En los últimos meses, se ha hablado mucho acerca de la importancia de coordinar las tareas y servicios informáticos con la gestión de los activos de TI, con el fin de optimizar los recursos empresariales.
Esta práctica se denomina como Gestión de Activos de TI (o ITAM por sus siglas en inglés), y consiste en un conjunto de reglas comerciales que respaldan el ciclo de vida de los activos, con el fin de facilitar la toma de decisiones.
Sin importar las necesidades que tengas en tu negocio, los procesos de ITAM te ayudarán a supervisar toda tu cartera de activos. De hecho, expertos en tecnología afirman que estas prácticas son el eje central entre el dinero, la innovación y la mejora continua de una empresa.
En este artículo vamos a analizar la gestión de activos de TI, cómo implementarla de forma exitosa y sus beneficios. ¡Comencemos!
¿Qué es un activo de TI?
Antes de comenzar a hablar de ITAM, debemos saber primero qué es un activo de TI. Los profesionales de la información lo definen como el software, hardware y elementos tecnológicos que posee una empresa.
Por lo general, los activos de hardware incluyen computadoras, redes informáticas, servidores, impresoras, copiadoras, teléfonos, tabletas y cualquier otro dispositivo móvil. Mientras, que los activos de software incluyen licencias, versiones de un sistema, endpoints instalados y APIs.
¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (o ITAM) es el conjunto de normas que permiten administrar los recursos informáticos eficientemente. Este conjunto de prácticas también se usa para gestionar el ciclo de vida de los activos de TI. Siempre tomando en cuenta sus características físicas, financieras y contractuales.
Generalmente, estos activos son difíciles de adquirir, configurar, asegurar y mantener. Por tal motivo, los esfuerzos de ITAM se centran en diferentes objetivos, que incluyen:
- Reducir los costes de hardware, licencia de software y labores de mantenimiento.
- Mejorar la productividad.
- Gestionar los recursos de forma más eficaz.
- Documentar los activos con fines de auditoría.
- Cumplir con los estándares de seguridad y acuerdos de nivel de servicio (SLA).
La gestión de activos también es muy importante para los procesos contables y facilita la planificación de presupuestos. Esto se debe a que, si una empresa no conoce lo que tiene, no podrá satisfacer sus necesidades futuras.
Sin embargo, para comprender mejor este proceso, debemos analizar las fases del ciclo de vida de los activos de TI.
¿Qué es el ciclo de vida de los activos de TI?
El ciclo de vida de un activo abarca lo que ocurre desde que se solicita un producto o servicio hasta su retiro. Este proceso lo podemos resumir en las siguientes fases:
Etapa 1: Solicitud y Adquisición
Este paso marca el comienzo del ciclo de vida de un activo. En esta etapa los departamentos de TI solicitan la aprobación para comprar un producto o servicio.
Una vez que se aprueba la solicitud, se adquiere el activo y se planifica la instalación.
Etapa 2: Registro del activo de TI en el inventario
Esta fase es una de las más importantes del proceso de ITAM. Aquí se debe registrar en el inventario el hardware y software que se usan en los procesos de la empresa.
Usualmente, este paso se realiza minuciosamente a mano o de forma automatizada con la ayuda de sistema. Este último método es el más beneficioso, dado que permite identificar e informar de forma automática todos los activos de TI.
Etapa 3 y 4: Instalación y mantenimiento
En la etapa 3, un técnico informático debe instalar y configurar el nuevo hardware o software. Durante esta fase, es importante seguir las especificaciones establecidas por la empresa.
Luego de culminar la etapa de instalación, se deben planificar jornadas de mantenimiento. Esto te permitirá asegurar el buen funcionamiento del activo y minimizar los gastos de reparación.
Etapa 5: Retirada
Este corresponde al último paso del proceso de ITAM. Su objetivo es garantizar que los activos que se retiran, puedan ser reutilizados o almacenados en un lugar seguro.
De igual manera, las empresas deben asegurarse que los equipos obsoletos puedan ser desincorporados de manera efectiva y siguiendo las políticas de seguridad.
Sigue estos consejos y mejora la gestión tus activos de TI
Enfócate en el ciclo de vida: Ten en cuenta que la gestión de los activos de TI comienza desde el momento que se realiza la solicitud de compra y culmina cuando el activo está en desuso, así podrás tener un inventario más completo.
Crea un equipo de implementación de ITAM: Tener un equipo dedicado a la gestión de activos de TI te ayudará a tener un inventario más completo y a evangelizar a los usuarios sobre los beneficios que aporta ITAM a la empresa.
Clasifica y prioriza tu inventario: A veces no basta con organizar los activos como “hardware” o “software”, por lo que debes crear subcategorías para tener una visión más amplia del tipo de producto con el que cuentas.
Crea una base de datos: Esta práctica es muy útil si deseas normalizar la información obtenida por múltiples fuentes. Una base de datos también te ayudará administrar tus activos de forma más eficiente y comprender cómo se interconectan entre ellos.
Automatiza todo lo que puedas: Construir un inventario a mano puede convertirse en una tarea agotadora si cuentas con una gran cantidad de activos por analizar. Evita este problema analizando cada etapa del ciclo de vida para implementar soluciones que simplifiquen el proceso. Así podrás ahorrar tiempo y mantener tu inventario actualizado.
¡Continúa leyendo! Tenemos una recomendación importante:
Muchas empresas no están seguras si deben implementar un sistema para la gestión de activos de TI. Sin embargo, al analizar el trabajo que conlleva realizar una auditoría interna, queda clara la importancia de implementar una mesa de servicio.
Esta herramienta te ayudará a monitorear en tiempo real todos tus activos informáticos. Así podrás obtener información detallada de cada uno de ellos, incluyendo: contratos, información en la configuración, SLA y mucho más.
Una mesa de servicio también te permitirá identificar de forma automática todos los activos de tu empresa y programar análisis periódicos para buscar nuevo hardware y software.
Si te animas a implementar este sistema en tu empresa, estamos seguros de que la solución de Freshservice cubrirá todas tus necesidades.
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Freshservice también cuenta con una interfaz moderna, que facilita su configuración y permite realizar interrelaciones entre los activos.
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