El éxito de las empresas depende en gran parte de que la comunicación entre tus empleados sea fluida y puedan colaborar eficazmente. Sin embargo, si tienes un equipo remoto o tu empresa es muy grande, puede ser difícil que sean capaces de hacerlo.
Afortunadamente, existen los software de help desk o mesa de ayuda que pueden mejorar la comunicación entre tus empleados.
Y sí, estas plataformas funcionan como un punto de contacto entre clientes y empleados, pero también sirve como herramienta de comunicación y colaboración entre los distintos equipos o departamentos dentro de las organizaciones.
¡Veamos más a fondo cómo puede ayudarte esta herramienta a mejorar la comunicación entre tus empleados!
Ventajas de un help desk para mejorar la comunicación entre empleados
¿Sabías que para estar orientados al cliente externo primero hay que cuidar del cliente interno? ¡Sí! De tus empleados. Y cuidar de ellos también significa proveerles herramientas que les permita hacer su trabajo más fluido y eficiente.
De esta forma, una empresa que quiera ofrecer a sus clientes respuestas rápidas y coherentes, deberá proveer una plataforma en la que los distintos miembros de sus equipos puedan colaborar.
Las mesas de ayuda son las herramientas adecuadas, ya que en ellas podrás:
Unificar al equipo de soporte con equipos internos
Frecuentemente, los equipos de atención al cliente necesitan plantear incidentes y solicitudes a otros equipos internos de la empresa para poder resolverlos.
En un help desk puedes mejorar la comunicación entre tus empleados unificando a todos tus equipos para que colaboren sin esfuerzo. No permitas que tengan que ir de una aplicación a otra para poder tener lo que necesitan. Todo lo pueden gestionar desde una mesa de ayuda.
Invitar a colaboradores en los tickets
Los agentes con el ticket asignado pueden colaborar con cualquier persona: sea este de un equipo interno, hasta terceros y socios. La idea es poder traer a la conversación a quien pueda ayudar a conseguir una resolución más rápida del problema.
Al funcionar el help desk como un punto único de contacto, los colaboradores invitados podrán tener a la mano toda la información importante dentro del ticket.
Con un help desk podrás mejorar la comunicación porque podrás:
- Traer a los expertos adecuados para resolver incidentes.
- Habilitar a los colaboradores y asignar responsabilidades.
- Tener mayor visibilidad sobre la calidad de la asistencia al cliente y el rendimiento de los colaboradores a través de informes.
En definitiva, esta herramienta permitirá que los diferentes equipos trabajen mejor juntos.
Mantener al equipo en la misma página
Tener todo registrado es la base para mejorar la comunicación entre tus empleados. De esta forma, cualquier persona que necesite acceder a determinada información podrá hacerlo de forma rápida y sencilla. Esto garantiza un flujo de trabajo más ágil.
Los help desk también permiten configurar notificaciones para que nadie se quede sin saber cuándo algo importante sucede. Por ejemplo, puedes configurar que los agentes reciban un email o un SMS cada vez que se asigna un nuevo ticket a su grupo. De esta forma, podrán atenderlo lo antes posible y evitar retrasos en la solución del problema.
Unificar canales de comunicación
Ciertamente, las mesas de ayuda deben permitirte integrar aquellos canales usados tanto interna como externamente por tu empresa.
Podrás tener teléfono, chatbots, correos electrónicos y redes sociales en un solo lugar. Esto mejora tanto la gestión de clientes, como la de empleados.
De una se deriva necesariamente la otra: si tus empleados tienen comunicaciones más fluidas entre sí, también la tendrán con los clientes; dándoles respuestas rápidas y consistentes.
Resolver incidentes relacionados entre sí vinculando tickets
Otra forma eficiente de colaboración en un help desk es poder vincular problemas similares. De esta forma, podrás reducir número de tickets y enviar actualizaciones de todas las solicitudes relacionadas de una sola vez.
Ahórrale tiempo y esfuerzo a tus agentes de esta forma, manteniendo a cada uno de los implicados informados y actualizados sobre el progreso de la incidencia. Así, podrán mantener respuestas coherentes para los clientes.
Impulsa el trabajo en equipo y la eficiencia con Freshdesk
Una empresa es tan buena como su equipo, y Freshdesk puede ayudarte a sacar el máximo partido a tu equipo mejorando la comunicación y la colaboración.
Con esta herramienta, puedes crear un servicio de asistencia que se adapte a tus necesidades específicas. Así, aprovecharás al máximo el tiempo y el talento de tu equipo.
Al utilizar Freshdesk, puedes:
- Asegurarte de que tu equipo está siempre en la misma página. Y que todos tienen la información que necesitan para hacer su trabajo con eficacia.
- Dividir los tickets en tareas más pequeñas en las que pueden trabajar en paralelo los respectivos equipos.
- Asignar tickets a varios agentes para que puedan trabajar en ellos simultáneamente.
- Escalar y priorizar las solicitudes con facilidad.
- Hacer un seguimiento de todas las tareas para que puedas ver lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo.
- Ver el rendimiento de tu equipo y asegurarte de que cumplen las expectativas.
- Identificar las áreas en las que puede mejorar el rendimiento del equipo y realizar los ajustes necesarios.
Es una herramienta perfecta para las empresas de todos los tamaños que quieren sacar el máximo partido a su equipo. ¿Te interesa conocer más sobre Freshdesk? Permítenos contarte todo, contáctanos y agenda una asesoría gratuita.
