El tiempo es algo valioso. Vivimos en la era de lo inmediato: queremos todo ahora y no tenemos 1 segundo para esperar o perder. Por ejemplo, las reuniones tienen el precedente de ser consideradas una pérdida de tiempo, y aunque este no sea siempre el caso, lamentablemente su imagen negativa se debe a un mal manejo del tiempo y el orden.
La mayoría de la gente no sabe cómo mantener un seguimiento eficiente de su tiempo personal: levantarse tarde, sin tiempo para desayunar, ir corriendo a la oficina, muchos correos electrónicos y tareas que hacer, quedarse horas extra en el trabajo, apenas tiempo para descansar y la lista puede seguir y seguir.
¿Te suena familiar?
Entonces, si no podemos administrar nuestro propio tiempo, ¿cómo podemos administrar el tiempo para nuestras reuniones de trabajo?
Bueno, hay algunas cosas que podemos hacer para mantener las reuniones de trabajo cortas y productivas y te las compartimos en este artículo.
1. Ten el tiempo estimado y organizado
A nadie le gustan las reuniones, pero las reuniones largas son lo peor. Creo que todos podemos compartir la experiencia de ir a una reunión interminable, mientras vemos el tiempo pasar lentamente sin saber cuándo terminará. ¿Sabes por qué sucede esto? Porque no hay un tiempo estimado, ni un orden a seguir.
Muy a menudo la gente supone que una reunión larga es la solución a muchos problemas de trabajo, pero no es así en absoluto. En algún momento, las personas comienzan a sentirse agotadas y simplemente dejan de procesar toda la información. ¿Porque adivina qué? Se maneja mucha información durante esas largas reuniones. Por eso es tan importante tener un tiempo estimado para cada reunión y tratar que no dure más de una hora.
El orden de la reunión es otro punto a considerar: no intentes manejar diferentes temas en la misma reunión. Mantén las cosas organizadas: aborda un tema a la vez y por favor nunca convoques reuniones los viernes a las 4:00 de la tarde.
2. Las reuniones frecuentes son lo mejor
No estamos diciendo que debas reunirte con tus empleados a diario, pero ¿qué tal semanalmente? Tener una reunión una vez por semana establece suficiente tiempo para chequear progresos y discutir nuevas ideas. Al hacer que las reuniones sean algo habitual no tomarás a tus empleados por sorpresa, y un entorno de trabajo más integrado fluirá en tu compañía.
Tus empleados deben sentirse lo suficientemente cómodos para comunicar todo lo que necesitan. Con reuniones frecuentes, establecerás la ocasión perfecta para esto.
Los empleados prefieren tener reuniones frecuentes pero cortas, en lugar de reuniones más largas una vez al mes.
3. Termina tus reuniones de una manera efectiva
De acuerdo, ya hablamos sobre mantener tus reuniones cortas y frecuentes, pero ¿sabes cómo finalizarlas? Sí, hay una manera muy efectiva de finalizar tus reuniones y esto es con un plan de acción.
Incluso cuando mantenemos nuestras reuniones cortas, es muy común no tener un plan de acción sobre qué hacer después, y muchos empleados pueden sentirse un poco perdidos o con muchas preguntas. Si estás teniendo una reunión es porque estás discutiendo algo importante, por lo que no es suficiente hablar de ello y dejarlo allí.
Necesitas un plan con acciones e indicaciones: lo que vendrá después, quién va a trabajar con quién, fechas de entrega y más. De esta manera, tus empleados saldrán de la reunión sabiendo exactamente qué hacer, y también le estás enseñando cómo anticiparse a próximas tareas.
El seguimiento de tus reuniones es tan importante como el seguimiento con tus clientes.
4. Toma notas
Esta es una habilidad esencial para cada reunión. No estamos diciendo que debas tomar notas de cada palabra que se diga, pero definitivamente necesitas anotar los aspectos más importantes. Desafortunadamente, no todas las personas saben cómo tomar notas de las reuniones. Por lo que puedes implementar el envío de minutas después de que termine la reunión. La mejor manera de hacer esto es mantenerlo breve: con unos pocos párrafos o viñetas es más que suficiente, así te asegurarás de que la gente lo lea.
5. Revisa tu lista de asistentes
Esto es muy importante porque tener presentes a las personas correctas o incorrectas puede perjudicar la efectividad de tu reunión. A veces es mejor cancelar una reunión si una persona clave no puede asistir. Otro error común es tener personas que no necesitan estar allí. Asegúrate de que todos los asistentes tengan un propósito que cumplir.
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