La gestión de datos no es un proceso nuevo para nosotros. De hecho como seres humanos lo hemos utilizado durante mucho tiempo para detectar peligros, resolver problemas e inventar nuevas formas de hacer nuestra vida más cómoda.
Recolectar y utilizar datos de forma inteligente nos ha ayudado no solo a sobrevivir sino también a desarrollarnos como civilización, y es que la información ha sido desde siempre uno de nuestros recursos más valiosos.
En el ámbito empresarial la situación no es diferente. Los datos que manejan las organizaciones, bien gestionados, pueden contribuir a la creación de mejores estrategias, la detección temprana de riesgos, la optimización de la satisfacción del cliente y mucha otras cosas.
Por supuesto, considerando el gran volumen de información que deben manejar las empresas, es normal que gestionarlos correctamente pueda parecer un desafío.
Es por eso que hemos decidido crear este artículo en donde hablamos de algunas de las mejores prácticas que existen para la gestión de datos. ¿Quieres saber más? Sigue leyendo y descúbrelas todas.
¿En qué consiste la Gestión de Datos?
El acceso a internet, la integración de aplicaciones para diferentes usos y fenómenos como el IoT han contribuido al incremento exponencial de la cantidad de datos que reciben las empresas.
Como consecuencia, las organizaciones han tenido que buscar nuevas herramientas y estrategias que les permitan explotar estas nuevas fuentes de información. En este contexto, fue que la Gestión de Datos se volvió un proceso clave para las empresas.
La gestión de datos se encarga de diseñar e implementar los procesos necesarios para recopilar, almacenar, utilizar y proteger de forma correcta los datos de una organización a lo largo de todo el ciclo de vida de los mismos.
Ventajas de la Gestión de Datos
La buena gestión de datos puede ayudar a optimizar el desempeño de todos los departamentos de la empresa. Entre sus ventajas podemos mencionar que:
- Permite sacar provecho de la información financiera para tomar mejores decisiones en esta área.
- Contribuye a la identificación temprana de riesgos y favorece la creación de mejores estrategias de protección de datos.
- Ayuda a los equipos de marketing a conocer mejor a los clientes para aumentar su nivel de satisfacción y fidelización.
- Garantiza el cumplimiento de normativas de seguridad de datos.
- Facilita la reducción de costos de adquisición e implementación de aplicaciones.
- Brinda mayor agilidad y velocidad de respuestas a los miembros de la empresa.
La importancia de la calidad de los datos
No puedes sacar provecho de la información que alojan tus sistemas si la misma no es de calidad. Para que puedan ser útiles los datos, estos deben cumplir con algunos estándares que garanticen que son valiosos.
Por eso es importante establecer una estrategia que permita identificar aquellos datos que cuentan con la calidad requerida. Algunos criterios para identificarlos son los siguientes:
Integridad: indica si los datos recogidos son suficientes para sacar conclusiones.
Consistencia: asegura que los datos de todos los sistemas de una organización estén sincronizados y reflejen la misma información.
Precisión: esto implica que los datos recopilados representan exactamente lo que deberían ser.
Puntualidad: significa que los datos están siempre disponibles para facilitar la toma de decisiones.
Validez: indica si los datos cumplen con los estándares o criterios definidos por el equipo encargado de la gestión de datos.
5 mejores prácticas para la buena gestión de datos
#1 Define tus objetivos
La gestión de datos debe estar orientada al cumplimiento de objetivos claros. Como ya lo dijimos, no todos los datos que maneja tu empresa son útiles. Para sacar provecho de aquellos que pueden brindarte verdadero valor es importante que definas los objetivos que quieres alcanzar con tu estrategia de gestión de datos.
Para esto pregúntate: ¿Por qué se recopilan datos? ¿En qué áreas específicas quiero aprovechar la gestión de datos? ¿Cómo puedo evaluar si la gestión de datos se está llevando a cabo de forma correcta?
La definición de objetivos va a permitir a tu empresa saber hacia dónde van, cómo mejorar la gestión y, sobre todo, va a permitir entender cómo puedes enfocar este proceso a la mejora del rendimiento de la empresa.
#2 Mide la calidad de tus datos actuales
Utiliza los criterios que nombramos anteriormente para determinar la calidad de tus datos. La idea es conocer mejor el tipo de información que se encuentra en los sistemas de la empresa para luego hacer una “limpieza” que permita eliminar los datos duplicados o inútiles y organizar mejor aquellos que son valiosos.
Brinda suficiente importancia a esta práctica. La adopción de una cultura de calidad de datos ayudará a proteger la seguridad e integridad de tus datos y, a preservar su valor.
#3 Prioriza la seguridad
No te olvides de hacer copias de seguridad regulares de tu base de datos para evitar el riesgo de perderlas. Limita los accesos de administrador a datos sensibles. Para esto puedes implementar estrategias como la protección con contraseña, encriptación o incluso sistemas biométricos. Las auditorías periódicas también te permitirán detectar cualquier anomalía en cuanto a tu base de datos.
#4 Monitorea constantemente
Los datos cambian de forma continua. Para evitar que pierdan precisión es necesario que los monitorees periódicamente. Esto te permitirá identificar aquella información que todavía sea válida, la que no lo es, utilizar flujos de trabajo para mantener la calidad de los datos, y detectar y corregir datos erróneos.
#5 Utiliza las herramientas adecuadas
Manejar de forma manual los datos de tu empresa puede ser muy difícil por no decir imposible. Es por eso que es vital que integres en tus sistemas herramientas que te permitan gestionar tus datos de forma simple que te garanticen a la ve que siempre van a estar seguros.
Los CRM y las soluciones ITSM son excelentes para la recopilación y gestión de datos, no dudes en utilizar este tipo de software para optimizar la forma en cómo se maneja la información en tu empresa.
Otra herramienta indispensable es una aplicación de seguridad de datos. Los cibercriminales siempre están buscando nuevas formas de acceder a los sistemas corporativos. Mantente prevenido y protegido con ayuda de un software de seguridad.
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