El proceso de onboarding es la primera impresión que tiene un nuevo empleado como miembro oficial de tu empresa. Aunque muchas empresas invierten gran cantidad de dinero en la contratación de nuevos talentos dedican muy poco a la incorporación de los empleados una vez que estos han firmado su contrato. Sin embargo, un proceso de onboarding fallido podría resultar en graves perdidas para tu empresa. Especialmente ahora que las tasas de empleo remoto son tan altas y la era digital se acompaña de una competencia reñida por retener empleados de calidad. Si te preguntas cómo puedes hacer que la incorporación de nuevos empleados en tu empresa sea más eficiente, entonces lee estas 5 estrategias que pueden ayudarte a garantizar el éxito de tu proceso de onboarding remoto.
Onboarding remoto
Antes de que los gobiernos comenzaran a emitir órdenes de permanencia en el hogar, debido a la pandemia, solo el 3,1% de las empresas contrataban a distancia. Ahora, según estadísticas de Career Plug, esa cifra aumentó un 15% después de marzo de 2020.
Cuando se trata de constituir flujos de trabajo en un ambiente digital, las dificultades son mayores. Siempre puede ocurrir algún evento inesperado, problemas de ISP, malos entendidos, un equipo con procesador lento o aplicaciones de comunicación poco eficientes. En esta situación, los primeros pasos influyen poderosamente en el compromiso de los empleados y si estos deciden quedarse por largo tiempo o no. Según Sapling HR una gran experiencia de incorporación de empleados puede mejorar la posibilidad de que ese empleado se quede en un 82%.
Cuando el onboarding se hace correctamente, tiene multitud de beneficios como: mayor satisfacción laboral, compromiso con la organización, menor tasa de rotación, mayores niveles de rendimiento y menos estrés. De no ser así, un mal onboarding conducirá posteriormente a un aumento de la rotación de personal, a un incremento de los gastos de contratación, a una reducción de la productividad, al desgaste de tus trabajadores activos y a una disminución de los ingresos totales.
Transformar tu proceso de onboarding remoto puede ayudarte a ahorrar tiempo y energía para enfocarte en tareas más importantes. La gestión y el mantenimiento de un programa de onboarding tiene que ser fácil para asegurar que todos los procesos van bien. Desde preparar al nuevo empleado antes del día de inicio, hasta brindar información sobre herramientas de uso empresarial. Incluso gestionar la expulsión (despido) y la gestión de las operaciones de personal, todo al mismo tiempo.
Conoce estas 5 estrategias que pueden ayudarte a garantizar un onboarding remoto exitoso:
1. Haz que el proceso de onboarding sea interactivo
Cómo estrategia número uno para un onboarding remoto exitoso, debemos hablar de la gamificación. Cuando nuestro equipo de trabajo está situado en un entorno remoto es importante que tengan las posibilidades de valerse por sí mismo de ser necesario. Delegando actividades, permitiendo que explore por sí mismo en la intranet empresarial, suscribiendose a cursos básicos disponibles o respondiendo a cuestionarios de selección simple.
Una recomendación importante para obtener un onboarding interactivo es el uso de checklists. Es posible programar checklist para cada paso del onboarding. De manera que haya evidencia de avances por cada consignación de documentos o al finalizar una tarea. Esto permitirá que tus empleados puedan ver su propio avance, mantener el ritmo y no perderse entre una extensa lista de cosas por hacer.
2. Deja que te conozcan
El 58% de las organizaciones dicen que su programa de onboarding se centra en los procesos y el papeleo (Human Capital Institute, 2016). Sin embargo, uno de los aspectos más importantes del onboarding remoto es permitir que tus empleados conozcan la empresa para la que trabajan.
Es recomendable, contar con un directorio para que los nuevos empleados puedan familiarizarse su equipo de trabajo. Además, crear un manual del empleado que incluya todo lo que los empleados deben saber sobre la empresa. Es ideal para enseñar a los nuevos contratados los fundamentos, las normas y los reglamentos con respecto a las políticas. También permitir que conozcan lo valores que caracterizan a tu empresa.
