Probablemente, ya te has encontrado en esta situación: necesitas ponerte en contacto con el servicio al cliente para reportar una falla. Sin embargo, al no tener un catálogo de servicios de TI, no sabes por dónde comenzar ni cómo es el proceso.
Al implementar este canal de comunicación puedes ofrecer información detallada sobre los servicios que ofrece tu empresa y cómo solicitarlos. Por lo que tus usuarios podrán aclarar sus dudas y hacer los requerimientos de forma rápida y sencilla.
Si deseas conocer más sobre esta poderosa herramienta, entonces sigue leyendo. En este artículo, analizaremos la importancia de los catálogos de servicios de TI, y cómo puedes usarlos para agilizar las tareas de tu empresa.
¿Por qué necesitas un catálogo de servicios de TI en tu empresa?
El objetivo principal de un catálogo es agilizar el proceso de solicitud de servicios de TI. Puesto que, si los usuarios finales no tienen acceso a los servicios disponibles y su información detallada, puede ser complejo para ellos realizar sus solicitudes.
Analicemos con más detalles este concepto. Imagina que un miembro de tu equipo necesita una nueva computadora. Sin un catálogo de servicios, esta tarea sería un ir y venir de correos electrónicos, pedidos de esclarecimiento y explicaciones sobre disponibilidad de activos. En otras palabras, la falta de un catálogo de servicios haría que el proceso sea desordenado, poco claro y crearía un efecto de cuello de botella.
Al implementar un catálogo de servicios de TI, tu equipo podrá colaborar de una forma más fluida. Dado que tendrá acceso a un canal de comunicación simplificado y cada proceso estará bien definido. Además, con esta herramienta, también puedes equilibrar las normas de rendimiento con la distribución de recursos de tu empresa.
¿Qué ventajas ofrecen los catálogos de servicios de TI?
Para entender mejor la función de un catálogo de servicios, podemos compararlo con el menú de un restaurante. Dado que en ambos casos los clientes obtienen una descripción general y los usan para encontrar un servicio de manera rápida y eficiente.
A continuación, analizaremos con más detalle las principales ventajas que ofrece esta herramienta:
Incrementa la eficiencia de tu equipo
Cuando una empresa no cuenta con un catálogo de servicios, los clientes deben buscar la información que necesitan o contactar a atención al cliente para aclarar sus dudas. Esto ocasiona que el equipo de service desk reciba muchas preguntas básicas sobre sus servicios.
Al implementar un catálogo de servicios, la información es mucho más accesible para los usuarios. Por lo que ya no tendrán que abrir tickets para aclarar sus dudas. Esto a su vez, ayuda al equipo de TI a incrementar su productividad y a agilizar su flujo de trabajo.
Ayuda a disminuir los costos
Con un catálogo de servicios, las empresas pueden ofrecer todos sus productos de forma centralizada y entender mejor las necesidades de los usuarios. Además, al tener acceso a este listado, los usuarios pueden ahorrar tiempo gestionando sus solicitudes.
De esta forma, tu equipo podrá coordinar mejor sus tareas y centrarse en atender los problemas más complejos. Lo que a su vez reduce significativamente los costos totales de la operación.
Facilita la segmentación de la oferta
Un beneficio importante que brindan los catálogos es la posibilidad de segmentar tus productos y servicios. Por ejemplo, puedes ocultar del listado una aplicación, para limitar el acceso de los usuarios.
De esta forma, podrás ofrecer un servicio personalizado y evitarás que tus clientes realicen solicitudes indebidas.
Agiliza la gestión financiera
Tramitando todas las solicitudes mediante un catálogo de servicios, podrás usar su información para justificar los gastos de tu departamento. De igual forma, te permite conocer el precio real de tus productos y construir tu presupuesto de forma más exacta.
Incrementa la satisfacción de los usuarios
Si ofreces a tus clientes una lista de todos tus servicios, será más fácil para ellos descubrir tus ofertas. También podrán obtener de forma rápida toda la información necesaria para realizar sus solicitudes.
Todos estos factores permiten mejorar la experiencia de los clientes. Puesto que garantiza que la información siempre esté disponible cuando la necesiten.
¿Cómo puedes crear un catálogo de servicios de TI para tu empresa?
Los software de service desk, además de gestionar las solicitudes de los usuarios, también permiten crear y personalizar catálogos de servicios. Puedes aprovechar las funciones de esta herramienta para crear una lista con todos los servicios que ofreces en tu empresa.
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