El ambiente en el que hoy día se desenvuelven las empresas se ha vuelto cada vez más competitivo y exigente. Como resultado las organizaciones se han visto obligadas a poner en marcha acciones que les permitan mejorar constantemente para destacar y ofrecer el mejor servicio posible. En este contexto, y precisamente enfocado al proceso de Mejora Continua de las empresas; nace el PDCA (Plan-Do-Check-Act).
El PDCA también llamado Ciclo de Deming, no es más que una estrategia enfocada en ayudar a las empresas a alcanzar una verdadera cultura de la excelencia; en donde todos los procesos que se ejecuten sean de máximo provecho. Sigue leyendo y entérate de todas las ventajas que este ciclo puede brindar a tu organización.
¿Por qué una Mejora Continua?
La mejora continua es un servicio vital para asegurar la sostenibilidad de los sistemas de gestión y la mejora del rendimiento de cualquier negocio.
La necesidad de Mejora Continua dentro de una empresa se entiende mucho mejor si pensamos en la organización como en un ente dinámico; que se encuentra en constante movimiento y por ende en permanente cambio. En este caso debido a esa transformación progresiva; la única alternativa para garantizar el éxito del negocio es convertir estos cambios en un proceso de evolución, en el que la organización se reinvente a sí misma cada vez que sea necesario.
Siendo este enfoque tan importante, ¿Qué pueden hacer las empresas para adoptarlo de forma efectiva?
El PDCA (Plan-Do-Check-Act): La estrategia ideal para alcanzar la Mejora Continua.
Antes de definir el PDCA, es interesante que echemos un vistazo a algunos detalles sobre su historia: El PDCA fue presentado al mundo por el experto en estadística, William Edwards Deming. Deming mostró por primera vez este modelo de mejora continua al Comité Directivo de Keidanren en julio de 1950; por lo que en la industria japonesa se le conoce como el Ciclo Deming. Aunque realmente la creación del ciclo se le atribuye al matemático Shewhart.
El PDCA (Plan-Do-Check-Act) es una metodología que valora y busca crear; una cultura de excelencia dentro la empresa. Es un tipo de método de gestión interactivo que es utilizado tanto para el control; como para la mejora continua de productos, servicios y procesos en general. El método consta de 4 pasos (de allí su nombre) que deben seguirse uno detrás de otro hasta crear un ciclo de eficiencia.
¿Por qué es tan efectivo?
Lo que lo hace poderoso al PDCA es su enfoque sistemático y cíclico. Sistemático, porque se aplican los cuatro pasos uno tras otro, siempre en el mismo orden, sin saltarse ni pasar por alto ninguno. Cíclico, porque el relanzamiento constante del PDCA permite a la organización mejorar continuamente.
Plan-Do-Check-Act: Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar
Como ya lo dijimos esta metodología consta de 4 pasos cuyo equivalente en español sería
- Plan: Planificar
- Do: Hacer
- Check: Comprobar
- Act: Actuar
Veamos de cerca cada una de las etapas para comprenderlas mejor.
#1 Plan (Planificar)
Esta etapa inicial exige un análisis en el que se establezcan las necesidades de la empresa y se definan objetivos. Luego de este análisis se procede a la planificación y la puesta en práctica de procesos y actividades necesarios para asegurar la satisfacción de los clientes y demás partes interesadas de la empresa, así como también para garantizar la calidad de los productos y servicios.
En este contexto, es necesario:
- Identificar y formalizar los problemas existentes a resolver.
- Estimar costos y establecer los recursos a implementar.
- Sensibilizar y movilizar a los miembros de la organización.
- Definir los indicadores clave de desempeño que permitan medir los resultados obtenidos.
#2 Do (Hacer)
Esta es la etapa en la que se ejecutan todos los planes establecidos en la fase anterior. La recolección de datos también debe hacerse en esta etapa, aunque esta información sólo se utiliza en fases posteriores. Es recomendable que la organización establezca un responsable de la calidad que se asegurare de que el plan de acción desarrollado sea bien comprendido y aplicado de acuerdo con los procedimientos previstos.
#3 Check (Verificar)
En esta etapa, se deben estudiar los resultados de las pruebas para ver si se pueden generalizar las soluciones. Este es la fase crítica para el enfoque de Mejora Continua, pues es en esta misma donde se puede evaluar la dificultad (o simplicidad) de un procedimiento dado. Normalmente, si se practica bien este paso; puede ayudar a que las organizaciones logren controlar y establecer mejor sus pronósticos. Además, sin importar si lo resultados son satisfactorios o no, la organización siempre tiene la oportunidad de capitalizar los saberes obtenidos para agregarlos a su base de conocimiento.
#4 Act (Actuar)
Esta etapa consiste en corregir las fisuras, luego de haber identificado todas las áreas que se puedan mejorar. Esto conducirá a la realización de un nuevo proyecto y, por lo tanto, a una nueva planificación. De esta manera comenzará un nuevo ciclo. Es aquí donde las organizaciones pueden verdaderamente comenzar a alcanzar la cultura de la excelencia, a través de la potenciación de procesos, herramientas y recursos en general.
El PCDA y el ITSM
El PDCA es una metodología aplicable a cualquier área o proceso de la empresa. En el caso del ITSM, existen algunos marcos de referencia que incluyen el PCDA como parte primordial para la optimización de la entrega de servicios de las organizaciones. Entre ellos tenemos a ITIL y a ISO 9000. Algunas de las ventajas que el PDCA puede brindar para la Gestión de Servicios de TI son:
- El establecimiento de un gobierno de ITSM más sólido
- Potenciación del ITSM para mejorar su alineación con el negocio.
- Creación una línea de visión clara definir de mejor maneras las expectativas referente a planes y proyectos.
- Mayor satisfacción del cliente.
- Promoción de una verdadera cultura de la excelencia.
Aunque los pasos propuestos por el PDCA parezcan sencillos, la verdad es que el éxito de esta metodología radica en la promoción del compromiso y la comunicación fluida entre todos los actores involucrados. Recuerda que ningún plan o proyecto puede cumplirse a la perfección sin la ayuda de las herramientas adecuadas. Así que procura adquirir una que de verdad cubra las necesidades de tu empresa. Si no sabes por donde comenzar a buscar, te recomendamos echarle un vistazo a las solución ITSM de ServiceNow. Un poderoso software alineado con las mejores prácticas de ITIL, que te permitirá mejorar de forma efectiva los flujos de trabajo de tu equipo de TI.
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