Llevar una gestión correcta de los contratos de una empresa forma parte de la ética profesional exitosa de la misma, además de esto, un manejo detallado de los documentos legales e importantes de una organización, determina el cumplimiento a tiempo de cada una de las actividades de los empleados, así como también el funcionamiento eficaz de la compañía.
Apartando el hecho de que cada archivo pertinente a las actividades de la empresa es de suma importancia, la responsabilidad de su administración y organización a menudo recaen sobre una o más personas encargadas del departamento de administración, standards o finanzas.
En la antigüedad, los encargados de gestionar los contratos optaban por archivar los documentos importantes en estanterías con su respectiva etiqueta o separador, en donde anotaban las disposiciones clave y fechas de emisión de los mismos.
Esta forma de gestión documental del pasado desataban una serie de eventos desafortunados, tales como: mala indexación de los archivos, extravío por falta de devolución al revisarlos, abandono del orden de los documentos por faltas del administrador al no establecer un método o sistema de archivo efectivo, cargas de trabajo excesivas por haber acumulación extrema de papeleo durante las auditorias, desorganización total por tener cambio de personal encargado frecuentemente y muchas otras razones que seguramente seguirían siendo un desastre de no haber nacido la tecnología actual.
La Gestión de Contratos
Hoy en día, la era digital ha pulverizado todo sistema retrógrado y sigue en crecimiento, dándole paso a los famosos software de administración de contratos (CLM, por sus acrónimos en inglés). Aunque existen miles de ofertas de estos software disponibles en el mercado, con distintas funcionalidades, características y beneficios, existen cuatro funciones básicas en común que debes conocer: almacenamiento, etiqueta para seguimiento, filtración según criterios específicos y el recibir alertas/notificaciones correspondientes a fechas o hitos clave.
Dadas las funcionalidades base -mencionadas anteriormente- es que creamos una lista con los 5 mejores consejos, para que puedas evaluar y en dado tiempo, escoger un software de gestión de contratos que se adapte a la perfección a las necesidades y cultura de tu negocio.
Archivo en la nube
Sea cual sea el software que escojas, esta es una característica que no puede faltar; el poder almacenar todos los archivos de la compañía, sean contratos de empleados, acuerdos entre socios, contratos de suscripción, entre otros, y poder manejarlos con facilidad, así como el acceder a ellos a tan solo un clic, es fundamental.
Además de eso, es esencial que una vez se verifique la funcionalidad, se examinen las capacidades de almacenamiento disponible del programa, para poder seleccionar la que mejor atienda nuestras necesidades. Recuerda que dicha capacidad debe ser lo suficientemente amplia u ofrecer capacidad expandible. posibilidad de aumentarse.
Etiqueta de los archivos
Cuando se trata de etiquetas, todos deseamos poder personalizarlo a nuestro método. Es importante revisar si el software de gestión de contratos ofrece etiquetas personalizables y si ya incluye etiquetas predeterminadas, de esta forma nos aseguramos de mantener un sistema definido, útil y entendible por todos los empleados encargados de manejar el programa.
Actualizado con la ley
No podemos gestionar correctamente contratos y documentos importantes si no están al día con la legislación; es fácil que se pase por alto algún cambio o actualización de las leyes relativas a los convenios/contratos existentes en la empresa, por lo que escoger un software que garantice la actualización conforme a las leyes, es una prioridad. Un programa que incluya esta función, es capaz de detectar cambios de ley y enviar alertas al departamento encargado por correo, lo que va a ahorrarte muchos dolores de cabeza.
Sincronización automatizada
¿Imaginan un programa que no tenga sincronización automática en estos tiempos?
Si lo pensamos, es un poco difícil llegar a una respuesta negativa, eso es debido a que no solo la mayoría de los programas lo hacen, sino porque cuando se trata de archivos, el ahorro de trabajo y tiempo que puede facilitarte un software que te notifique de manera automática todas las altas y bajas, mostrándote todas las métricas, definitivamente agilizará todo tu trabajo, e inclusive ayudará a mejorar los procesos internos de la empresa.
Intuitivo y fácil de usar
Los rubros que abarcan los contratos son ya de por si bastante complejos y delicados de tratar, por eso el escoger un software que sea fácil de manejar, con el que el redactar y actualizar los archivos sea sencillo y que además te mantenga al tanto en todo momento de cualquier cambio que se haya realizado, fechas de renovación y culminación, entre otros, te ahorre horas de trabajo.
El objetivo de invertir en un software de gestión de contratos es que debe ayudarte en agilizar las tareas diarias y optimizar al máximo el tiempo que le dedicas a la administración de los documentos, por ello el modo de uso también debe ser efectivo.
Como en todos nuestros artículos, queremos recomendarte uno de los mejores software de ciclo de vida de contrato, Koho Software ofrece una amplia gama de servicios en distintos rubros. Si deseas aprender más sobre el software de Koho y nuestros servicios de ITSM, te invitamos a contactarnos. En GB Advisors queremos ofrecerte la mejor calidad en servicios que te prestan soluciones automatizadas para llevar a tu empresa al futuro digital y darte soporte al máximo para que superes la situación actual con éxito.
