Para nadie es secreto que estamos viviendo en una era tecnológica en donde las automatizaciones y las integraciones de procesos son vitales no solo para las empresas sino para cada individuo. Aunque esto viene evolucionando desde hace unos años, con la reciente situación, el 90% de las organizaciones alrededor del mundo se han visto obligados a innovar de forma casi inmediata para adaptarse, resguardarse y optimizar el rendimiento a nivel general.
A pesar de que el pensamiento principal para las TI sea el de gestionar sistemas de manera eficaz, sus funcionalidades se extienden hasta proveer beneficios en la simplificación de cada proceso, en cada departamento laboral dentro de una organización, es allí donde los software de CLM (Gestión de contratos), CRM y más juegan un rol protagónico.
Eso significa que cada software puede llegar a ser parte de un todo, asegurando el funcionamiento óptimo y agilizando el fluido de trabajo, sin importar la situación por la que se esté atravesando. Pero, ¿qué es realmente un CLM y porqué se debe integrar al sistema de tecnología?
El CLM (Contract lifecycle Management) y sus funciones
Cuando hablamos de CLM nos referimos a la gestión del ciclo de vida de los contratos de una empresa, el cual ofrece la automatización y optimización de los procesos contractuales durante cada una de sus etapas. Generalmente, el sistema CLM cubre tres etapas: la iniciación, creación, procedimiento y flujo de trabajo, que a su vez conforma la negociación, aprobación, ejecución y cumplimiento, así como también la renovación de los contratos.
Los beneficios que aportan las soluciones de un CLM ofrecen a los profesionales de diversas áreas el acelerar el manejo de la información sobre abastecimiento y proveedores de una manera más efectiva. Manteniendo almacenada toda la data pertinente en un repositorio digital, las empresas pueden firmar tratos con mayor rapidez, y además obtienen una mejor visibilidad de la forma en la que los acuerdos afectan los resultados de cada departamento.
Aquí, 10 razones para integrar CLM y ITSM:
#1 Acuerdos con estrategia
Integrar un software de gestión de contratos con otras plataformas o servicios de tecnología informática, como por ejemplo un SSI o CRM, permite a los equipos de trabajo construir contrataciones estratégicas al tener total transparencia y accesibilidad, como, por ejemplo, si tenemos un acuerdo con varios proveedores, podemos negociar de forma más eficaz al optar por las mejores ofertas.
#2 Tratos optimizados
La integración de sistemas de información en un solo elemento, además de facilitar la logística y ofrecer conversión eficaz de tratos existentes y nuevos, permite a las organizaciones tener facilidad para realizar un adecuado seguimiento de los contratos, lo que resulta en el mejor uso de los recursos para cumplir requerimientos, reclamar lo acordado y evadir el incumplimiento de legalidades que pueden provocar multas o sanciones.
#3 Minimización de riesgos por costos ocultos
Así como en la seguridad de tecnología informática como en las plataformas o servicios de contratación – y demás softwares que pueden integrarse- los contratos que se manejan implican derechos y deberes que, de no acatarse, podrían generar costos que no estaban siendo contemplados en un inicio.
En consecuencia, una integración de este tipo ofrece una excelente capacidad de reducción de costos imprevistos, perfeccionando los recursos y amplificando los márgenes de conversión. Cuando se tiene toda la data a la mano y con buena visibilidad de los términos estipulados, la administración de los mismos es más efectiva, como resultado, no se producen números en contra.
#4 Estandarización de procesos desde el comienzo
Nada mejor que tener todo en un solo lugar, en donde el acceso sea rápido y sencillo. Un CLM integrado a un ITSM crea un flujo de corriente basado en las operaciones de toda una compañía. La administración del Sistema de esta forma mejora la productividad, no se pierden entregas de proyectos y el seguimiento de tareas asignadas es mucho más fácil.
#5 Control absoluto de todo lo que pasa antes y después
Tanto el ITSM como el CLM se encargan de cada detalle a tomar en cuenta de forma automática, antes y después de administrar los contratos. Lo curioso es que no importa la plataforma en la que se esté trabajando, la integración de ambos software facilitará el acceso a la información desde cualquier lugar. Por ejemplo, si se necesita activar una promoción o beneficio en específico a un cliente, después de firmar un trato, el programa lo hará automáticamente por ti.
#6 Ciclos de compra y venta mejorados
Normalmente sin la integración de estos sistemas de tecnología los procesos del departamento de ventas se pueden ver reflejados en apenas dos hojas de Excel, quizás más; pero con un sistema integrado de ITSM y CLM la coordinación del equipo de trabajo puede transformarse para ser más eficaz. Documentar las etapas desde el principio hace posible el ahorrar tiempo y además mejorar el acercamiento y experiencia de compra del cliente.
#7 Ahorro de tiempo en revisión de operaciones
Como ya hemos observado, la gestión de los equipos de ventas se puede ver perfeccionada por la simplificación y automatización de una integración de sistemas ITSM y CLM, con estos beneficios, los resultados se traducen en aprovechar el tiempo para conseguir nuevos clientes potenciales, eliminando los márgenes de error que por lo general están presentes en otro tipo de herramientas o aplicaciones.
# 8 Mejor fidelización con los clientes
A pesar de que parezca que un CLM solo puede ser usado por los departamentos de administración o finanzas, la información de los clientes es de suma utilidad para todos equipos de una organización. Con una integración como esta, toda esa información está a solo un clic.
# 9 Uso perfeccionado de recursos
Cuando se manejan datos en digital puede existir la posibilidad de perder la ubicación exacta de documentos e inclusive llegar a perder en su totalidad una carpeta importante de archivos. Esto puede evitarse en un 100% con la integración de sistemas de seguridad informática en conjunto con un CLM, los cuales no solo permiten tener a la mano información de valor, sino también aseguran el cuidado y respaldo de cada documento existente en la nube.
# 10 Medir el éxito de cada proyecto
No existe mejor forma de innovar y asegurar el éxito en el futuro de una compañía que el poder medir, escalar y predecir los resultados de cada proyecto interno con exactitud. Integrando software podrás revisar a detalle cada ciclo en el que se encuentren los proyectos de cada departamento con ojo de águila.
La implementación e integración de sistemas en una empresa ya no forman parte de una inversión a considerar, sino de una decisión que va a determinar la permanencia y éxito en el futuro próximo de tu empresa. Un excelente ejemplo y proveedor de software de gestión de contratos que tiene nuestra confianza, es Koho, quienes asisten a clientes de todos los rubros.
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