Ya sea que estemos hablando de la forma de ejecutar procesos en la empresa, resolver incidentes o interactuar con los clientes; todas estas actividades se apoyan en un conjunto específico de conocimientos para poder llevarse a cabo. Es un hecho que mientras mejor se gestione este recurso mejor será el desempeño de la empresa. Es por ello que implementar una buena base de conocimientos de TI representa un factor vital a la hora de llevar a cabo una buena Gestión de Servicios.
Conoce más acerca de las ventajas y mejores prácticas relacionadas con la base de conocimientos de TI y aprende cómo brindar a los miembros de tu organización, el acceso a la información correcta en el momento preciso.
¿Qué es exactamente una Base de Conocimientos?
La forma en que una empresa recopila, comparte y explota el conocimiento dentro de la organización es proporcional a su desarrollo exitoso. Conscientes de esto, muchas empresas han puesto en práctica un proceso dirigido a utilizar de la mejor manera los saberes que se producen dentro la misma; este proceso lo llamamos Gestión del Conocimiento.
Dichos procesos van mucho más allá de usar el conocimiento en una empresa exclusivamente para imaginar nuevos productos y servicios brillantes; o diseñar nuevas e ingeniosas formas de venderlos. Es mucho más simple. Es un proceso dirigido a utilizar la información y talento que tiene el potencial humano de la empresa para crear un entorno colaborativo; en el que todos los miembros de la organización se nutran de las habilidades de sus compañeros.
El reto consiste en explotar estos conocimientos de forma coherente y rentable. Y para ello; una de las principales herramientas de las que se vale la Gestión del Conocimiento es La Base de Conocimientos. Una Base de conocimientos no es más que un repertorio de saberes relacionados con todas las áreas de la organización; y disponible para cada uno de sus miembros.
Ventajas
- Una mejora en los bienes o servicios que ofreces y en los métodos que utilizas para venderlos. Por ejemplo, identificar las tendencias del mercado con anticipación podría permitirte ofrecer productos y servicios a los clientes antes que a tus competidores.
- Mayor satisfacción del cliente gracias a una mejor comprensión de sus necesidades.
- Aumento de la calidad de tus proveedores; gracias a un mejor conocimiento de los deseos de los clientes y de las necesidades de tu personal.
- Mejora en el rendimiento del personal, ya que los empleados pueden beneficiarse de los conocimientos y la experiencia de sus colegas para encontrar la mejor manera de lograr resultados. También se sentirán más valorados en una empresa donde se escuchan sus ideas.
- Aumento del rendimiento de la empresa haciendo un mejor uso de la experiencia interna.
- Mejores políticas de contratación y dotación de personal. Por ejemplo, si has incrementado tu conocimiento de lo que los clientes están buscando; estás en mejores condiciones de encontrar el personal adecuado para atenderlos.
- Capacidad de innovación constante.
Las Tecnologías de la Información y la Base de Conocimientos
El departamento de TI representa un eslabón esencial de la empresa, pues es el que se encarga de garantizar que funcione bien la relación tecnología-personas, dentro de la organización. Por ser tan importante, el equipo de TI tiende a recibir una enorme cantidad de solicitudes de parte de los usuarios internos y externos de la empresa. Como consecuencia, muchas veces pueden verse saturados de tareas; lo que ralentiza su flujo de trabajo.
Con una base de conocimientos de TI los usuarios podrán disfrutar de una modalidad self-service; que les permitirá acceder a información oportuna acerca de los servicios de TI cuando sea que lo necesiten. Como resultado, el equipo de TI podrá disminuir su carga de trabajo para concentrarse en tareas de alta prioridad dentro de la organización
Base de Conocimientos de TI: Mejores prácticas
Crear una base de conocimientos dentro de tu empresa, normalmente debería ser un trabajo sencillo. Sin embargo, si necesitas algunos tips para comenzar el proceso, acá te dejamos algunas de las mejores prácticas que puedes llevar a cabo.
Hazlo simple
Lo ideal es que la base de conocimientos; sea construida a través de los saberes de un equipo de profesionales bien capacitados. Sin embargo, debes tener presente que no todas las personas que van a acceder a esta base son expertos. Así que procura que los términos y definiciones estén bien explicados con un lenguaje claro y sencillo.
Prioriza la información
Sería estupendo que pudieras acumular todos los saberes que se producen dentro de tu organización en una misma base de conocimientos. Sin embargo, considerando los volúmenes de datos que tendrían que gestionarse; muchas veces crear una base tan extensa, no es posible. Es por ello que lo más recomendable es que priorices la información con base en los requerimientos más comunes de los usuarios. De esta manera podrás comenzar a crear una base de conocimiento con la información más útil para los miembros de tu empresa.
Ofrece a tu equipo las herramientas adecuadas
Las características de una base de conocimiento puede variar de una empresa a otra; y muchas veces la acumulación desordenada de información puede producir confusión. Para mantener la información ordenada, y actualizada, lo ideal es que crees y automatices tu base de conocimientos con una herramienta de TI. De esta manera podrás centralizar y democratizar de forma más fácil; el acceso a los conocimientos dentro de tu organización.
Si aún no tienes en mente, cuál solución de software podría funcionarte mejor. Te recomendamos echarle un vistazo a Freshservice, una excelente herramienta ITSM pensada para ayudarte a crear una base de datos sencilla y fácil de entender.
¿Qué esperas? Comienza a optimizar los procesos dentro de tu empresa con una buena base de conocimientos. Si quieres conocer más acerca de las mejores herramientas de TI, no dudes en contactarnos. En GB Advisors tenemos para ti soluciones líderes en ITSM y ITsec pensadas para ayudarte a potenciar al máximo diversas áreas de tu organización.
