La implementación de la gestión del cambio organizacional resulta clave para las empresas que necesitan adaptarse al entorno siempre dinámico de los mercados, para mantenerse competitivas y relevantes.
Pero, para que el cambio sea efectivo, se necesita una cuidadosa planificación, ejecución y evaluación de cada paso.
Es por eso que, en este artículo, describiremos seis pasos clave que te ayudarán a garantizar una transición satisfactoria en tu empresa a la hora de implantar nuevos flujos de trabajo, políticas o procedimientos.
Siguiendo estas sencillas pautas, te asegurarás de obtener los mejores resultados y alcanzar el éxito de las metas planteadas.
¿Qué es la gestión del cambio organizacional?
A medida que las organizaciones se esfuerzan por seguir siendo competitivas y eficientes, la necesidad de cambio para mejorar está siempre presente.
Implementar nuevos procesos o ajustar los existentes puede contribuir a que las operaciones que realice un equipo se ejecuten con estándares de calidad: desde sutiles modificaciones en los flujos de trabajo hasta revisiones significativas en la cultura de la empresa.
Una gestión del cambio organizacional requiere el ajuste de procesos u operaciones con la finalidad de optimizar el funcionamiento de un determinado equipo o una compañía.
¿Cómo influyen los empleados en la gestión del cambio organizacional?
Supongamos que dentro un equipo de trabajo, el jefe es removido de su cargo. En ese escenario, los empleados pueden sentir incertidumbre sobre su futuro laboral.
El equipo puede inquietarse sobre si habrá cambios en la nómina que los afecte, cómo será el nuevo jefe, y de qué forma su liderazgo impactará el trabajo.
Este es un caso típico en donde aplicar la gestión del cambio organizacional es necesario y en el que podemos ver cómo los empleados juegan un papel clave en ese proceso.
Si los empleados no son receptivos a los cambios, estarán trabajando en tareas y proyectos desalineados a los objetivos empresariales. Si no están cómodos con la presencia de un nuevo jefe, se generarán incomodidades que pueden impactar negativamente en el rendimiento diario. Esto hace que las organizaciones pierdan cientos de horas de productividad.
Según Gartner, mejorar la receptividad de los empleados frente a los cambios puede incrementar la productividad en un 24% y la rentabilidad en un 20%.
Pero esto solo será posible si las empresas se enfocan en eliminar esas barreras entre empleados y cambios, como son:
- Equipos de trabajo sobrecargados.
- Acceso limitado a nuevos recursos.
- Procesos rígidos.
- Comunicación deficiente entre directivos y empleados.
Retomando el ejemplo, es necesario que la empresa converse directamente con los empleados para informarles sobre la situación y los pasos a seguir. La idea es ofrecerles certeza de lo que vendrá, lo cual reducirá su actitud de rechazo ante el cambio.
Por eso es fundamental que los jefes de equipo tengan los conocimientos necesarios para actuar con determinación y eficiencia ante el cambio.
¿Cómo implementar una gestión del cambio efectiva en tu empresa?
Ahora profundicemos en cada uno de ellos…
1— Identifica los cambios necesarios
Realizar procesos de transformación puede ser una tarea menos complicada si tomas como primer paso hacer un diagnóstico ágil dentro de tu equipo.
Puedes organizar una reunión e invitar a cada miembro del equipo a expresar cómo se siente en la compañía, lo que se está haciendo bien y lo que pudiera mejorarse. Esta retroalimentación te permitirá entender cómo los empleados perciben el funcionamiento de la empresa.
Luego, realiza dos análisis claves:
- Analiza si la información obtenida de la retroalimentación de los empleados puede alinearse con la visión, misión y objetivos comerciales de la empresa.
- Identifica y reflexiona sobre los procesos actuales de toma de decisión de otros líderes de equipo.
Posteriormente, unifica ambos análisis, para obtener un enfoque sistemático del funcionamiento de la organización. Así serás capaz de identificar los cambios necesarios.
2— Estima cuál será el impacto luego del cambio
Un paso que el promedio de líderes de equipo suele obviar dentro de una gestión del cambio organizacional es la proyección de consecuencias luego de la implementación de los ajustes.
Por ello, una vez que tengas claro los cambios que quieres ejecutar, piensa en cómo afectará a la empresa en los distintos niveles de trabajo. Así como el posible efecto dominó que puede generar.
