¿Quieres asegurarte de que tu área de TI presta el mejor servicio posible y se mantiene a la vanguardia de las tendencias actuales del sector?
En definitiva, evaluar la eficacia y el rendimiento de tu área de TI es esencial para mantener un óptimo nivel de prestación de servicios. Y, así, que el área sea uno de los impulsos principales en el crecimiento de la empresa.
Formulando unas sencillas preguntas, puedes obtener información valiosa sobre lo que necesitas mejorar y asegurarte de que tu personal dispone de todos los recursos necesarios para prosperar.
En esta entrada del blog te compartiremos 5 preguntas clave que todo responsable de TI debería plantearse con regularidad a la hora de evaluar el rendimiento de su equipo.
1— ¿Has elaborado un Catálogo de Servicios TI?
El propósito de tener un catálogo de servicios TI es proveer un lugar común al que tus empleados o clientes puedan acudir para ver qué servicios están disponibles.
Esto no significa que un catálogo es equivalente a un portafolio o un brochure. Tener un portafolio de tus servicios es importante, pero en el día a día no es práctico para compartir con los clientes o empleados porque allí se concentran todos los servicios, disponibles o no. E incluso aquellos que están recién en desarrollo e implementación.
Entonces, un catálogo de servicios despliega aquellos servicios de los que el usuario final puede disponer. Un buen catálogo viene con información sobre el coste, condiciones de uso y políticas de aprovisionamiento para cada servicio.
Entonces, ¿tienes un catálogo que no se volvió a utilizar? ¿Por qué razón se dejó de implementar y actualizar?
Si se creó, pero no se volvió a usar, reevalúa el sistema que estás usando para administrar tus servicios. ¿Te ofrece o no la creación y el fácil mantenimiento de un catálogo?
Si tus empleados o clientes tienen problemas para solicitar tus servicios, sea por un proceso deficiente o por ausencia de un catálogo bien estructurado, entonces evalúa otros sistemas de gestión de TI que incluyan la funcionalidad de crear un catálogo.
2— ¿Cuánto esfuerzo supone elaborar informes sobre el gasto en TI?
Elaborar reportes de forma completamente manual y en hojas de Excel consume lo que debe ser más preciado para una empresa: el tiempo.
También puede ser un obstáculo tener la data registrada en distintos sistemas o dispositivos, pues recopilar toda la información requiere tiempo. Sin contar que, de esa forma, es más fácil perder la información.
Lo ideal es tener un software adecuado que centralice cada uno de tus activos de TI y te permita gestionarlos desde un solo lugar. Con eso, crear un reporte de gastos no debería tomarte más que 1 día al mes. Tal vez un día más en casos excepcionales, en caso de que se haya gestionado proyectos importantes ese mes.
Esta optimización del tiempo es posible porque los software son, esencialmente, herramientas que procesan y generan gran cantidad de datos. Todo lo que gestiones en la herramienta, quedará allí registrado. Y muchas de las soluciones de software habilitan la generación automática de reportes y analíticas.
3— ¿Cuánto esfuerzo y tiempo lleva hacer un presupuesto?
Sabemos que realizar un presupuesto toma tiempo. Hay muchas variables, proyectos y gastos recurrentes que debes tomar en cuenta.
Algunos de los gastos recurrentes que se deben tener presente son:
- Empleados: internos, subcontratados o ambos.
- Infraestructura y seguridad de la red: centro de datos, ciberseguridad, VPN, mantenimiento, etc.
- Sustitución o actualización de hardware y software.
- Suscripciones y servicios en la nube.
- Aplicaciones de línea de negocio: CRM, marketing, sistemas de RRHH, etc.
- Telecomunicaciones.
- Gastos periféricos: impresión, cables, auriculares, etc.
¿Cómo gestionas el ciclo de vida de estos activos? ¿Si te pidieran información de alguno de ellos tendrías a la mano lo que necesitas?
Si no llevas una gestión eficiente de cada uno de estos elementos, es muy fácil que se gasten hasta 4 meses en la planificación de un presupuesto.
Además, encontrar muchos obstáculos para obtener la información necesaria para crearlo significa que necesitas hacer una auditoria de tu gestión de servicios informáticos.
