La Planificación y Control de Activos y la Gestión de Servicios se presentan hoy día como una dupla poderosa para controlar y generar valor a la empresa mediante el funcionamiento y distribución correcta de los activos para dar respuesta a las necesidades del negocio.
Conoce las últimas actualizaciones en la percepción de la planificación y control de activos desde la perspectiva de la entrega de servicios; y descubre como están íntimamente ligados a los objetivos de negocio.
Gestión de Servicios y Planificación y Control de Activos
Cuando hablamos de Gestión de Servicios, enseguida pensamos en las mejores prácticas para satisfacer al cliente o usuario final externo; y generalmente nos olvidamos de que los integrantes de una organización, también son clientes que demandan servicios. En pocas palabras, los empleados de la empresa son clientes internos que también requieren servicio y atención oportuna.
¿Qué puede ser un servicio para el cliente interno?
Básicamente todo lo que tu empleado necesita para cumplir con sus funciones y tareas dentro de la organización. Desde simple lápiz y papel hasta los distintos software y accesos a los archivos o datos sensibles de la empresa. Todos estos son activos que la empresa pone al servicio de sus clientes internos para facilitar su labor.
Ahora bien, como toda invención del hombre; los activos de la empresa están sujetos a un ciclo de vida útil marcado por la corrosión o degradación a lo largo del tiempo. Y para dar cuenta del estado en que se encuentra cada uno de ellos dentro del ciclo; hace falta la Planificación y Control de Activos vista como un Servicio al Cliente Interno.
Cómo lograr la cohesión correcta entre Gestión de Servicios y Planificación y Control de Activos
Por otra parte, la Planificación y Control de Activos permite que las empresas programen y sigan un calendario de mantenimiento para los activos tangibles e intangibles.
Dicho calendario debe contemplar parámetros variables para determinar las acciones a seguir una vez se ha cumplido un hito en el ciclo de vida útil del activo, o cuando esta llega a su fin.
Sin embargo, tales acciones están dirigidas a agregar valor a la empresa más que cualquier otra cosa. Es decir, si vamos a reciclar, reemplazar o descartar un activo por las razones que apliquen; lo que realmente tenemos como objetivo es beneficiar a la organización entera para que cumpla a cabalidad con los objetivos planteados.
En todo caso, para la Gestión de Servicios desde el punto de vista de la Planificación y Control de Activos; se creó la Norma ISO 55000. Ella compila las definiciones, pautas y acciones para lograr el máximo de sustentabilidad de la empresa.
La Norma ISO 55000 y la Planificación y Control de Activos
El marco general de la Norma ISO 55000 tiene como principio los siguientes enunciados:
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Determinar objetivos
El primer paso de la norma nos exhorta a fijar objetivos dentro de la planificación y control de activos. La brújula a seguir para cimentar la planificación y control de activos como estrategia de gestión son los objetivos generales de la organización; ya que de ellos se derivan los resultados que queremos transformar en beneficios.
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Enlazar objetivos empresariales con necesidades sentidas
Seguido, debemos hacer coincidir los objetivos de la planificación y control de activos con cada una de las necesidades sentidas de la empresa. De igual forma; los objetivos de planificación y control de activos pueden ampliarse y dividirse en conjuntos secundarios o subconjuntos que satisfagan múltiples funciones.
Asimismo, también se deben enlazar con las necesidades de suplemento de suministros y servicios satisfechos por agentes externos (proveedores; contratistas de todo tipo; e incluso; entes reguladores y accionistas externos).
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Establecer parámetros generales de Control para la Gestión de Activos
Por último, la planificación y control de activos debe traducirse en un calendario que de cuenta de lo que mide en unidades lógicas; su duración en el tiempo; y el éxito real alcanzado vs. esperado. Se admiten unidades de medición cualitativas y cuantitativas.
En todo caso, lo que realmente resalta para los expertos en Planificación y Gestión de Activos; es que la si bien la Norma ISO 55000 parece tener especial aplicación al área de mantenimiento, realmente se enfoca en la entrega de servicios. Volvemos así a la dupla poderosa que se ocupa de la entrega de servicios al cliente interno para agregar valor global a la empresa a través del uso correcto de sus activos.
A modo de conclusión respecto a la Norma ISO 55000 como referente para la planificación y control de activos; rescatamos que se centra en puntualizar cuáles son los componentes que integran un sistema de gestión enfocado en la naturaleza de los activos; y su interrelación con los objetivos empresariales que necesitamos controlar para agregar valor mientras minimizamos sus riesgos asociados.
¿Qué trae de nuevo la Gestión de Servicios para la Planificación y Control de Activos?
Muchos expertos están de acuerdo en la conclusión de que la Gestión de Activos no es más que un nombre más elegante para la Gestión de Mantenimiento; y que la Norma ISO 55000 es el documento que viene a respaldar esa percepción. Pero, ¿por qué hacer eso? Sencillo: Hace el concepto más atractivo a los ojos de altos ejecutivos.
