¿Alguna vez te has preguntado qué pasaría si hay un fallo en el sistema eléctrico o si tu sitio web no está disponible? ¿Y si tu empresa se ve afectada por una pandemia de gripe u otro virus?
Bueno, ya todos tenemos experiencia con esta última. Precisamente después de la pandemia del coronavirus, la importancia de tener un plan de prevención, protección y respuesta ante posibles incidentes de seguridad se ha vuelto prioridad.
Hoy en día, las organizaciones están expuestas a una variedad de amenazas tanto internas como externas. Esta situación subraya aún más la necesidad de contar con planes y procedimientos sólidos para garantizar la continuidad del negocio.
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad del negocio (PCN) es un conjunto de procedimientos y estrategias diseñados para garantizar que una empresa siga operando en caso de interrupciones importantes: desastres naturales, fallas de equipo, ciberataques, etc. O cualquier otra situación que pueda afectar la capacidad de la empresa para funcionar normalmente.
El objetivo principal de un PCN es minimizar el impacto de una interrupción del negocio. Asimismo, asegurar una recuperación rápida y eficaz para mantener las operaciones comerciales esenciales. Un PCN incluye medidas preventivas, de respuesta y de recuperación, así como planes para la continuidad de operaciones críticas y la gestión de crisis.
Tipos de proyectos de continuidad
Existen varios tipos de proyectos de continuidad del negocio que una empresa puede llevar a cabo:
Plan de Continuidad del Negocio (PCN)
Este proyecto tiene como objetivo diseñar y desarrollar un plan para asegurar que las operaciones críticas del negocio puedan continuar en caso de interrupciones inesperadas.
El Plan de Continuidad TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación)
Es un conjunto de estrategias y acciones diseñadas para asegurar que una organización pueda continuar funcionando en caso de interrupción o fallo en sus sistemas informáticos y de comunicación. El objetivo del Plan de Continuidad TIC es garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información crítica para el negocio y minimizar las pérdidas económicas y reputacionales asociadas a una interrupción del servicio.
Aunque un Plan de Continuidad del Negocio (PCN) tiene un mayor alcance que un Plan de Continuidad Tecnológica (PCTIC), debido a la inclusión de procesos y activos no tecnológicos, ambos comparten básicamente las mismas fases en su elaboración.
Plan de Recuperación ante Desastres (DRP)
Este proyecto está enfocado en minimizar el impacto en caso de desastres naturales, fallas en sistemas y otros eventos catastróficos para que la organización pueda recuperarse rápidamente.
Características de un plan de continuidad del negocio
En efecto, un plan de continuidad del negocio es un conjunto de estrategias y procedimientos. Pero ¿cómo deben ser estos procedimientos? ¿Qué elementos lo componen?
Un plan de continuidad de negocio debe tener procedimientos que sean:
Exhaustivos: esto significa que el plan debe cubrir todos los posibles escenarios que pueden poner en riesgo la continuidad del negocio. Desde desastres naturales, hasta problemas tecnológicos o de seguridad, pasando por conflictos laborales o legales. Es importante identificar cada uno de estos escenarios y tener una respuesta clara para cada uno de ellos.
Prácticos: los procedimientos deben estar diseñados de manera que se puedan llevar a cabo con rapidez y precisión. Sin requerir capacitación especializada ni acceso a recursos externos.
Eficientes: el plan debe permitir la recuperación del negocio en el menor tiempo posible. Debe minimizar las pérdidas y asegurando la continuidad de las operaciones críticas. Para lograr esto, es importante establecer prioridades claras y contar con los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea.
Adaptables: el plan debe ser flexible y adaptable a medida que cambian las circunstancias. La empresa debe evaluar periódicamente los riesgos y actualizar el plan en consecuencia. Asimismo, debe asegurarse de que siga siendo relevante y efectivo ante cualquier eventualidad que pueda surgir.
Asimismo, un PCN en general está compuesto por los siguientes elementos:
Estrategia: define cómo la empresa planea responder a una interrupción en su operación normal. Esta estrategia debe ser clara y concisa, y estar alineada con los objetivos de la empresa.
Organización: identifica a las personas clave que serán responsables: ¿Quién implementará el plan en caso de una emergencia? También es importante definir roles y responsabilidades específicas para cada miembro del equipo.
Procesos: establece los procedimientos necesarios para mantener la operación de la empresa en caso de una interrupción. Esto incluye:
- Identificación de los procesos críticos.
- Definición de procedimientos de respaldo.
- Creación de protocolos de comunicación.
Tecnología: La tecnología juega un papel fundamental en la continuidad del negocio. Todo PCN debe tener en cuenta los sistemas, el respaldo de datos y de aplicaciones.
Por último, es esencial tener en cuenta cómo afectará una interrupción a los proveedores de la empresa.
Un buen plan de continuidad del negocio debe incluir medidas para minimizar el impacto sobre los proveedores. Tanto para garantizar la continuidad de la cadena de suministro, como para evitar problemas legales o contractuales en caso de incumplimiento de obligaciones.
¿Por qué es importante desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio?
Todos sabemos lo que significó el 2020 para muchas empresas. Según Fortune, más de 100.000 empresas (de todos los tamaños) en los EE. UU, que tuvieron que cerrar “temporalmente” por la pandemia, no reanudaron sus operaciones.
Un plan de continuidad ayuda a disminuir los riesgos de eventos imprevistos y promueve la resiliencia empresarial. Es esencialmente una hoja de ruta que te permite:
Asegurar la supervivencia de la empresa: garantiza la continuidad de la operación de la empresa en caso de una interrupción.
