Atrás quedaron los días cuando escuelas y universidades administraban sus tareas con cuadernos, y usaban archivadores metálicos para guardar expedientes. En la actualidad, se cuenta con soluciones tecnológicas para la gestión y protección de datos sensibles en Centros Educativos.
De hecho, esto tiene sentido: La educación se ha masificado y tecnificado y, por ende, dichas actividades también.
Como consecuencia, cada semestre se genera/actualizan miles de datos confidenciales que deben ser archivados y compartidos por grupos de trabajo que administran los centros educativos.
Entonces, la imagen de muebles conteniendo montones de papeles llenados a mano, es prácticamente una reminiscencia digna de postal.
Sin embargo, todavía existen Centro Educativos que emplean este método como forma de gestión y protección de datos sensibles.
En tales casos, el celo que rodea la oficina que contiene los benditos muebles rayará en lo paranoico. Abundarán protocolos, escasearán los accesos y habrá muchas rejas que complican todo proceso.
En consecuencia, tal forma de gestión entorpecerá todo. Pero, especialmente el tiempo que empleados de confianza tomarán para actualizar y archivar la información. Y tardará mucho más en ponerse a disposición de las partes interesadas.
Si este es tu caso, es hora de que cambies de paradigma. La respuesta más inteligente para la gestión y protección de datos sensibles en Centros Educativos, consiste en la instalación de soluciones tecnológicas en La Nube.
En este post, buscamos disipar tus dudas e inquietudes. Así pues, te invitamos a seguir leyendo.
Ventajas de contar con soluciones para la gestión y protección de datos sensibles en Centros Educativos
Gestión del Conocimiento por Autoservicio y Catálogo de Servicios
La creación de un sencillo portal web para estudiantes y profesores, favorece la ayuda cooperativa para la resolución de los problemas.
En otras palabras, no tendrás que contratar a un experto para resolver problemas e inquietudes.
Además, estas ayudas cooperativas servirán tanto mejor que la típica lista de preguntas más frecuentes (FAQ).
Entonces, ya no verás más estudiantes persiguiendo a cada profesor por los pasillos para conocer la fecha de los exámenes, o los temas a evaluar en ellos.
Gestión de activos
Las soluciones tecnológicas actuales permiten mantener un inventario de activos de TI.
Entre otras cosas, esto permite mantener al día los datos de hardware, software, elementos de configuración y fechas de actualizaciones.
También permite rastrear los activos a lo largo de su ciclo de vida.
Administración de Incidentes
Unifica en un único portal todas las respuestas que se generan por correo electrónico, autoservicio, vía telefónica o personalmente. De esta manera, es más fácil hacer seguimiento a los incidentes, asignarles prioridad y automatizar procesos para solucionarlos.
Asimismo, cada incidente o pregunta convierte automáticamente en artículo para la base de conocimiento la información que se genere como respuesta. De ese modo, cuando se hagan peticiones similares, la plataforma ofrecerá la misma respuesta previamente generada.
Ahorro efectivo por Solución basada en La Nube
La instalación de este tipo de soluciones no requiere inversión extra en equipos, o la contratación de expertos que los mantengan. Cada dato se gestiona y guarda automáticamente en La Nube.
Esto permite el acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Igualmente, elimina los riesgos de pérdida de información.
Generación de Informes
Tomar decisiones informadas respecto a los datos procesados es muy fácil, ya que la solución te permitirá generar informes muy detallados de forma automatizada.
De igual forma, podrás presentar fácilmente informes de rendimiento de tus alumnos y profesores para incentivar el reconocimiento y la productividad de los más destacados.
Automatizaciones inteligentes de procesos
Al instalar soluciones para la gestión y protección de datos sensibles en tu Centro Educativo, ya no será necesario que un empleado u operador esté pendiente de realizar de forma manual tareas de mantenimiento o actualización de tus sistemas.
Las rutinas repetitivas y previsibles se automatizan, y se crean flojos de trabajo que facilitan la labor de soporte y mantenimiento de sistemas.
Soporte móvil
La tecnología de soporte a Centros Educativos ofrece una aplicación móvil muy sencilla de usar, que permite recibir respuestas en cualquier momento y desde cualquier sitio, mediante el uso de un teléfono celular o una tableta.
¿Qué otras ventajas te podemos ofrecer?
- Gestión del cambio en tu institución.
- Respuestas preparadas e incorporación automatizada de nuevos tópicos consultados y respondidos.
- Encuestas de satisfacción al cliente.
- Integración con Google Apps.
¡Y por supuesto, no podemos olvidarnos de la Seguridad!
Es necesario elegir un enfoque de seguridad por capas que ofrezca todas las capacidades siguientes:
- Cifrado de los datos.
- Protección contra amenazas y ataques externos e internos.
- Prevención de pérdida de datos y respaldos automatizados.
- Cumplimiento de las Políticas de Seguridad establecidas.
- Dar prioridad al acceso y gestión de datos, según el perfil del usuario.
En resumen, con una solución para la gestión y protección de datos sensibles en tu Centro Educativo, podrás ofrecer servicios más rápidos y expeditos. Tendrás siempre a mano la información que necesitan tus empleados en todos los niveles, y atenderás con mayor eficiencia a tus alumnos y proveedores.
Resolverás rápidamente cada problema y solicitud, lo que redundará en una mejor satisfacción del cliente y un incremento en el prestigio de tu institución.
¡Y olvídate para siempre de los protocolos para gestionar y proteger lo datos sensibles de tu Centro Educativo! Cada actualización estará segura y respaldada automáticamente en forma digital en La Nube.
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