Como expertos en TI; estamos parcialmente de acuerdo con esta analogía puesto que aplica en verticales de manufactura y operaciones industriales. Sin embargo, reducir la planificación y control de activos a actividades de mantenimiento preventivo/correctivo, es honestamente una injusticia.
Hacer ver ambos enfoques como sinónimos es sobresimplificar los alcances y bondades de la planificación y control de activos; especialmente porque la Gestión de Servicio se le incorpora para añadirle valor, y a amplificarla. Entonces, del ensamblaje de ambos acercamientos nos brinda:
- Abordaje extensivo de la gestión de activos centrada en la entrega de valor.
- Aumento de la confiabilidad, disponibilidad, capacidad de mantenimiento e interoperabilidad.
- Automatización de servicios, y programación de paradas estratégicas para la evaluación y mantenimiento preventivo y predictivo de todo tipo de activos.
- Acercamiento integral del mantenimiento y gestión de activos centrado en la confiabilidad.
- Amplio rango de aplicación en industrias de diversas índoles y tamaños.
En todo caso, aquí están algunas de las novedades que la Gestión de Servicios aporta a la planificación y control de activos:
Planificación del Ciclo de Vida de los Activos centrada en la satisfacción de los requerimientos del negocio
Como ya mencionamos previamente; la estrategia de gestión de servicios para la y planificación y control de activos comienza con la alineación de los objetivos de negocios. Todo inicia en la estrategia y el plan para llegar a tales objetivos, y luego apoya la entrega del valor asociado con el plan.
Sin embargo; la gestión de activos desde el punto de vista más tradicional generalmente se salta este paso para centrarse en otras actividades necesarias más inmediatas tales como el mantenimiento o la predicción.
Esto constituye una de las novedades que la Gestión de Servicio añade a la Planificación y Control de Activos. Entonces, para llegar al beneficio último de añadir valor a la empresa; se hace necesario determinar cuáles activos serán necesarios para sustentarla en el corto, mediano y largo plazo.
Veámoslo así: ¿Hacia dónde vamos a dirigir nuestras estrategias de negocio si desconocemos nuestros requerimientos de activos para sacarlo adelante; y la forma como vamos a emplearlos durante los próximos años?
Incorporación de la inversión de capital en la planificación y control de activos
Seguido está otra área que generalmente se descuida en el enfoque de gestión de activos tradicional; es la de los proyectos de capital. Seamos sinceros: Generalmente el criterio preponderante para la inversión en activos se centra en la minimización de gastos; y esto termina comprometiendo la calidad del servicio.
Entonces, al preponderar ahorro sobre calidad, se adquirirán activos que no necesariamente responderán a las necesidades reales de la empresa; ni a sus objetivos.
Análisis del Desempeño de los Activos de cara a los Requerimientos del Negocio
De nuevo, desde el punto de vista tradicional de la Gestión de Activos; casi todas estrategias fallan en el análisis del desempeño de los activos en función de los requerimientos reales del negocio. A lo sumo, se aproximan en detectar las diferencias que existen, pero no ahondan en los por qué ni cómo se pueden mejorar.
Lo fundamental es sincerarse y responder qué tan eficientemente estamos empleando los activos disponibles para lograr los objetivos de negocios; y gestionarlos para lograr el máximo beneficio de ellos. De nuevo, la gestión de activos desde el punto de vista de los servicios añade este nuevo valor.
A mediano plazo, esto traerá la necesidad de reinvertir en adaptaciones; nuevos materiales; y otros gastos relacionados con el costo del ciclo de vida del activo y su desempeño. Y esto es precisamente lo que se desea evitar.
La Gestión de Servicio para la planificación y control de activos ofrece una visión completa sobre los criterios de inversión aplicados al ciclo de vida de los activos. Esto resulta positivo porque ahorra el desperdicio de dinero y esfuerzo.
Integración de herramientas automatizadas para la planificación y control de activos
Aunque existen muchas opciones en el mercado para la gestión de activos; la mayoría de ellas parten del principio de atender un orden básico aleatorio de fallas comunes.
La gestión de servicios aplicada a la planificación y control de activos nos ofrece una visión integral porque se centra en la administración del mantenimiento preventivo; y el trabajo involucrado en forma de tareas a ser completadas dentro de un ciclo.
Una de las opciones más completas para manejar la planificación y control de activos desde el punto de vista de los servicios, está en BMC Track-It! Esta poderosa opción te ayuda a asegurar una gestión efectiva de los activos porque se ocupa de:
- Predecir los requerimientos de activos a corto, mediano y largo plazo;
- Diagnosticar el desempeño o estado actual de los activos y hacer inventarios automatizados;
- Hacer proyecciones de inversión de capital para adquirir, reponer o potenciar los activos existentes;
- Administrar los recursos para implementar las estrategias.
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