¿Existe algún secreto para gestionar campañas de marketing exitosamente? Es fácil pensar que el tamaño de tu inversión será directamente proporcional al éxito de tus campañas.
Sin embargo, este éxito va más allá de tu inversión, de lo atractivo del contenido o de la experticia del equipo.
El marketing de una compañía puede ser fiel reflejo de la eficiencia de sus procesos internos.
Intenta responder estas 3 preguntas:
- ¿Existen muchos procesos manuales que interfieren con el trabajo del personal de marketing?
- ¿Este equipo encuentra la información que necesita en menos de 5 minutos?
- ¿Los colaboradores están al tanto de todas las tareas y procesos que se desarrollan dentro del departamento?
Estos problemas dejan en evidencia la falta de eficiencia en los procesos internos de un departamento de marketing, lo que puede incidir directamente en el éxito de las campañas realizadas.
A continuación, te contamos qué necesitas para superar estos problemas y asegurar el éxito y la eficiencia de tus campañas.
¿Cómo tener campañas de marketing exitosas?
Cualquier campaña de marketing está más cerca del éxito y eficiencia necesaria cuando existe:
- Comunicación efectiva
- Gestión de tareas eficiente y transparente
- Pocas tareas manuales o repetitivas
Teniendo esto, podrás:
- Reducir silos de información
- Facilitar la gestión de tareas y mejorar la visibilidad de los procesos involucrados
- Tener empleados más enfocados en aportar valor a sus roles y a la organización
De esta manera, el departamento de marketing de tu organización estará más cerca del rendimiento necesario para obtener mejores resultados, lo que a su vez se puede traducir en un mayor retorno de la inversión.
3 herramientas para gestionar eficientemente campañas de marketing
Herramientas de comunicación
El éxito en muchos aspectos empresariales va de la mano de una buena comunicación entre las partes interesadas.
Según datos publicados por Zippia, los empleados de alto rendimiento utilizan un 45% de su tiempo para trabajo colaborativo (videollamadas, chats con compañeros de equipo, compartir documentos, actualizar a otros miembros del equipo sobre tareas/procesos).
En este sentido, también afirman que ambientes colaborativos ayudan a aumentar la productividad de cara a la realización de tareas hasta en un 50%. Entornos colaborativos necesitan de un canal de comunicación simple donde el flujo de información sea continuo e ininterrumpido.
En este sentido, sabiendo que la comunicación en la gestión de marketing va más allá de un chat grupal o correo electrónico, conseguir este flujo ininterrumpido de información solo se logra utilizando herramientas de comunicación de manera centralizada.
¿Qué debe tener la herramienta de comunicación y colaboración perfecta?
La herramienta de comunicación y colaboración perfecta debe contemplar:
- Chats instantáneos
- Correos electrónicos
- Capacidad de compartir archivos
- Capacidad de modificar archivos y colaborar en tiempo real
- Notificaciones en tiempo real
Ventajas de usar herramientas de comunicación para tu equipo de marketing
Los integrantes del equipo podrán ahorrar hasta 4 horas a la semana que podrán dedicar a aportar valor a sus roles y responsabilidades. ¿A qué se debe esto? A que podrán centralizar la gestión de información relacionada con proyectos en los que participan.
Asimismo, esta mejora en la gestión de la información y la comunicación acelerará la toma de decisiones en un 17%, ya que la información necesaria para esta toma de decisiones estará disponible y será fácil de encontrar.
Herramienta de gestión de tareas
¿Sabías que un 34% de las organizaciones completa sus proyectos dentro de las fechas y presupuestos establecidos ?
Según este mismo reporte sobre Project Management, entre los desafíos más importantes que enfrentan los managers de proyecto (no importa el área), se encuentran:
- Intentar gestionar demasiados proyectos al mismo tiempo
- Falta de software apropiado para la gestión (en marketing pueden ser CRM, software de gestión de tareas, software de gestión de proyectos, etc.)
- Falta de visibilidad en el proyecto (procesos, tareas, recursos, etc.)
Un software de gestión de tareas adquiere gran importancia para asegurar el éxito de cualquier proyecto, no solo el de una campaña de marketing.
¿Por qué razón? Porque este tipo de software te permite reunir toda la información relacionada con las tareas en curso (estatus, agente asignado, información y documentos relacionados, comunicaciones relacionadas, etc.).
