Explicar lo que es la Gestión de Instalaciones (FM, por sus siglas en inglés – Facility Management-) es más fácil si lo abordamos con un ejemplo.
Supongamos que abres un negocio en una oficina modesta. Como solo cuentas con algunos dispositivos para trabajar; puedes asumir por ti mismo el mantenimiento de la planta física de tu oficina. Además, no se requiere de talentos especiales para darle uso a esa escoba que duerme en una esquina; y hacer tus mejores movimientos mopa en mano después de terminar la jornada. Esto sin duda puede ayudarte a ahorrar algo de dinero mientras organizas tus presupuestos.
Entonces, tu negocio comienza a crecer. Al poco tiempo, pasas a ser un ‘todero’ que limpia y organiza y atiende llamadas y lleva la contabilidad. Para ese momento, tu entusiasmo inicial comienza a decaer y la escoba deja ya de representar una fuente de ahorro viable. Por vez primera, te das cuenta de que necesitas contratar a alguien de confianza para que se haga cargo de esos detalles por ti.
Además, también está el tema de la compra de consumibles; materiales de oficina y productos de limpieza; y hacer presupuestos para honrar adecuadamente todos tus compromisos. A medida que pasan los días, corroboras que ese modesto negocio ya le queda grande a esa oficina pequeña que solías barrer todos los días.
Tu emprendimiento ha crecido tanto que se te hace necesario reubicarlo en instalaciones más grandes; y en la medida de esta idea asoma en tu cabeza y comienza a madurar, también notas que el proceso va más allá de los esfuerzos netamente físicos: También incluye repensar lo que has estado haciendo en términos presupuestarios y de alcance; y desde luego, evaluar si tus planes originales encajan a las nuevas dimensiones de tu negocio.
¿Qué puedes hacer?
De repente, estás cara a cara con la logística y gastos que van desde la contratación de servicios y personas que embalen todo lo que tienes en la oficina y moverlos al nuevo destino; y darle mejor distribución al mobiliario y equipos. Además, se te hace más patente la necesidad de contratar nuevo personal… lo que conlleva a presupuestar gastos anuales por concepto de sueldos y salarios; así como la inversión en nuevos equipos de oficina.
En resumen, compruebas lo muy necesario que es mantener el equilibrio entre la tasa de crecimiento de tu negocio con los presupuestos y recursos humanos; y este proceso implica una visión completa de todo lo que ocurre en tu oficina. Y probablemente -sólo probablemente-, no eres el mejor candidato para manejar por ti mismo toda esa información.
De este ejemplo deducimos que la Gestión de Instalaciones y Empleados:
- Es una integración de procesos interdisciplinarios con aplicación práctica a la gestión del ciclo de vida de edificios. Esta integración mejora la prestación e implementación de servicios para garantizar el funcionamiento eficaz de los equipos de oficina.
- Desarrolla patrones para racionalizar y optimizar el uso de recursos internos y externos (outsourcing).
- Rige el trabajo de mantenimiento integral (que comprende desde la limpieza diaria hasta la gestión de residuos); mantenimiento preventivo (control de plagas e insectos; sistemas de control de incendios y planes de contingencia); reubicaciones; gestión de correo y otros sistemas tales como ascensores; escaleras mecánicas; cableado telefónico; estacionamientos, etc.
- Fusiona recursos humanos, espacios físicos y tecnología para la gestión del ciclo de vida del edificio.
Sin embargo, la Gestión de Instalaciones y Empleados también necesita una estructura lógica para funcionar correctamente. Vamos cómo funciona.
Software para la Gestión de Instalaciones y Modelado de información de Construcción (Building Information Modeling – BIM)
En cuanto al uso de la tecnología para la Gestión de Instalaciones y Empleados, hay un montón de programas que ayuda a los gerentes a hacer frente a su trabajo.
En este sentido, los BIM son herramientas para la Gestión de Instalaciones que sirven como modelos de visión completa de la distribución física y en 3D de cada edificio.
Es bueno mencionar que la mayoría de los Gerentes de Instalaciones utilizan herramientas CAD (Diseño Asistido por Computación) como sinónimo de BIM. Sin embargo, no significan lo mismo ya que los CAD se emplean para obtener planos y elementos de dibujo; mientras que los BIM consisten en el modelado en 3D. Además, los BIM también toman en cuenta el ciclo de vida del proyecto entre otras funciones.
