No es ningún secreto que muchas de las gestiones administrativas y de soporte en la educación presentan muchas fallas. La falta de sistemas y herramientas para agilizar procesos hace que muchos trámites sean más trabajosos de lo que son. Y también dificulta mantener una comunicación efectiva entre los departamentos administrativos.
Entonces, la necesidad de un buen soporte al cliente no es solo para las empresas. Los centros educativos son unas de las instituciones que deben brindar soporte a muchos individuos, interna como externamente.
Por esto, en el artículo de hoy te contamos sobre los tres errores administrativos que se cometen a menudo en los centros educativos y te ofrecemos soluciones. ¡Continúa leyendo!
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Falta de una red eficaz de canales comunicativos
La comunicación es clave en cualquier organización, pero es especialmente importante en una institución educativa, donde a menudo hay muchas partes interesadas diferentes. Si la comunicación se interrumpe, puede dar lugar a confusiones y errores. Lo cual es lo que sucede a menudo.
Por ejemplo, muchos estudiantes de universidades se suelen quejar de irregularidades en algunos trámites. Esto sucede porque mucha información se extravía en la amalgama de canales. Ya que estos muchas veces no contienen toda la información actualizada. Por lo cual, siempre existe el problema de un documento que falta, otros que sobran y hasta pérdida de información entre las distintas áreas administrativas.
Para evitarlo, es fundamental que todo el personal de apoyo sea claro y concisa en su comunicación, y asegurarse de que todas las partes interesadas estén al día.
¿Pero cómo se puede lograr esto? Una mesa de ayuda es la solución a este tipo de problemas.
Con esta herramienta, el personal puede procesar mejor las solicitudes y dividir la carga de trabajo, teniendo éxito en sus tareas. Una buena comunicación y coordinación son esenciales para que el soporte en la educación funcionen con eficacia. Por esta razón, las mesas de ayuda pueden ser un activo valioso para cualquier colegio o universidad.
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Tener silos en el proceso de colaboración
Como sabe cualquier administrador de colegio o universidad, coordinar los distintos procesos administrativos puede ser una tarea difícil. Y, además, requiere de bastante tiempo. En las admisiones, las inscripciones, la ayuda financiera y los registros de los estudiantes hay muchas partes móviles que deben coordinarse para que todo funcione sin problemas
Además, con el panorama siempre cambiante de la educación superior, puede ser difícil mantenerse al día con las mejores prácticas y garantizar que todos los procesos administrativos estén actualizados.
Para superar estos retos, es importante que el soporte en la educación tengan canales de comunicación claros. Con funciones y responsabilidades bien definidas. Al colaborar estrechamente y estar al tanto de los últimos cambios en este campo, los equipos administrativos de las universidades pueden garantizar que sus procesos administrativos sean eficientes y eficaces.
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Mantenerse al margen de los cambios tecnológicos
La tecnología está en constante evolución. Y puede ser difícil para el personal de apoyo mantenerse al día con los últimos cambios. Esto puede provocar problemas cuando se introducen nuevas tecnologías en la institución, ya que muchas veces el personal administrativo no está familiarizado con ellas.
Por esta razón, en muchas universidades el equipo administrativo no migra del papel a la nube; o lo hacen muy deficientemente sin aprovechar todas las tecnologías que existen allí afuera.
Hay muchas soluciones digitales allí afuera que están diseñadas para mejorar estos casos. No obstante, no sirve de nada integrar nuevas herramientas sin dar preparación previa o durante el proceso.
¿Qué puedes hacer con una mesa de ayuda o help desk?
Ya te hemos adelantado que la solución perfecta a estos problemas en el área de soporte en la educación es una mesa de ayuda. Pero, además, hay tareas específicas que puedes mejorar con esta herramienta a la mano. Veamos algunas de ellas:
– Un help desk es un sistema que automatiza las tareas facilitando la gestión de la carga de trabajo. Al analizar todas y cada una de las tareas pendientes, el servicio de asistencia puede identificarlas y actualizarlas en consecuencia. Esta automatización puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo, liberándole para que se centre en otras tareas.
Además, el help desk también proporciona información valiosa sobre el proceso de trabajo, ayudando a mejorar su eficiencia. Como resultado, un servicio de asistencia puede ser una herramienta inestimable para cualquiera que tenga que gestionar una gran carga de trabajo.
– Aumenta la eficiencia: Como sabe cualquiera que haya trabajado en una institución educativa, las tareas administrativas pueden ser repetitivas y requerir mucho tiempo. Desde el envío de correos electrónicos hasta la actualización de registros, a menudo hay una gran cantidad de pequeñas tareas que deben realizarse a diario.
Con un help desk puedes enviar correos de forma masiva y los registros se actualizan en cuestión de segundos, lo que permite a los equipos obtener todos los detalles y completar las tareas de forma rápida y eficaz.
– Colabora sin esfuerzo: es importante que, durante el proceso de admisión, por ejemplo, los futuros estudiantes estén en contacto con las partes correspondientes para que todo funcione bien. Con una mesa de ayuda pueden integrarse todos los canales comunicativos en un solo lugar. De esta manera, se podrán responder rápidamente cualquier duda que tengan los admitidos y que el proceso sea fluido.
El mejor Help desk para centros educativos
Los equipos administrativos de colegios y universidades son responsables de una gran variedad de tareas. Desde la tramitación de solicitudes hasta la coordinación de eventos, esta área de soporte en la educación tiene diversas tareas.
Para mejorar y asegurar óptimo rendimiento, GB Advisors pone a tu disposición sus servicios.
Y es que la solución a todos los problemas te la ofrecemos nosotros: Freshdesk. Una potente herramienta que ayuda a todo tipo de equipos a mantenerse organizados y al día. Te ayuda a mantener una mejor comunicación con lo externo: sea clientes, estudiantes u otros equipos de la organización.
Con Freshdesk los equipos pueden colaborar fácilmente entre sí y con los distintos departamentos a los que tienen que ayudar el departamento de soporte en la educación. Esto facilita que los equipos se centren en sus tareas principales y garantiza que nada se pierda.
Como resultado, Freshdesk es una herramienta esencial para cualquier equipo administrativo que quiera ser eficiente y eficaz.
Además, obtener la herramienta con GB Advisors te asegura una implementación y uso de la herramienta más exitoso. Te ofrecemos asesoría gratis, te ayudamos a implementar el Software y capacitamos a tu equipo en el empleo del mismo.
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