A través de paneles personalizables, tendrás acceso inmediato a todos los elementos mencionados anteriormente.
Con esto, también se gana visibilidad para todos aquellos que trabajan de manera independiente dentro del departamento, como contenido, diseño, o programación, por ejemplo.
No será necesario confiar en una tabla de Excel o un hilo interminable de correos para conocer el estatus de una tarea en particular dentro de un proyecto o campaña.
Simplemente, bastará con acceder al panel del proyecto en cuestión; toda la información que necesitas estará instantáneamente disponible.
Ventajas de usar herramientas de gestión de tareas en campañas de marketing
Mayor visibilidad de las tareas y procesos en desarrollo se traducirá en una posible eliminación de las tablas de cálculo para gestionar información sobre proyectos.
Asimismo, el tráfico de correos antes usados para gestionar información sobre proyectos disminuirá. Esto, al mismo tiempo, representa un ahorro de hasta dos días de tiempo invertido en recabar información sobre el estado actual de los proyectos.
De esta manera, tendrás procesos, tareas y un alcance más claro. Así, los equipos de trabajo se verán menos inmiscuidos en cambios de última hora, devenidos de no tener claras las necesidades o requerimientos de la campaña o proyecto en particular.
Herramienta de automatización
En tu organización probablemente ya se utilice algún tipo de automatización para marketing.
Lanzar una campaña de email marketing en la actualidad conlleva automatización (MailChimp, HubSpot, monday marketer… ¿Te parecen conocidas?).
Tener un chatbot en tu sitio web para autoservicio, conlleva automatización.
En fin… El marketing de tu organización seguramente ya automatiza procesos para mejorar la experiencia del usuario.
No obstante, la automatización puede ir más allá y ayudarte también a gestionar:
- Clasificación y monitoreo de leads y cuentas
- Eventos (webinars, eventos virtuales, etc.)
- Campañas
- Monitoreo de rendimiento (gestión de reportes automatizada)
- Tareas y flujos de trabajo
Ventajas de usar herramientas de automatización en campañas de marketing
Con este tipo de herramienta podrás facilitar procesos como la aprobación de contenido (creativos y copy). Además, se podrá automatizar la asignación de tareas relacionadas con la campaña o incluso personalizar flujos automatizados de acuerdo a los procesos de tu equipo.
En cuanto a eventos, la automatización no solo te ayudará a implementar campañas de email marketing. Consecuentemente, también te puede permitir enviar cada lead recibido al flujo de ventas, donde será asignado automáticamente a un agente.
Una herramienta de automatización te permite automatizar notificaciones o cambio de estado o estatus de un elemento (tarea, por ejemplo). Asimismo, te ayudará a crear elementos y subelementos, asignar tareas o aprobaciones.
Esto último, lo podrás lograr utilizando gatillos que van desde una acción específica, hasta periodos específicos de tiempo, fechas límite o dependencias previamente configuradas.
¿Esto es suficiente para tener campañas de marketing exitosas?
La «fórmula mágica» para lograr campañas exitosas no existe, por ende, todo esfuerzo realizado debe estar compuesto de dos cosas:
- Creatividad e ingenio que cautive
- Procesos eficientes que potencien esta creatividad
La parte de creatividad e ingenio la tiene cubierta el talento del equipo.
Ahora, en cuanto a los procesos eficientes, puedes transformar lo abordado en este blog en tres pilares:
- Comunicación
- Visibilidad
- Automatización
Al mejorar la comunicación y el flujo de información en el área de marketing, se facilita la colaboración entre todos los agentes involucrados en las campañas.
Sin embargo, esto debe ir de la mano con una visibilidad extendida de todos los procesos en desarrollo. Así, todos estarán en sintonía y sabrán qué hacer.
¿Cuál sería el elemento clave para elevar el nivel de calidad de procesos necesario para alcanzar el éxito? La automatización.
Tener procesos y tareas automatizadas liberará al equipo de aquellas pequeñas tareas que forman parte fundamental de sus roles, pero no les aportan valor.
Cómo podrás ver, no hay comunicación o colaboración sin buena visibilidad de procesos, y todo esto no se aprovecharía de verdad sin procesos optimizados con automatización.
Esto, en resumen, representa un desafío de marketing que muchos tienen presente, pero muy pocos abordan con éxito: hacer marketing que supere objetivos y mantenga -o disminuya- sus costos.