Proteger la reputación de la empresa: una interrupción en la operación normal de la empresa puede afectar negativamente su reputación y la confianza de los clientes, proveedores y empleados.
Cumplir con requisitos legales y contractuales: En algunos casos, las empresas están obligadas por la ley o por acuerdos contractuales con clientes o proveedores a tener un plan de continuidad en vigor. No cumplir con estos requisitos puede tener consecuencias legales y económicas negativas.
Reducir costos: Un PCN bien diseñado puede evitar pérdidas financieras, reducir el tiempo de inactividad y minimizar las necesidades de recuperación de datos.
Fases de un Plan de Continuidad de Negocio
La siguiente guía ofrece un proceso paso a paso para crear un PCN eficaz, destacando las fases y algunos ejemplos.
Fase 0: Determinación del alcance
Al definir el alcance, ten en cuenta todas las funciones y recursos críticos de tu empresa. Analiza sus procesos empresariales, identificas dependencias y establece prioridades en función de su importancia para las operaciones.
Asimismo, es importante que involucres a las partes interesadas de todos los niveles de la organización. De esta forma, garantizas una comprensión global de lo que está en juego.
Recuerda que un alcance definido de forma restrictiva puede dejar vulnerables áreas importantes. Mientras que un alcance demasiado amplio puede dar lugar a una complejidad y una asignación de recursos innecesaria.
Fase 1: Evaluación de riesgos
El primer paso en el desarrollo de un PCN es identificar las amenazas y riesgos potenciales para tu empresa. Considera la probabilidad y gravedad de cada riesgo, así como las medidas de mitigación existentes.
Ejemplo: En una empresa de fabricación, los riesgos potenciales podrían ser un corte de energía, un mal funcionamiento de los equipos o la quiebra de un proveedor clave.
Fase 2: Análisis del impacto en la empresa
Una vez identificados los riesgos, realiza un análisis para determinar el impacto potencial de cada riesgo en tu organización. Esto implica identificar los procesos, sistemas y personal crítico. Así como evaluar las consecuencias financieras y operativas de la interrupción.
Ejemplo: Para una empresa de desarrollo de software, un corte de energía prolongado podría resultar en tiempo de inactividad del servidor, retrasos en los proyectos y pérdida de ingresos.
Fase 3: Desarrollo del plan
Una vez identificados los riesgos y sus posibles repercusiones, desarrolla estrategias para mitigarlos y garantizar la continuidad de las operaciones. Tu plan debe incluir:
Ejemplo: Una tienda minorista podría aplicar medidas preventivas, como la instalación de generadores de reserva, procedimientos de respuesta, como protocolos de comunicación de emergencia, y estrategias de recuperación, como el traslado temporal a otra ubicación.
Fase 4: Pruebas
Una vez desarrollado el plan, es fundamental comprobar su eficacia. Esto puede hacerse mediante ejercicios de simulación, recorridos o simulacros a escala real. Las pruebas permiten identificar las lagunas y puntos débiles del plan y realizar los ajustes necesarios.
Ejemplo: Una empresa de servicios financieros podría llevar a cabo un ciberataque simulado para poner a prueba sus procedimientos de respuesta y la eficacia de sus medidas de ciberseguridad.
Fase 5: Mantenimiento
Un plan de continuidad de negocio no es un esfuerzo único: requiere un mantenimiento continuo para garantizar su eficacia. Revísalo y actualízalo periódicamente para tener en cuenta los cambios en tu entorno empresarial, los nuevos riesgos o las lecciones aprendidas de las pruebas y los incidentes reales.
Ejemplo: Una empresa de comercio electrónico que amplía su oferta de productos y entra en nuevos mercados puede necesitar reevaluar los riesgos de su cadena de suministro y actualizar su PCN en consecuencia.
Fase 6: Formación y concienciación
Por último, asegúrate de que los empleados conozcan el plan de continuidad de las operaciones: así como sus funciones y responsabilidades durante una interrupción. Para ello debes ofrecer formación y actualizaciones recurrentes para mantener a todos informados y preparados.
Ejemplo: Un proveedor de servicios sanitarios puede ofrecer sesiones de formación anuales sobre procedimientos de respuesta ante emergencias y utilizar los canales de comunicación interna para compartir actualizaciones y recordatorios sobre el plan de continuidad de las operaciones.
Herramientas claves para desarrollar e implementar un Plan de Continuidad del Negocio
Un plan de continuidad no se puede desarrollar con efectividad sin el respaldo de la tecnología. Necesitamos soluciones de almacenamiento en la nube, por ejemplo.
Además, hoy día existen software como los sistemas de Gestión de Servicios de TI que facilitan el desarrollo y la implementación de estos planes. De hecho, las herramientas ITSM incluyen módulos diseñados para ayudarte:
- El módulo de Gestión de Incidentes permite responder rápidamente a los incidentes de TI que podrían interrumpir tus operaciones.
- Otros módulos como el de Gestión de Cambios te ayudan a entender cómo los cambios propuestos en tu entorno de TI podrían afectar la continuidad del negocio.
Efectivamente, las herramientas ITSM desempeñan un papel crucial en el desarrollo y la implementación de un plan de contingencia ante situaciones catastróficas. Pero, sobre todo, garantizan la continuidad fluida de las operaciones cotidianas.
Si te interesa conocer más sobre los beneficios de estos sistemas, contáctanos y permítenos ayudarte 😊