Entonces, los programas de CAD y BIM dan visión de la infraestructura física de los edificios y su operatividad; mientras que las soluciones en Gestión de Instalaciones tienen enfoques globales de las normas de gestión con el fin de:
- Controlar y reducir los costos de operación.
- Liberar mano de obra y recursos financieros adicionales.
- Mejorar la eficiencia de las soluciones.
- Integrar y sumar recursos de externalización (outsourcing).
Las nuevas tecnologías han dado a la Gestión de Instalaciones y Empleados un mejor canal para organizar y controlar la información que; en consecuencia, mejora el tiempo y los recursos, mientras que integra capital humano clave para la consecución de objetivos.
Entonces; los software para la Gestión de Instalaciones y Empleados son un conjunto de procesos y funciones disponibles en una plataforma pensados para organizar, prevenir y satisfacer las necesidades especiales de los usuarios como clientes internos de dichos servicios.
El Valor Adicional de la Gestión de Instalaciones y Empleados (y sus Gerentes de Instalaciones)
En tiempos pasados; la Gestión de Instalaciones era llevada manualmente por los Gerentes de Operaciones (COO, por Chief Operations Officer -GO en español). En su concepción más conservadora; los GO por lo general hacían inspecciones en plantas y construcciones para detectar y describir los problemas potenciales, y así idear planes para prevenir y minimizar sus impactos sobre la empresa.
Visto que todo ha cambiado con la llegada de las nuevas tecnologías; el trabajo del GO se ha reconfigurado, ampliado y mejorado con la incorporación de nuevos retos y alcances; y ahora por ejemplo, también maneja la gestión de contratos y otras funciones que previamente estaban relacionadas con el área de Recursos Humanos. También cubren la ejecución de los presupuestos con la automatización y empleo de herramientas que ayudan mucho a gestionar adecuadamente las operaciones.
A continuación, el Gerente de Instalaciones debe reconsiderar la forma en la que la compañía entrega sus productos/servicios manteniendo una banda de costos razonables; pero siempre resaltando la relación precio/rendimiento.
Asimismo, los Gerentes de Instalaciones generalmente operan desde las sombras y su labor tiende a darse por sentado, ya que ellos son los garantes de que todo funcione correctamente… hasta que algo no lo hace.
Además, y en función del tamaño de tu empresa, necesitarás más de un Gerente de Instalaciones. Así, reproducir los mejores resultados con uniformidad y bajo los mismos criterios suele complicarse más… especialmente si hay que honrar y atenerse a los presupuestos.
Gestión de Instalaciones y Presupuestos
Cada decisión que toman los Gerentes de Instalaciones afecta el presupuesto del departamento; y esto se extiende a toda la compañía.
En estas condiciones, es fácil imaginar los Gerentes de Instalaciones pensando constantemente en números… y perdiendo de vista el punto principal de los presupuestos: La organización de los gastos a lo largo del tiempo.
Entonces, el enfoque correcto para llevar presupuestos acordes con la Gestión de Instalaciones; es hacerse la pregunta fundamental: ¿Cuál es el mejor estrategia a largo plazo para gestionar presupuestos?
En tal sentido, expertos del área dan diferentes enfoques para elaborar presupuestos eficaces. Y aquí hay algunos de ellos:
- Separa los presupuestos de capital de los presupuestos de operaciones.
- Pide a tus supervisores que detallen los recursos que más emplean.
- Contrasta tus registros financieros contra los registros financieros públicos.
- Haz alianzas estratégicas entre supervisores y equipos de Gestión de Instalaciones.
- Planifica tus presupuestos de antemano. No esperes a terminar el año fiscal para empezar a hacerlo.
- Síguele la pista al dinero. Crea y mantén control de tus gastos e inversiones.
- Discute y presenta presupuestos para todo.
- Contempla planes de contingencia, y detecta dónde puedes recortar gastos en caso de recesión.
- Da prioridad a equipos y edificios en uso.
- Delimita las premisas para solucionar problemas en términos de tiempo y dinero.
- Ten paciencia y pide ayuda para aprender a leer e interpretar la información presupuestaria.
En resumen…
Los presupuestos son la piedra angular para la correcta Gestión de Instalaciones. De darles el enfoque incorrecto, tus presupuestos son el lugar perfecto para perderte y desperdiciar las potencialidades de tus instalaciones antes de que alcancen su fin de ciclo de vida natural. Prevenir ese escenario de antemano está en tus manos si empleas los softwares adecuados para organizar tus presupuestos, e invertir esfuerzos en los lugares adecuados.
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