Lo ideal es que la planificación de tu presupuesto para el área de TI no se extienda de 3 meses en el peor de los casos. Si no se tienen proyectos importantes, como una campaña de contratación o un período de transformación digital, no debería tomarte más de dos meses.
4— ¿Utilizas planes de previsión para el área de TI?
En los negocios, la previsión es fundamental. Necesitamos estar preparados o incluso anticiparnos a los cambios, los problemas, las tendencias.
En el área de los servicios de TI en una empresa no es diferente.
Si tu plan de previsión se limita a realizarse una vez por año, o dos o tres veces por año, puedes correr el riesgo de presentar cada vez más incidentes o problemas en tus servicios. Sin contar que se incrementa la posibilidad de sufrir un ciberataque por no cuidar proactivamente tu ecosistema digital.
Para evitar esto, se recomienda incorporar sistemas que te permitan aplicar planes de previsión mensualmente.
Esto es lograble con soluciones de software avanzadas que permiten a las empresas:
- Medir y supervisar el rendimiento mediante paneles de mando que te permite tener visibilidad completa de las interacciones y la prestación de servicios.
- Obtener análisis de alta fidelidad de datos dimensionalmente completos para examinar las causas profundas de los incidentes.
- Evaluar tendencias y hacer predicciones automáticamente a partir de datos internos o externos.
El objetivo principal es que puedas tener una base de datos más completa. Con esto, puedes hacer un seguimiento activo al comportamiento de tu área de TI. Identifica tendencias, puntos fuertes y débiles, y siempre mantente un paso adelante.
5— ¿Es Excel tu aplicación de gestión de costes y elaboración de informes más utilizada?
No nos tomes a mal, Excel es una herramienta muy útil. Las hojas de cálculo pueden ser tu mejor amiga para ciertas tareas. Pero cuando es la única herramienta para gestionar procesos, comienzas a tener problemas como:
Aislamiento de datos
Con Excel tu base de datos se comienza a ver así:
¿Y cuál es el problema con esto? Que los datos se están gestionando de forma aislada, lo que hace difícil su manipulación y tratamiento.
En ese escenario, la duplicación de data es común. Sin contar que, en muchos casos, son gestionados por más de una persona.
La arquitectura de las hojas de cálculo no está pensada para el trabajo colaborativo, por lo que en una compañía se convierten rápidamente en elementos aislados que dificultan el trabajo y la transmisión de información.
Archivos duplicados y sin administrador
Las hojas de Excel pueden ser clonadas fácilmente porque el control y las restricciones son escasas. Es sencillo emplear la opción “Guardar como” para darle al documento uso propio o modificarlo por alguna razón. Con el tiempo, estos escenarios pueden dar paso a data inexacta o errónea.
Esto es un peligro porque, las empresas, en mayor o menor medida, deben basarse en datos para tomar decisiones. ¿Y si estás tomando una decisión importante con base en data que ha sido manipulada por múltiples personas?
Es un riesgo que es preferible evitar.
Sin lógica de datos
Las hojas de cálculo no tienen un sistema lógico ni mucho menos siguen una lógica de procesos empresariales. Te dan las herramientas para que tú y tus empleados construyan su propia lógica, lo cual puede parecer bueno al principio (por su flexibilidad) pero que a largo plazo se convierte en un problema.
Los sistemas como software para gestión de servicios, de operaciones, o software para ventas, etc., tienen una lógica integrada que te permite organizarte correctamente.
En el caso de TI, un software para la gestión de servicios de TI incluye módulos que se guían por metodologías ya probadas y establecidas. Además, con inteligencia artificial y automatizaciones muchas veces solo necesitas hacer clic para generar reportes automáticos.
Tu software almacena toda tu data, la centraliza y te permite restringir o facilitar información según sea conveniente.
El objetivo de hacerte estas preguntas es que determines si el sistema que usas para gestionar tus servicios te está permitiendo rendir. O si la ausencia de un sistema es el problema.
Si necesitas ayuda, en GB Advisors podemos ofrecerte un diagnóstico gratuito para tu área de TI. Contáctanos sin compromisos.
