Hoy día las empresas dependen más que nunca de las tecnologías, por esto los proyectos de TI se hace cada vez más necesarios. Su correcta gestión es vital para cumplir con esas metas propuestas en pro de alcanzar un ecosistema tecnológico más sano y avanzado.
No obstante, muchas veces las empresas gestionan proyectos que terminan sobrepasando el tiempo y el presupuesto establecidos, con resultados generales poco satisfactorios. Esto se debe a una serie de errores que, aunque no lo creas, son fáciles de evitar. Hoy te hablaremos de ello y te daremos los mejores consejos para que tus proyectos de TI sean exitosos. Además, te ofreceremos una solución estupenda para equipos de TI modernos. ¡Lee hasta el final!
5 cosas que debes mejorar para gestionar proyectos de TI exitosos
La planificación de los recursos
Un proyecto de TI exitoso debe comenzar por una planificación exhaustiva: primero, debe establecerse el alcance y los objetivos. Luego, es importante enumerar las actividades y los pasos necesarios para cumplir cada objetivo propuesto. De esta manera, puedes estimar con más precisión los recursos y el presupuesto necesarios.
Una correcta planificación de los recursos permite no excederse del presupuesto y mantener los cambios en el mínimo.
Para esto, la planificación óptima debe tener los siguientes lineamientos en cuenta:
- Lo que no está planificado, no existe.
- La planificación nunca debe hacerla el jefe de proyecto solo, siempre se debe hacer en equipo.
- El plan definido debe comunicarse a todas las partes interesadas.
- Las metas y los objetivos del proyecto no son dinámicos en el tiempo.
Metodologías poco flexibles
Un equipo de TI moderno debe tener la capacidad de ejecutar sus distintos proyectos de forma flexible. Así, lo ideal es que pueda adoptar diferentes metodologías según las cualidades y niveles de complejidad de cada uno.
Veamos las metodologías indispensables a la hora de planificar proyectos de TI:
- Cascada (Waterfall): Es el marco tradicional que definió las fases básicas de cualquier proyecto. En cualquier plataforma que uses para gestionar tus proyectos debes tener acceso a esta metodología.
- Ágil: como su nombre lo indica, este método es más dinámico y flexible, para proyectos que necesita modificar productos o servicios a lo largo del proyecto.
- Híbrida: una combinación entre la clásica y la ágil, esta metodología a proyectos que deben tener un tiempo de desarrollo corto y por sus objetivos y metas debe ser flexible de introducir continuos cambios.
La capacidad de adoptar una u otra según tu tipo de proyecto es clave para obtener resultados satisfactorios.
Visualización limitada
Una vista limitada de las distintas tareas que incluye un proyecto puede ser un problema para los miembros del equipo.
Esto es así, porque las vistas parciales no permiten hacerse el cuadro completo de cómo se están desarrollando tus proyectos de TI. Con una visualización así, puedes perderte detalles importantes: siendo más proclive a caer en errores y retrasos durante la gestión.
Tener una visualización moderna y que se pueda adaptar a las distintas formas de trabajar de cada uno de los que participan en el proyecto es fundamental para optimizar la productividad y efectividad del equipo.
Análisis riguroso del proyecto
Todo proyecto debe contar con informes y seguimiento de métricas para poder introducir mejoras continuas a la gestión.
Si no mides el rendimiento de tus proyectos de distintas maneras, encontrarás los mismos obstáculos una y otra vez durante el desarrollo de futuros proyectos.
Aplicar métricas ayuda a saber el punto fuerte y débil de tu gestión; por ello, es importante que la plataforma en la que gestiones tu proyecto te brinde la posibilidad de crear informes rápidos y precisos, así como de elegir las métricas que necesites.
Dependiendo del tipo de proyecto de TI que estés desarrollando, puedes prestar más o menos atención a las siguientes métricas:
- Evaluación del programa o la cronología del proyecto: debes contestar preguntas como, ¿se cumplieron las tareas y los hitos del proyecto? Analiza el ciclo de vida de tu proyecto y determina en qué fases se producen mayor cantidad de incidentes y retrasos.
- Seguimiento del presupuesto: ¿tus proyectos se mantienen dentro del presupuesto? Si la respuesta es no, evalúa qué cosas estás pasando por alto al momento de planificar.
- Productividad: esta métrica es útil a nivel organizacional, pero también se puede aplicar en estos contextos específicos. Permite controlar el buen uso de los recursos y evitar tanto los picos de trabajos, como los períodos de desentendimiento.
Colaboración y comunicación deficiente entre equipos
Es este uno de los errores más comunes. La comunicación es un factor clave en cualquier organización. De ella, fundamentalmente, depende que todo funcione correctamente.
Muchas veces no nos damos cuenta de ello, pero la mayor parte de una gestión de proyectos se basa en comunicarse: con el equipo de trabajo, con los clientes, usuarios o proveedores. Tanto de forma escrito como oral. Y estos son algunos de los errores más comunes:
- Información errónea o incompleta.
- Falta de claridad en el mensaje.
- Medios de comunicación incorrectos.
- Manejo de los tiempos inadecuados.
Para poder mejorar la comunicación, se deben tener los siguientes puntos en cuenta:
Establecer una estrategia de comunicación
Planifica las comunicaciones tanto internas como externas. Escoge el nivel adecuado del lenguaje que usarán: recuerda que los proyectos de TI se dan en entornos altamente especializados. Por ello, es necesario pensar en quién va a recibir el mensaje, no en el que lo emite.
Busca siempre la retroalimentación
Obtener feedback es crucial porque te permitirá saber si el mensaje fue recibido y comprendido. En esas respuestas puedes determinar si necesitas ser más específico para evitar errores.
Preestablecer los canales de comunicación
Formaliza y controla los canales de comunicación que empleará tu equipo: informes, intranets, correo, etc. Establezcan patrones o plantillas de correos para la transmisión de información puntual y específica.
Incentiva la escucha activa
Más valioso que saber hablar, es saber escuchar. Si escuchas activamente se te hará fácil detectar vacíos de información, por ejemplo. También, serás capaz de hacer preguntas y aportes pertinentes.
Si evitas estos errores, podrás gestionar proyectos de TI más exitosos, necesarios para una organización que está a la par de las vanguardias tecnológicas.
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