En este punto, deberás estudiar:
- ¿Cuáles cambios son vitales?
- ¿Cuáles se pueden posponer?
- Y ¿cuáles no son factibles?
Igualmente, puedes preguntarte:
- ¿Quiénes serán las personas más afectadas?
- ¿Cómo será percibido el cambio?
- ¿Cuáles serán las repercusiones si se implementan o no?
3— Asigna líderes preparados para el cambio
Las mejores batallas están encabezadas por los mejores líderes, y en este caso tú eres el estadista.
Sírvete del apoyo que puedan proveer otros líderes, sobre todo si ya tienen experiencia con cambios empresariales.
Establece una coordinación entre todos para decidir estratégicamente la mejor manera de enfrentar la situación.
Asegúrate de que las personas elegidas para liderar sean capaces de:
- Comunicar: debe tener habilidad para transmitir el mensaje de forma adecuada y cerciorarse de que se entendió.
- Organizar: necesita delimitar, determinar alcances y niveles de las estrategias.
- Integrar: un líder debe poner más atención en el elemento humano, pero necesita saber integrar a ello los recursos técnicos y materiales.
- Dirigir: tomar decisiones de acuerdo a las actividades propuestas.
- Motivar: el líder debe hacer que los otros accionen sin necesidad de mandar y para ello debe conocer bien a su equipo.
4— Desarrolla una estrategia de comunicación interna
Probablemente en tu empresa ya tienes un flujo comunicativo establecido. Pero si quieres mejorar tu gestión del cambio organizacional, necesitas evaluar qué tan efectiva ha sido la comunicación corporativa hasta ese punto.
Esto es importante porque, ya establecidos los cambios, debes comunicar al resto de la organización la decisión. Debes dejarles saber los pasos a seguir y las actividades que estarán en marcha próximamente.
Entonces, para desarrollar tu estrategia de comunicación interna te recomendamos que tengas en cuenta lo siguiente:
Es crucial que entiendas que, sin una buena estrategia comunicativa, cualquier otro cambio que se requiera será difícil de implementar.
En este sentido, puedes considerar la mejora de las estrategias de comunicación interna como un cambio en sí mismo, y uno de los más valiosos que puedes llevar a cabo.
Pero si sientes que solo necesitas optimizar tu estrategia actual, aquí te dejamos 6 tips para mejorar la comunicación organizacional de tu empresa.
5— Capacita a tus empleados
La gestión del cambio organizacional incluye una capacitación. Es así porque algunos cambios, como la reestructuración de productos o la adaptación de una nueva propuesta de valor, requiere de entrenamiento colectivo para que todos comprendan los nuevos objetivos y procesos. Esto garantiza una visión y discurso alineado en todos los departamentos.
Es por ello que recomendamos que te preguntes en esta etapa:
- ¿Cuál es el mejor método de enseñanza?
- ¿Quién impartirá la formación?
- ¿Cuál será el horario más idóneo?
- ¿Cuál será la duración de la formación?
6— Implementa herramientas de trabajo colaborativas
Podemos decir que los tres pilares de la gestión del cambio empresarial son organización, colaboración y comunicación.
Pero sin una herramienta de trabajo adecuada puede ser difícil llevar todo esto a término. Por ello, los software de trabajo colaborativo son esenciales, pues te permiten:
- Centralizar toda la información referente al cambio.
- Tener a todos los equipos en una única plataforma para hacerles llegar la información necesaria.
- Hacer llegar encuestas a tus empleados para recibir retroalimentación.
- Mejorar la productividad a través de automatización de procesos y tareas rutinarias. Permite que se concentren en lo importante.
- Conectar con socios internos y externos fácilmente.
¡Entre muchas otras ventajas!
Conclusión
Realizar una gestión del cambio organizacional es una parte fundamental del éxito empresarial. Pero puede ser un reto implementarla sin el nivel adecuado de experiencia y planificación.
Sin embargo, no tiene por qué ser una tarea desalentadora: si tienes presente estos 6 pasos claves podrás ejecutar un proceso de transformación positivo para lograr el éxito a largo plazo.
Desde nuestra experiencia reiteramos la importancia del uso de herramientas colaborativas. Estas te permiten establecer una planificación y comunicación efectiva con los distintos equipos de trabajo para lograr mayor sincronía.
Así que, si necesitas ayuda con este tema, contáctanos para obtener tu asesoría gratuita 😊
