluyendo servidores, bases de datos, aplicaciones, dispositivos de red, entre otros. Este inventario debe integrarse en la plataforma ITSM utilizada.
- Asociación de activos a servicios críticos: Cada activo debe estar claramente vinculado a los servicios críticos que soporta. Esto facilita la evaluación del impacto potencial de cualquier falla en el sistema.
- Configuración de alertas inteligentes: Implementar un sistema de alertas que utilice el mapeo detallado para generar notificaciones automáticas a las áreas de soporte para la toma efectiva de acciones que permitan una solución cuando se detecten problemas. Estas alertas deben incluir información específica sobre el activo afectado, el tipo de problema y su potencial impacto en los servicios críticos.
Implementación de sistemas redundantes
Para prevenir el error total del sistema debido a la falla de un solo componente, equipa los centros de datos con hardware redundante. Esto incluye:
- Servidores duplicados: tener servidores duplicados que pueden tomar el relevo inmediatamente si uno falla.
- Switches de red y rutas de conexión: asegurar que existan múltiples caminos de datos para evitar puntos de fallo únicos.
- Unidades de almacenamiento replicadas: mantener datos espejados en múltiples dispositivos de almacenamiento para garantizar su disponibilidad continua.
Soluciones de continuidad del negocio
Desarrollar y mantener un plan de continuidad del negocio efectivo que detalle cómo la organización responderá y se recuperará de diferentes tipos de interrupciones. Para ello es necesario:
- Plan de continuidad del negocio (BCP): desarrollar y mantener un plan de continuidad del negocio que incluya estrategias específicas para minimizar el tiempo de inactividad y recuperarse de diferentes tipos de interrupciones. Este plan debe ser revisado y actualizado regularmente para adaptarse a los cambios en el negocio y la tecnología.
- Centros de datos alternativos: establecer y mantener centros de datos alternativos o sitios de recuperación de desastres que puedan tomar el relevo rápidamente en caso de una interrupción en la ubicación principal.
- Herramientas de monitorización y gestión de incidentes: implementar herramientas avanzadas de monitorización de sistemas que puedan detectar y alertar sobre condiciones anormales antes de que se conviertan en problemas graves. Combinar esto con un sistema efectivo de gestión de incidentes para asegurar una rápida resolución de problemas.
Conclusión
A lo largo de este blog, hemos explorado cinco problemas de TI que enfrentan las empresas modernas, junto con estrategias efectivas para resolverlos.
Recomendaciones finales
- Realiza auditorías regulares: mantener una revisión constante de tus sistemas de TI es fundamental. Las auditorías regulares te permiten identificar áreas vulnerables o anticuadas que requieren mejoras.
- Capacita continuamente a tu equipo: asegúrate de que todos estén informados sobre las mejores prácticas de seguridad y el uso eficiente de las tecnologías. La capacitación continua es una inversión que mejora la operatividad y la seguridad de toda la organización.
- Implementa herramientas de monitoreo en tiempo real: estas herramientas te permiten actuar proactivamente antes de que pequeños problemas escalen a situaciones críticas, garantizando así la continuidad del negocio.
- Fomenta una cultura de mejora continua: involucra a tu equipo en la identificación de oportunidades de mejora y en el desarrollo de soluciones. Celebrar los logros y reconocer las contribuciones individuales y de equipo puede fomentar una cultura proactiva y dedicada a la excelencia en TI.
Queremos saber de ti. ¿Has enfrentado alguno de estos problemas de TI en tu empresa? ¿Qué soluciones has implementado?
Si buscas asesoría para decir adiós a todos estos problemas, no dudes en contactarnos. 😊