Esto podría incluir cosas como organigramas, un panfleto con descripción de su trabajo, una guía de recomendaciones o procedimientos internos. Básicamente cualquier información sobre cómo funciona su departamento, con quién trabaja, sus procesos/procedimientos y cuáles son los objetivos comunes. También, a quién deben acudir si necesitan ayuda.
3. Dosifica la información
El nuevo empleado promedio tiene 54 actividades que completar durante su experiencia de onboarding según Sapling, 2019. Muchas veces el onboarding se convierte en un proceso sumamente estresante debido a la cantidad de información a consumir. Sin embargo, esto no sería tanto problema si dicha información pudiera consumirse en un lapso de tiempo más largo.
No es recomendable crear deadlines para que tus empleados en onboarding remoto lean guías gruesas de iniciación. Tampoco se espera que comprendan todos los procesos como la palma de su mano en una semana. Es mejor crear un plan de onboarding que dure de 30 a 90 días. Planificando cuáles tareas debe realizar tu nuevo empleado y dosificar la información durante todo ese tiempo, en orden de prioridades.
Para que el onboarding remoto sea un paseo más ameno, no olvides proporcionar información en formatos varios. Videos introductorios, infografías, gráficas dinámicas y tutoriales interactivos. Crea un checklist que tu empleado pueda seguir y estandariza el procedimiento para futuras contrataciones. Una organización con un programa de onboarding estándar puede aumentar la productividad de los nuevos empleados en un 70% de acuerdo con TalentLMS. El tiempo prolongado que se dedica a la incorporación de los nuevos empleados les permitirá asentarse y funcionar con mayor eficacia.
4. Asigna un mentor
El 40% de los nuevos contratados dicen que obtener una respuesta de RR. HH. lleva demasiado tiempo, según Digitate, 2018. Por otro lado, el 87% de las organizaciones que asignan un mentor o un compañero durante el proceso de onboarding dicen que es una forma efectiva de acelerar la competencia de los nuevos contratados. (HCI, 2016).
Es cierto que toda empresa cuenta con un equipo de RR. HH., sin embargo no todas las empresas proporcionan un asesor o guía a los nuevos ingresados. Permite que tus agentes de RR. HH. se enfoquen en el proceso de onboarding remoto de un grupo pequeño de personas. Así será más fácil monitorear y brindar mentoría.
Asigna un mentor que pueda estar disponible para guiarle. También para animarlos a rellenar sus formularios obligatorios con sutiles recordatorios. Asegurandose de que tu empresa tiene toda la información necesaria. De esta manera también evitarás que se sientan estancados en actividades que no entienden. Evitando que cometan errores al asignar tareas, realizar un reporte o modificar hojas de trabajo en conjunto.
5. Automatiza los procesos
De acuerdo con HR Technologist la automatización de las tareas de onboarding remoto puede mejorar aún más las tasas de retención. Debido a que la automatización puede acortar significativamente el tiempo que un empleado tarda en realizar tareas. Consignar documentos, subir información personal, llenar formularios o registrarse en los diversos software o herramientas de comunicación intraempresarial.
Además, la automatización de procesos no solo facilita las cosas para los empleados que están experimentando el onboarding remoto sino para los agentes de RR. HH. El proceso de incorporación puede mejorar con la gamificación y dosificación de información. Más aún es posible aliviar parte de la carga de tu nuevo empleado y la propia si una máquina ayuda a gestionar la información. Garantizando una gestión sin errores.
Freshteam es un software para RR. HH., con un portal diseñado para humanizar la organización. Freshteam puede ayudarte a iniciar el proceso de onboarding remoto incluso antes de que los empleados se incorporen. Gestionando la entrega, firma y archivación de documentos importantes, en unos pocos clics, y permitiendo que toda la información recolectada esté disponible en el perfil del empleado. Además podrás proporcionar a tu equipo un único punto de referencia para toda la información de los empleados. Controlando, aprobando y gestionando todo el tiempo libre pagado en un solo lugar.
¿Te gustaría mejorar el proceso de onboarding remoto de tu empresa? Pide asesoría gratuita a nuestros expertos en GB Advisors. Te enseñaremos cómo Freshteam y otras herramientas tecnológicas de vanguardia pueden responder a tus necesidades específicas.
