Integrar nuevas tecnologías dentro de los entornos digitales va íntimamente ligado a la mejora de cualquier negocio. Sin embargo, implementar de forma exitosa una nueva herramienta dentro de los sistemas corporativos puede a veces significar un gran desafío para las empresas.
Si lo que buscas es lograr un proyecto de implementación de software que sea realmente exitoso, te recomendamos que le eches un vistazo a estos consejos que hemos preparado para ti. Sigue leyendo y conoce mucho más.
5 consejos para llevar a cabo un proyecto de implementación de software exitoso
#1 Planifica de forma adecuada
El criterio más importante que debes tener en cuenta a la hora de elegir e implementar un software es el contexto particular de tu empresa ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Hacia dónde quieren llegar con el nuevo software? Con base en esta información es que debes comenzar la planificación del proyecto. Después de eso lo ideal es que :
- Crees un roadmap que te ayuda a gestionar bien el tiempo y las actividades relacionadas con la implementación.
- Establezcas un presupuesto realista.
- Determines cuáles son los requisitos funcionales y técnicos que debe cumplir el software.
- Diseñes un programa con entregables específicos para cada paso de la implementación, desde la buśqueda y adquisición, hasta la instalación y monitoreo de desempeño.
#2 Sé cuidadoso con la migración de datos y la interrupción de operaciones
Si vas a reemplazar una herramienta por otra es importante que consideres que prestes mucha atención a la migración de datos. Una conversión y migración de datos correcta, debe ser prioridad en cualquier proyecto de implementación de software; pues los datos inexactos o incorrectos pueden tener un efecto dominó negativo en toda la organización.
Para garantizar que la integridad de tus datos se mantenga dentro del nuevo sistema y el éxito total de tu proyecto de implementación de software, es necesario que inicies el proceso de limpieza y corrección de la información con suficiente anticipación. Lo ideal es que tus datos estén correctamente organizados y almacenados mucho antes de que comience el proceso de implementación.
Otro factor que debes tomar en consideración es la interrupción de las operaciones en curso
Incluso las implementaciones más exitosas pueden interrumpir las operaciones de una empresa y conducir a una reducción de la productividad que puede afectar temporalmente el flujo de trabajo del negocio.
Ten esto en cuenta y asegúrate de crear un plan de implementación realista; en donde el tiempo y los recursos sean asignados correctamente. Genera planes de contingencia y mantén a tu personal informado. Esto te permitirá responder de forma más rápida en caso de alguna interrupción no planificada de las actividades del negocio.
#3 Define los responsables para supervisar y gestionar el proyecto de implementación
Es recomendable que establezcas un equipo de trabajo que se encargue de la implementación. El tamaño de este equipo va a depender estrictamente de la complejidad del proyecto. Eso si, existen tres roles de extrema importancia con los que debes contar en cualquier proyecto de implementación exitoso.
Project Manager, encargado de coordinar que todas las fases del proyecto se lleven a cabo dentro del tiempo establecido. Un líder técnico, cuya función será la de configurar la herramienta de acuerdo a los requerimientos de la empresa y un Líder de usuarios; a cargo de pasar las solicitudes de configuración al líder técnico, de acuerdo a las necesidades del negocio.
#4 Considera contratar un proveedor de servicios de TI
Puede que tu empresa no cuente con un equipo interno de TI; o que simplemente tus empleados necesiten de apoyo extra para poder conocer mejor la herramienta y llevar a cabo el proyecto con éxito. En cualquiera de los casos es importante que contrates al proveedor adecuado.
El mismo debe poder ofrecerte un servicio profesional de consultoría de TI y de gestión de proyectos de implementación de software: Este proveedor debe contar con:
- Un equipo con la experiencia y los conocimientos informáticos necesarios.
- Los recursos necesarios para realizar una transferencia de conocimientos eficiente.
- Una sólida comprensión de los negocios.
- Excelentes habilidades de comunicación, ya que trabajará mano a mano con tu equipo interno.
Además, debe poder brindarte un análisis detallado de los distintos costes iniciales (incluidos los posibles costes de situaciones imprevistas durante la ejecución), y de la evolución del proyecto a medida que se va desarrollando.
Recuerda que elegir el proveedor adecuado es casi tan importante como elegir la herramienta correcta. Ten esto en cuenta y tómate el tiempo que creas más conveniente para evaluar las diversas opciones disponibles.
#5 Haz muchas pruebas
Ningún proyecto de implementación puede llevarse a cabo con éxito si no incluye una etapa de prueba. Las pruebas representan una parte fundamental de la implementación pues te ayudarán a identificar problemas y a saber si, una vez instalado en el entorno en que lo quieres, tu software cubre las expectativas que tenías.
Existen algunas mejores prácticas que puedes seguir a la hora de hacer las pruebas:
- Brinda a los usuarios finales la oportunidad de evaluar el desempeño del software: En este caso, antes que todo, procura invertir en entrenamiento para los usuarios finales. Encárgate de que conozcan bien el software y escucha sus opiniones y sugerencias en caso de que las tengan.
- Evalúa cuidadosamente no solo las funcionalidades que pienses, vas a necesitar usualmente, sino también aquellas que creas vas a utilizar con menos frecuencia. Recuerda, los fallos pueden hallarse en cualquier parte y es necesario que los identifiques lo más rápido posible.
- Aplica el tipo correcto de pruebas (incluyendo las del despliegue de la base de datos y del rendimiento del sistema).
En resumen:
- Planifica pensando siempre es los intereses y necesidades de tu empresa.
- Sé cuidadoso con la migración de datos y la interrupción de actividades
- Crea un pequeño equipo interno para gestionar el proyecto de implementación.
- Contrata a un proveedor de TI que cuente con la experticia necesaria.
- Mantén a tu personal bien informado e invierte en capacitación continua.
Después de esto lo único que te queda es ver cómo tu negocio mejora con ayuda de la nueva herramienta. ¿Quieres empezar ya tu proyecto de implementación de software? Contáctanos. En GB Advisors contamos con las herramientas y el equipo adecuado para ayudarte a llevar a cabo tus ideas con éxito.
